Настройка оргструктуры и подразделений в 1С:ЗУП 3.1

Справочник Подразделения в 1С:ЗУП 3.1 открывается из раздела Настройка — ссылка Подразделения. Там вы строите оргструктуру, задаёте иерархию отделов, помечаете обособленные подразделения и связываете их с позициями штатного расписания. Чтобы добавить новый отдел, нажмите Создать и заполните наименование; при необходимости укажите вышестоящее подразделение.

Подразделение в ЗУП — это не просто строка в карточке сотрудника. От него зависят штатка, распределение начислений по отделам, группировки в отчётах и — для обособленных подразделений — раздельная сдача 6-НДФЛ и РСВ по собственному ОКТМО. Поэтому структуру выстраивают до массового приёма людей.

Все пути ниже — для интерфейса «Такси» актуальных релизов ЗУП 3.1. Если в базе ведётся несколько организаций, каждое подразделение привязывается к конкретной организации; при одной организации список общий.

Где лежит справочник и как завести новый отдел

Список подразделений находится в разделе Настройка → Подразделения. Открыть его можно и из карточки организации (Настройка → Организации), и через Главное меню → Все функции.

Порядок создания:

1. Нажмите Создать.
2. Заполните поле Наименование — короткое рабочее название («Бухгалтерия», «Отдел продаж»). Оно подставляется в кадровые документы и расчётные листки.
3. При необходимости задайте Полное наименование — оно попадает в печатные формы (штатное расписание Т-3, кадровые приказы).
4. Если ведётся несколько организаций, укажите, какой организации принадлежит отдел.
5. Запишите и закройте карточку.

Наименование — единственное обязательное поле для обычного внутреннего отдела. Остальные реквизиты нужны только обособленным подразделениям и иерархии — о них ниже.

Иерархия отделов и обособленные подразделения

Оргструктуру в ЗУП задают через реквизит Вышестоящее подразделение. Указав его, вы вкладываете отдел в департамент, а департамент — в дирекцию. По этой иерархии потом строятся группировки в кадровых и зарплатных отчётах.

Иерархию можно менять в любой момент: достаточно открыть карточку отдела и сменить вышестоящее подразделение. На уже проведённые документы это не влияет — меняется только дерево в отчётах и списках.

Отдельная история — обособленные подразделения (ОП). Если отдел территориально обособлен и имеет собственное место постановки на учёт в ФНС, в его карточке включают признак обособленного подразделения и заполняют:

• 🔹 КПП обособленного подразделения;
• 🔹 ОКТМО по месту его нахождения;
• 🔹 налоговый орган, где ОП стоит на учёте.

После этого ЗУП формирует по такому подразделению отдельные 6-НДФЛ и РСВ — по его ОКТМО и КПП, а не по головной организации.

Когда у организации несколько ОП в одном муниципальном образовании, по НДФЛ разрешено выбрать одно ответственное подразделение и платить налог централизованно. Для этого в ФНС подают уведомление о выборе налогового органа, а в ЗУП отражают, какое подразделение отвечает за уплату НДФЛ по группе ОП. По страховым взносам правила отдельные: самостоятельную отчётность сдают только те ОП, которым открыт счёт и которые сами начисляют выплаты работникам.

Если отдел находится в том же городе и по тому же адресу, что и головная организация, обособленным его помечать не нужно — это обычное внутреннее подразделение.

Подразделение и штатное расписание: ставки и ФОТ

Связь подразделения со ставками работает только при включённом штатном расписании. Проверьте флаг в Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания → Ведётся штатное расписание.

Позиция штатного расписания — это связка из трёх реквизитов:

К позиции привязывают плановые начисления (оклад, надбавки) — из них складывается ФОТ по позиции и по подразделению в целом.

Штатку меняют не вручную в карточке, а документами:

1. Утверждение штатного расписания — первичный ввод всех позиций на дату.
2. Изменение штатного расписания — ввод, закрытие и правка позиций при любой реорганизации.

Оба документа доступны в разделе Кадры → Штатное расписание.

Вилки окладов и индексация по позициям

Если в настройке штатного расписания включить использование вилок, в позиции задают не фиксированный оклад, а диапазон — минимум и максимум. Тогда оклад конкретного сотрудника проверяется на попадание в вилку. Это удобно, когда у одной должности есть разряды или категории с разным уровнем оплаты.

Плановое повышение окладов и индексацию проводят через Изменение штатного расписания: сначала правят начисления в позициях, затем отдельным документом повышают оклады сотрудников. Так план (ШР) и факт (кадровые данные) остаются согласованными, и отчёт Соблюдение штатного расписания не выдаёт расхождений.

Перевод работников между подразделениями

Сотрудника из одного отдела в другой переводят документом Кадровый перевод: раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод.

В документе:

1. Выберите сотрудника и дату перевода.
2. В блоке подразделения укажите новое подразделение.
3. При ведении штатного расписания выберите новую позицию (подразделение + должность).
4. Если вместе с отделом меняются оклад или график — отметьте соответствующие флаги и задайте новые значения.
5. Проведите документ.

Чтобы перевести сразу группу людей (например, при переподчинении отдела), используйте Кадровый перевод списком — он создаёт одну запись на несколько сотрудников.

При переводе плановые начисления можно оставить прежними либо задать новые прямо в документе. Если в новом отделе оклад выше, отметьте изменение оплаты труда и укажите сумму — иначе сотрудник продолжит получать прежний оклад уже в новом подразделении. Что начисления ушли в нужный отдел, проверяют по расчётному листку за первый месяц после перевода.

Перевод не удаляет историю: все начисления до даты перевода останутся за прежним подразделением, после — за новым. Это правильно и для отчётности, и для анализа ФОТ по отделам.

Переименование, объединение и закрытие подразделения

Три типовых сценария реорганизации решаются по-разному.

Переименование. Откройте карточку и измените наименование. Отдельная история названий в справочнике не ведётся: все документы — и старые, и новые — покажут текущее название. Если по закону нужно сохранить прежнее имя в ранее подписанных приказах, не переименовывайте, а заведите новое подразделение и переведите в него людей.

Объединение (слияние). Переведите сотрудников закрываемого отдела в тот, что остаётся (кадровым переводом или переводом списком), и закройте ненужные позиции штатного расписания документом Изменение штатного расписания.

Закрытие (ликвидация). Порядок:

1. Переведите или уволите всех сотрудников подразделения — по нему не должно остаться действующих сотрудников.
2. Закройте все позиции штатного расписания этого отдела документом изменения ШР.
3. Выведите подразделение из активной структуры.

Удалить подразделение, по которому были начисления, переводы или приём, нельзя — программа не даст из-за ссылок в документах. Такой отдел оставляют в справочнике для истории и отчётности, но больше не используют в новых документах. Полностью удалить через Удаление помеченных объектов получится только подразделение без единого движения — то, что завели по ошибке.

Кто какие подразделения видит: настройка доступа

По умолчанию кадровик и расчётчик видят все подразделения организации. Чтобы ограничить сотрудника конкретными отделами, включают ограничение доступа на уровне записей.

1. Зайдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флаг Ограничивать доступ на уровне записей.
3. В группе доступа пользователя задайте разрешённые значения — список подразделений, с которыми он работает.

После этого в списках документов и в отчётах пользователь увидит данные только по своим подразделениям.

Права удобнее раздавать не каждому вручную, а через профили групп доступа (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа). Профиль — это набор ролей (например, «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты»), а группа доступа связывает профиль с пользователями и с разрешёнными значениями — списком подразделений. Добавили в группу нового кадровика филиала — он сразу получил тот же доступ, что и остальные участники группы, без отдельной настройки.

Отчёты по оргструктуре и численности

Проверить, как выстроена структура и заполнены ставки, удобно готовыми отчётами из раздела Кадры → Кадровые отчёты:

• 📊 Штатная расстановка — кто фактически занимает позиции по подразделениям и сколько ставок свободно.
• 📊 Штатное расписание (Т-3) — унифицированная печатная форма по отделам и должностям.
• 📊 Соблюдение штатного расписания — расхождения между планом (позициями) и фактом (принятыми людьми).
• 📊 Движение кадров — приёмы, переводы и увольнения в разрезе подразделений за период.

Зарплатные своды (расчётные листки, свод по начислениям) тоже группируются по подразделениям — в настройках отчёта добавьте подразделение в поле группировки, и суммы ФОТ разложатся по отделам.

Для план-факта по бюджету смотрят плановый ФОТ в отчёте по штатному расписанию с выводом начислений: там суммируются плановые оклады и надбавки по каждому подразделению. Сопоставив его с фактическими начислениями из свода, вы видите, где фактический фонд отклонился от штатного. Текучесть и среднюю численность в разрезе отделов показывает отчёт Численность и текучесть кадров.