Ведение склада в 1С: от настройки до инвентаризации

Складской учёт в 1С строится на трёх вещах: справочник складов, карточки номенклатуры и документы движения (поступление, перемещение, списание). Остаток по каждому товару программа считает сама — вручную его не правят, только через документы.

Как это выглядит на практике, зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 склад — это вспомогательная аналитика к счёту 41, полноценного ордерного учёта там нет. В 1С:Управлении торговлей 11 склад — отдельный блок с приёмкой по ордерам, адресным хранением и резервами под заказы. Ниже — порядок действий для обеих, с указанием, где пути расходятся.

Склады и схема учёта: что настроить до первого прихода

Начинают со справочника складов. Даже если склад физически один, завести его нужно — без склада документы не проведутся.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Администрирование → Функциональность, вкладка Запасы.
2. Включите Складской учёт и выберите детализацию: вести по складам (места хранения) или без разбивки по складам.
3. Заведите склады в Справочники → Склады.

Если учёт по складам выключен, все товары лежат «в одном котле» без привязки к месту — для магазина с одной точкой это допустимо, для компании с несколькими помещениями уже нет.

В 1С:Управлении торговлей 11 настройки глубже. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Здесь включают:

• 📦 несколько складов — если точек хранения больше одной;
• 📋 ордерную схему — приёмка и отгрузка идут отдельными ордерами, а не одним документом;
• 🗺️ адресное хранение — учёт по ячейкам внутри склада.

Разберитесь со схемой до того, как заводить остатки. Переключить ордерный склад на обычный на ходу, с открытыми ордерами, — болезненно.

Номенклатура: как заводить карточки товаров

Карточка номенклатуры — основа всего. Путь одинаков по смыслу: Справочники → Номенклатура в Бухгалтерии, НСИ и администрирование → Номенклатура (или раздел Склад/Маркетинг) в Управлении торговлей.

В карточке важны три поля:

• Вид номенклатуры / тип — Товар, если это запас для перепродажи или материал. От типа зависит счёт учёта (41 для товаров, 10 для материалов, 43 для продукции).
• Единица измерения — штука, килограмм, литр. В Управлении торговлей различают единицу хранения и единицу для отчётов; в Бухгалтерии единица одна.
• Ставка НДС — подставляется в документы автоматически.

Не заводите один и тот же товар дважды под разными названиями. Дубли ломают учёт остатков: половина лежит на одной карточке, половина на другой, а по факту это один артикул. Перед созданием новой позиции проверьте поиском по списку — возможно, она уже есть.

Для удобства номенклатуру группируют по папкам (Создать группу) и задают артикул. В Управлении торговлей дополнительно полезны характеристики (цвет, размер) и штрихкоды — по ним работает сканер на приёмке.

Счёт учёта обычно не прописывают в каждой карточке вручную. В Бухгалтерии за это отвечает регистр Счета учёта номенклатуры (Справочники → Номенклатура, ссылка настройки счетов). Там задают правило: для всей группы «Товары» — счёт 41.01, для материалов — 10. Документы подставляют счёт по этому правилу автоматически, и ошибок с попаданием товара не на тот счёт становится меньше. Проверьте настройку до ввода первых поступлений — переделывать проводки задним числом дольше.

Оприходование: как провести поступление товара на склад

Остатки на складе появляются документом поступления. Создавать «начальный остаток» руками по общему правилу нельзя — только при первичном вводе остатков в новую базу.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление, выберите вид Товары (накладная, УПД).
3. Укажите контрагента, договор, склад.
4. Построчно внесите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
5. Проведите документ.

После проведения формируются проводки: товар встаёт на дебет счёта 41, входной НДС — на счёт 19.

В 1С:Управлении торговлей 11 при обычной схеме поступление оформляют документом Приобретение товаров и услуг в разделе Закупки. При ордерной схеме порядок иной:

• кладовщик принимает товар Приходным ордером на товары (раздел Склад и доставка) — фиксирует только факт прихода и количество;
• бухгалтер позже вводит Приобретение товаров и услуг с ценами и привязывает к нему ордер.

Так количество на складе появляется в момент приёмки, а финансовый документ догоняет позже. Это и есть смысл ордерной схемы — разделить физическое движение и бухгалтерскую обработку.

Отдельная тема — дополнительные расходы на приёмку: доставка, погрузка, таможенные платежи. По ФСБУ 5/2019 их включают в фактическую себестоимость запасов. В Бухгалтерии для этого есть документ Поступление доп. расходов — он распределяет сумму доставки по товарам накладной пропорционально стоимости или количеству. Не списывайте доставку сразу на расходы, если по учётной политике она входит в стоимость товара.

Перемещение между складами и резервирование под заказ

Товар переносят с одного склада на другой документом перемещения, а не двумя операциями «списал — оприходовал».

Перемещение в Бухгалтерии: Склад → Перемещение товаров. Указывают склад-отправитель, склад-получатель, номенклатуру и количество. Проводки внутренние: товар уходит с одного места и встаёт на другое, себестоимость при этом не меняется, а значит, и на финансовый результат перемещение не влияет — меняется только аналитика склада.

В Управлении торговлей перемещение оформляют через Заказ на перемещение и Перемещение товаров; при ордерном складе добавляются расходный ордер на складе-отправителе и приходный на складе-получателе.

Резервирование — это бронь товара под конкретного покупателя, чтобы его не продали другому. Полноценный резерв есть в Управлении торговлей, а в Бухгалтерии 3.0 механизма резервов нет — она не торговая система, в ней товар просто лежит на складе до отгрузки.

В Управлении торговлей резерв создают из документа Заказ клиента: в строках указывают действие по обеспечению — отгрузить со склада, зарезервировать по мере поступления или под заказ поставщику. Зарезервированное количество программа вычитает из доступного к продаже, но не из физического остатка — товар ещё на складе, но уже «занят».

Инвентаризация и корректировка остатков

Инвентаризация сверяет учётный остаток с фактическим. Порядок её проведения регулирует Приказ Минфина № 49, а правила оценки запасов — ФСБУ 5/2019 «Запасы».

В 1С:Бухгалтерии 3.0 цепочка такая:

1. Склад → Инвентаризация товаров — создайте документ, заполните по остаткам на складе кнопкой заполнения. Программа подтянет учётное количество.
2. Впишите фактическое количество по результатам пересчёта в графу факта.
3. Программа покажет отклонения — излишки и недостачи.
4. На основании инвентаризации создайте Оприходование товаров (на излишки) и Списание товаров (на недостачи).

Сама инвентаризация проводок не делает — это ведомость. Движения по счёту 41 формируют уже оприходование и списание, созданные на её основании.

В Управлении торговлей 11 аналогично: документ Пересчёт товаров фиксирует факт, а Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров корректируют остаток. При адресном хранении пересчёт делают по ячейкам.

Недостачу сверх норм естественной убыли списывают на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальше — на виновных или в расходы. Это уже бухгалтерское решение, оформляется отдельно от складской корректировки.

Себестоимость: как 1С списывает товар со склада

Один и тот же товар приходит по разным ценам: в понедельник — по 100 ₽, в среду — по 110 ₽. Когда вы продаёте единицу, программе нужно решить, по какой цене её списать. Это и есть оценка себестоимости выбытия, и настраивается она в учётной политике, а не в карточке товара.

ФСБУ 5/2019 «Запасы» разрешает два способа для оценки при выбытии:

• По средней себестоимости — все приходы усредняются, товар списывается по средней цене. Самый частый вариант, стоит по умолчанию.
• ФИФО — первым списывается то, что поступило раньше. Нужен, когда партии принципиально различаются по цене или сроку годности.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 способ задают в Главное → Учётная политика в поле оценки МПЗ (запасов). Менять способ оценки в середине года нельзя — это элемент учётной политики, его устанавливают с начала года. Если выбрали ФИФО, дополнительно включите учёт по партиям, иначе списывать по партиям будет не из чего.

Себестоимость в 1С рассчитывается при проведении документов, а по закрытию месяца уточняется регламентной операцией Закрытие месяца → Корректировка стоимости номенклатуры. Поэтому в течение месяца цифра себестоимости может быть предварительной, а окончательной становится после закрытия периода.

Отчёты: как проверить остатки и обороты по складу

Проверять остатки «на глаз» по списку документов бессмысленно — для этого есть отчёты.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — остаток и обороты по каждому товару, с разбивкой по складам, если включена аналитика.
• Остатки товаров и Ведомость по товарам (раздел Склад → Отчёты) — что и сколько лежит на складе на выбранную дату.

В Управлении торговлей 11 отчётов по складу больше — Остатки и доступность товаров, Ведомость по товарам на складах, Движения товаров. Они показывают не только физический остаток, но и зарезервированное, и ожидаемое поступление.

Что стоит сверять регулярно:

• 📉 отрицательные остатки — признак, что продажа проведена раньше прихода;
• 📦 «зависшие» позиции без движения — залежалый товар;
• 🔄 расхождение между складами при одинаковой номенклатуре.

Отрицательный остаток в отчёте — не ошибка программы, а сигнал: где-то списание ушло вперёд поступления. Найдите приход и проведите его нужной датой.

Чтобы отрицательные остатки не появлялись незаметно, в Бухгалтерии в Администрирование → Проведение документов есть контроль остатков при проведении. Он запрещает списать больше, чем числится на складе. Для торговой точки с постоянным оборотом его обычно включают; для базы, где документы вводят задним числом вперемешку, он мешает и его оставляют выключенным, компенсируя регулярной проверкой отчётов.

Частые вопросы о складском учёте в 1С