Расчёт зарплаты в 1С от настройки до выплаты

Зарплату в 1С ведут в одной из двух программ: во встроенном блоке «1С:Бухгалтерия» 3.0 — если сотрудников немного и начисления простые, либо в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) 3.1 — когда штат большой, есть сменные графики, сдельная оплата, районные коэффициенты и сложные удержания. Выбор делают один раз, потому что он задаёт весь дальнейший порядок работы.

Полный цикл в обеих конфигурациях одинаков по смыслу: сначала настраивают параметры учёта и справочники, затем оформляют кадры, фиксируют отработанное время, начисляют оплату, удерживают НДФЛ, считают страховые взносы, формируют проводки, выплачивают деньги и закрывают месяц. Ниже — как пройти каждый этап на интерфейсе «Такси» платформы 8.3.

В какой программе вести расчёт — «Бухгалтерия» или ЗУП

«1С:Бухгалтерия» умеет начислять оклад, премию, больничный, отпускные, удерживать НДФЛ и считать взносы. Этого хватает небольшой компании с повременной оплатой. Фирма 1С рекомендует переходить на ЗУП, когда в штате больше 60 человек или появляются начисления, которых в бухгалтерской программе нет.

Настройка учёта зарплаты и заполнение справочников

В «1С:Бухгалтерии» откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Первым делом в блоке «Общие настройки» укажите, где ведётся учёт — в этой программе или во внешней. Если выбрать внешнюю, документы начисления в «Бухгалтерии» станут недоступны, и это частая причина паники новичка: «пропала зарплата».

Дальше по порядку заполняют:

• 🏢 Организации — реквизиты, система налогообложения, регистрация в налоговом органе.
• 🏭 Подразделения — хотя бы одно, иначе сотрудника некуда принять.
• 📋 Начисления и удержания — оклад по дням, по часам, премия, районный коэффициент. Для каждого вида задают способ расчёта, счёт учёта и коды для отчётности.
• 💰 Способы учёта зарплаты — связка «вид начисления → счёт затрат» (например, оклад администрации на счёт 26).

В ЗУП те же настройки лежат в разделе Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт. Там же включают нужные возможности: больничные и отпуска, исполнительные листы, несколько тарифных ставок, работу по графикам.

Отдельно проверьте производственный календарь на текущий год: он задаёт норму рабочего времени и переносы праздников. Если календарь не заполнен или устарел, оклад посчитается от неверной нормы дней. Обновляется он вместе с релизом конфигурации, но при переносах выходных правительством стоит свериться вручную.

Графики работы (пятидневка, сменный, суммированный учёт) создают в справочнике графиков и привязывают к сотруднику в документе приёма. Один график можно назначить сразу группе работников.

Кадровый учёт: приём, перевод и увольнение

Без оформленного сотрудника начислить нечего. Кадровые документы создают в «Бухгалтерии» через Зарплата и кадры → Кадровые документы (или отдельные команды «Приёмы», «Увольнения»), в ЗУП — в разделе Кадры.

1. Приём на работу. В документе указывают дату, подразделение, должность, вид оплаты и размер оклада или тарифной ставки. Здесь же задают график работы и, при необходимости, районный коэффициент.
2. Кадровый перевод. Меняет подразделение, должность или размер оплаты с определённой даты. Прежний приём не переоформляют — создают документ перевода.
3. Увольнение. Фиксирует дату и основание. В ЗУП документ увольнения сразу считает компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за отработанные дни месяца.

Обязательно заполните карточку сотрудника целиком: СНИЛС, ИНН, паспорт, дата рождения, статус (резидент / нерезидент), заявление на стандартные вычеты. Пустые поля всплывут при сдаче отчётности и выгрузке в СФР.

В ЗУП можно включить штатное расписание — тогда при приёме программа подставит оклад и надбавки из утверждённой позиции, а не из ручного ввода. Это убирает расхождения между приказом и фактическим начислением. В «1С:Бухгалтерии» штатного расписания нет, оклад вводят прямо в документе приёма.

Один человек может работать на нескольких ставках. Внутреннее совместительство оформляют отдельным приёмом с видом занятости «Совместитель» — тогда начисления и НДФЛ по основному месту и по совместительству считаются корректно.

Учёт рабочего времени и табель

Начисление оклада опирается на норму времени из графика работы. Если сотрудник отработал месяц полностью, отдельный табель заполнять не нужно — программа возьмёт норму из производственного календаря.

Отклонения вводят документами:

• 🤒 Больничный лист — оплачивает первые три дня за счёт работодателя, остальное за счёт СФР.
• 🏖 Отпуск — считает отпускные по среднему заработку за 12 месяцев.
• ✈️ Командировка, Отсутствие (невыход), Прогул — закрывают дни по своим правилам.

В ЗУП есть отдельный документ Табель — он нужен, когда учёт времени ведётся по факту (сменный график, суммированный учёт), а не по норме. Для обычной пятидневки с окладом табель вручную заполнять не требуется: система сама развернёт график по дням.

Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Основной документ — Начисление зарплаты (в ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов»). Его создают после того, как введены все отклонения за месяц.

Порядок работы с документом:

1. Укажите месяц и организацию, нажмите Заполнить — программа подтянет всех сотрудников с их плановыми начислениями.
2. На вкладке начислений проверьте суммы оклада, премий, доплат за переработку и районного коэффициента.
3. На вкладке НДФЛ программа сама рассчитает налог по прогрессивной шкале — базовая ставка 13% с повышением при превышении годовых порогов дохода — и учтёт стандартные вычеты.
4. На вкладке удержаний отразятся алименты, займы, профсоюзные взносы.
5. На вкладке взносов появятся страховые взносы по единому тарифу и взносы на травматизм.

Кроме оклада, через настройку видов начислений сюда попадают и другие виды оплаты:

• 🌙 доплаты за ночные, вечерние и сверхурочные часы — считаются от тарифной ставки;
• 🔨 сдельная оплата — по расценкам и выработке из нарядов;
• 🗺 районный коэффициент и северная надбавка — процентом к начисленному;
• 🎯 премии — фиксированной суммой или процентом, разово или ежемесячно.

Небольшой пример с районным коэффициентом. Оклад 50 000 ₽, РК 15% — начислено 57 500 ₽. НДФЛ по базовой ставке 13% — 7 475 ₽. На руки сотрудник получит 50 025 ₽. Программа считает это автоматически, но проверять контрольные суммы в первые месяцы полезно.

Страховые взносы считаются единым тарифом 30% в пределах годовой предельной базы и 15,1% сверх неё. Для субъектов МСП действует пониженный тариф: на часть выплат свыше полутора МРОТ в месяц — 15%. Взносы на травматизм в СФР — от 0,2% до 8,5% по классу профессионального риска.

Прикиньте нагрузку на фонд оплаты труда до того, как согласуете оклад:

Отражение зарплаты в бухгалтерском и налоговом учёте

Начисленная зарплата должна попасть в проводки. В «1С:Бухгалтерии» это происходит автоматически при проведении документа начисления. Если расчёт ведётся в ЗУП, проводки переносит документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который приходит в «Бухгалтерию» через синхронизацию данных (Администрирование → Синхронизация данных).

Типовой набор проводок за месяц:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется из «способа учёта зарплаты», который вы задали в настройках. Если у сотрудника начисление уходит не на тот счёт — правьте не проводку вручную, а способ учёта в настройках: тогда пересчёт охватит всех.

В налоговом учёте зарплата и взносы — расходы на оплату труда. При УСН «доходы минус расходы» они уменьшают налоговую базу в момент выплаты, а не начисления, — это программа отслеживает автоматически по дате ведомости. На общей системе налогообложения расходы признаются в месяце начисления.

Если организация ведёт учёт по подразделениям или проектам, в способах учёта зарплаты задают не только счёт, но и аналитику — статью затрат, подразделение, номенклатурную группу. Тогда начисления сразу лягут на нужный объект, и отчёт по себестоимости не придётся править вручную.

Выплата зарплаты и закрытие расчётного периода

Выплату оформляют ведомостью: Зарплата и кадры → Ведомости в банк (на карты) или Ведомость в кассу (наличными). По ведомости формируется проводка Дт 70 Кт 51 (или 50) и заполняется реестр для банка.

По закону зарплату платят не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ): аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт — за вторую. В 1С аванс можно считать фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени — способ задают в настройках начислений. Конкретные даты выплаты закрепляют в трудовом договоре или локальном акте; программа лишь формирует документы, соблюдать сроки — задача организации.

Если сотрудник не получил деньги вовремя (нет на месте, не указаны реквизиты карты), сумму депонируют: в ведомости меняют статус строки на «Задержана», и деньги остаются числиться за работником до фактической выплаты.

НДФЛ удерживается в момент выплаты и перечисляется в составе единого налогового платежа (ЕНП) на единый налоговый счёт. По НДФЛ перед уплатой подают уведомление об исчисленных суммах — его формирует сама программа.

Завершает месяц обработка Операции → Закрытие месяца. Она проверяет последовательность документов и формирует регламентные движения.

После закрытия сверьте суммы в отчётах: расчётные листки, свод начислений и удержаний, анализ счёта 70. По итогам периодов сдают 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1 — все они заполняются в программе по данным проведённых документов.

Частые вопросы