Грузополучатель в накладной и УПД: карточка, документ, печать

Чтобы внести грузополучателя в 1С, заведите его как обычного контрагента в Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, а потом выберите в документе реализации вместо значения «Он же». Отдельного справочника «Грузополучатели» в 1С нет: грузополучатель — это тот же элемент справочника контрагентов, только указанный в другом поле документа.

Пока в реализации стоит «Он же», программа печатает в УПД, счёте-фактуре и ТОРГ-12 покупателя дважды: и как плательщика, и как получателя груза. Если товар едет на склад другой фирмы или в филиал покупателя, это поле нужно заполнить явно. Порядок действий одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11; разница только в том, где на форме реализации лежит поле и как устроен справочник контрагентов.

Покупатель и грузополучатель: кто есть кто в документах 1С

Покупатель — сторона договора. С ним ведутся взаиморасчёты на счёте 62, на него выставлен договор, по нему считается дебиторка. Грузополучатель — тот, кто физически принимает товар. Он не участвует в расчётах и не влияет на проводки.

Отсюда практические следствия:

• 🧾 Договор выбирается только с покупателем. С грузополучателем договор в документе не нужен.
• 💰 Проводки реализации от смены грузополучателя не меняются: Дт 62 Кт 90.01 формируется по покупателю.
• 🖨️ Печатные формы меняются: в УПД и счёте-фактуре появляется строка «Грузополучатель и его адрес» с данными другой организации, в ТОРГ-12 — строка «Грузополучатель» с адресом и реквизитами.
• 📦 Грузоотправитель работает по той же схеме, но со стороны продавца: «Он же» — ваша организация, иначе — выбранный контрагент (например, склад-хранитель).

Типичные случаи, когда грузополучатель отличается от покупателя:

Если товар забирает сам покупатель по своему адресу — оставляйте «Он же». Лишний грузополучатель только путает контрагента при приёмке.

Создание грузополучателя в справочнике контрагентов

Карточка грузополучателя ничем не отличается от карточки покупателя или поставщика. В 1С:Бухгалтерии 3.0 нет флажков «покупатель / поставщик / грузополучатель»: роль определяется тем, в какое поле документа выбран контрагент.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите вид контрагента: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо.
4. Введите ИНН и нажмите кнопку заполнения по ИНН рядом с полем. При подключённой интернет-поддержке программа сама подтянет наименование, КПП, ОГРН, ОКПО и юридический адрес из ЕГРЮЛ.
5. Проверьте Наименование (как будет видно в списках) и Полное наименование (именно оно уйдёт в печатные формы).
6. Укажите группу, если ведёте справочник по папкам. Удобно сделать отдельную папку «Грузополучатели», чтобы они не смешивались с плательщиками.
7. Нажмите Записать и закрыть.

В 1С:Управлении торговлей 11 структура двухуровневая: сначала создаётся партнёр (НСИ и администрирование → НСИ → Партнёры), к нему — один или несколько контрагентов (юрлиц). Грузополучателя можно завести как отдельного партнёра или как ещё одного контрагента существующего партнёра — например, филиал клиента удобно держать внутри того же партнёра.

Реквизиты и адреса: что должно попасть в печатную форму

В печатную форму попадает не всё, что есть в карточке. Проверьте именно те поля, которые 1С выводит в строку грузополучателя.

Адреса хранятся на вкладке или в блоке Адреса и телефоны карточки: юридический, фактический, почтовый. Юридический адрес программа заполняет по ЕГРЮЛ сама. Фактический адрес склада обычно приходится вписывать вручную.

Перед первой отгрузкой откройте предварительный просмотр УПД и проверьте, какой именно адрес подставился в строку грузополучателя. Если там юридический адрес головной компании, а товар едет на склад в другой город, — у контрагента при приёмке будут вопросы, а водитель может приехать не туда.

Филиалы и обособленные подразделения покупателя

Самый частый сценарий: договор подписан с головной компанией, а товар принимает филиал. У филиала тот же ИНН, но собственный КПП, и в документах грузополучателем должен стоять именно он.

Как это оформить в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Создайте нового контрагента и введите тот же ИНН, что у головной организации.
2. Программа подскажет, что контрагент с таким ИНН уже есть. Если КПП отличается, это нормальная ситуация — продолжайте.
3. Укажите КПП филиала. Его проще всего запросить у самого покупателя — в реквизитах филиала или в карточке предприятия, которую он прислал при заключении договора.
4. В карточке заполните поле Головной контрагент — выберите головную организацию. Это связывает записи и помогает при сверке.
5. Наименование задайте так, чтобы филиал легко отличался в списке: «ТД Север (филиал Казань)».
6. Впишите фактический адрес филиала.

Покупателем и стороной договора остаётся головная организация. Договор с филиалом заводить не нужно, если он сам не подписывает договоры.

Выбор грузополучателя в документе реализации

Карточка готова — теперь грузополучателя нужно выбрать в самом документе.

1С:Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте или откройте документ.
2. Заполните Контрагента (покупателя) и Договор как обычно.
3. В нижней части формы, под табличной частью, найдите строку про грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию в ней написано «Он же».
4. Нажмите на эту строку. Откроется окно с двумя полями: грузоотправитель и грузополучатель.
5. В поле грузополучателя переключитесь с «Он же» на выбор контрагента и укажите нужного из справочника.
6. Нажмите ОК, затем Провести.
7. Через кнопку Печать откройте УПД или ТОРГ-12 и проверьте строку грузополучателя.

Счёт-фактура выданный берёт грузополучателя из реализации при создании. Если вы сменили грузополучателя уже после регистрации счёта-фактуры, откройте его и проверьте одноимённые поля — при расхождении перезаполните документ по основанию.

1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 грузоотправитель и грузополучатель находятся на вкладке Доставка или Дополнительно — в зависимости от релиза, состав полей одинаковый. Чтобы не листать вкладки, откройте реализацию и найдите на форме поле с подписью «Грузополучатель». Логика та же: пустое поле или «Он же» означает покупателя.

В УТ удобно заполнить грузополучателя ещё в заказе клиента: при создании реализации на основании заказа значение перенесётся автоматически, и кладовщику не придётся его вспоминать.

Автозаполнение по ИНН и адресный классификатор

Ручной ввод реквизитов — главный источник опечаток в КПП и наименовании. 1С умеет брать данные из внешних источников.

• 🔎 Заполнение по ИНН (сервис «1С:Контрагент») — подставляет наименования, КПП, ОГРН, ОКПО, руководителя и юридический адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Нужна подключённая интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
• ✅ Проверка контрагентов по базе ФНС — подсвечивает пару ИНН/КПП, которой нет в реестре. Для филиала такая подсветка может появиться, если КПП введён с ошибкой. Включается там же, в разделе интернет-поддержки.
• 🏠 Адресный классификатор — при вводе адреса через форму программа предлагает регион, город, улицу из справочника ФИАС. Адрес, введённый по классификатору, получает правильную структуру и почтовый индекс. Классификатор либо загружается в базу, либо используется через веб-сервис — зависит от настроек интернет-поддержки.
• 🏦 Банковский классификатор — при вводе БИК банк и корреспондентский счёт заполняются сами.

Если интернет-поддержка не подключена, кнопка заполнения по ИНН сообщит об ошибке, а адрес придётся вводить свободной строкой. Свободный адрес допустим, но в электронном УПД он уйдёт без разбивки на регион, город и улицу.

Частые ошибки при оформлении грузополучателя

Ещё две ошибки, которые не видны в программе, но всплывают у контрагента:

• 📄 Нет основания для другого получателя. Если груз едет третьей фирме, у вас должно быть письмо или условие договора, где покупатель это поручает. 1С такой документ не хранит — приложите скан к реализации через Присоединённые файлы или храните в папке сделки.
• 🔁 Дубли контрагентов. Один и тот же склад заведён трижды с разным написанием. Перед созданием нового грузополучателя ищите по ИНН в списке контрагентов, а не по названию.

Частые вопросы