Накладная от поставщика и накладная покупателю: какой документ 1С заполнять и что проверить перед проведением

Чтобы внести накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерию 3.0, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД), заполните контрагента, договор, склад и строки товаров, затем нажмите Провести и закрыть. Накладная на отгрузку покупателю вносится зеркально: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).

Новичок обычно спотыкается не о сами кнопки, а о мелочи: не тот вид операции, товар без ставки НДС, незарегистрированный счёт-фактура. Разберём каждое поле, печать ТОРГ-12 и УПД и способы не вбивать накладные руками, если их десятки в день.

Какой документ 1С соответствует вашей накладной

Слово «накладная» в 1С не встречается как отдельный документ. Бумага одна, а документ программы выбирают по тому, куда движется товар.

В Бухгалтерии 3.0 и поступление, и реализация открываются кнопкой с выпадающим списком. От выбранного пункта зависят колонки табличной части и проводки. Если товар и услуги пришли одной накладной, выберите вид Товары, услуги, комиссия — тогда в документе появятся обе вкладки.

Как внести приходную накладную от поставщика в 1С: пошагово

Порядок для Бухгалтерии 3.0. В УТ 11 логика та же, отличаются названия разделов: Закупки → Документы закупки (все) → Создать → Приобретение товаров и услуг.

Шапка документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. В поле Накладная № и от перепишите номер и дату с бумажного документа поставщика. Дата слева в шапке — это дата оприходования у вас, она может быть позже даты накладной.
4. Контрагент — выберите из справочника. Если поставщика нет, нажмите Создать в окне выбора и введите ИНН: при подключённой интернет-поддержке реквизиты заполнятся сами.
5. Договор — подставится, если у контрагента один договор с видом «С поставщиком». Если договора нет, программа предложит создать его.
6. Склад — куда оприходован товар.

Табличная часть

1. Нажмите Добавить и выберите товар из справочника «Номенклатура».
2. Укажите количество и цену. Сумма посчитается сама.
3. Проверьте колонку % НДС: она берётся из карточки номенклатуры, но в накладной поставщика ставка может быть другой. Правьте по бумаге.
4. Сверьте итог документа с итогом накладной до копейки. Расхождение в 1–2 копейки обычно дают округления НДС — исправьте сумму НДС в строке вручную.

Счёт-фактура и проведение

Внизу формы есть поле для входящего счёта-фактуры. Введите его номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, установите в этом поле признак УПД — отдельный счёт-фактура не нужен.

После этого нажмите Провести и закрыть. Проверить проводки можно кнопкой Дт/кт в форме документа.

Номенклатура, счета учёта и цены в накладной

Новый товар прямо из накладной

Если позиции нет в справочнике, создайте её из табличной части: в окне выбора номенклатуры нажмите Создать. Обязательно заполните:

• 🏷️ Наименование — так, как вы будете искать товар потом, а не как написал поставщик;
• 📂 Вид номенклатуры — «Товары», «Материалы», «Продукция». От вида зависит, на какой счёт программа поставит позицию;
• 📏 Единица измерения — шт, кг, упак;
• 💰 Ставка НДС — подставляется во все новые документы.

Счёт учёта: 41.01 или 10.01

В Бухгалтерии 3.0 счёт для строки накладной берётся из регистра Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Товары для перепродажи идут на 41.01, материалы для собственных нужд и производства (их отпускают документом «Требование-накладная») — на 10.01, спецодежда — на 10.10 или 10.11.

Если колонки «Счет учета» в табличной части не видно, она скрыта настройкой формы. Откройте меню Ещё → Изменить форму и включите колонку. Тогда ошибочный счёт видно сразу, до проведения.

Цены и НДС

В шапке поступления есть ссылка с текущей настройкой НДС («НДС сверху» или «НДС в сумме»). Выставьте её так, как цены указаны в накладной поставщика. Если в бумаге цена уже с НДС, а в документе стоит «НДС сверху», сумма к оплате завысится на 20%.

Чтобы при реализации цена продажи подставлялась сама, заведите тип цен (Справочники → Типы цен номенклатуры) и установите цены документом «Установка цен номенклатуры». Тип цен потом указывают в договоре с покупателем или в шапке реализации.

Расходная накладная: как оформить отгрузку покупателю

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД).
3. Заполните покупателя, договор и склад, с которого отгружаете.
4. Добавьте товары. Если задан тип цен, цена подставится; иначе введите вручную.
5. Нажмите Провести, затем внизу формы Выписать счет-фактуру — если вы плательщик НДС и печатаете ТОРГ-12 + счёт-фактуру. При выставлении УПД отдельный счёт-фактура не создаётся.

Быстрее вводить реализацию на основании счёта покупателю: откройте выставленный счёт, нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Покупатель, договор, товары и цены перенесутся из счёта, останется проверить склад и количество.

Что делать, если товара не хватает на складе

При нехватке остатка документ не проведётся, а программа покажет, какой позиции и сколько не хватает. Почти всегда это значит, что поступление ещё не внесено или проведено более поздней датой, чем реализация.

Правильный выход — внести или передатировать поступление. В разделе Администрирование → Проведение документов есть настройка, разрешающая списание запасов при отсутствии остатков. Включайте её только осознанно: себестоимость таких отгрузок будет неточной до конца месяца.

Печать накладных: ТОРГ-12, УПД, ТТН

Все печатные формы вызываются кнопкой Печать в документе или в списке. Из реализации в Бухгалтерии 3.0 доступны:

Чтобы не выбирать форму каждый раз, настройте комплект: Печать → Комплект документов, отметьте нужные формы и число экземпляров.

Подписи, логотип и факсимиле

Фамилии руководителя и главного бухгалтера в накладную берутся из карточки организации: Главное → Организации → Подписи. Если на печати пусто, проверьте, что ответственные лица указаны с датой не позже даты документа.

Логотип и факсимиле подписи загружаются в той же карточке, на вкладке Логотип и печать. Они выводятся в счёте и УПД при печати с флажком «Подпись и печать». На ТОРГ-12 факсимиле обычно не ставят.

Частые ошибки при вводе накладных

Ещё одна ошибка, которую видно только в отчётах: товар оприходован на 10.01 как материал, а продан как товар. Себестоимость тогда не списывается с 41.01, а на 10.01 висит остаток. Проверяйте это отчётом Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41 и 10 раз в месяц.

Как ускорить ввод накладных

Ручной ввод оправдан при 5–10 накладных в день. Дальше лучше подключить один из способов ниже.

Загрузка строк из Excel

В табличной части поступления и реализации есть команда Загрузить. Она открывает окно, куда вставляют таблицу из Excel: колонки сопоставляются с полями «Номенклатура», «Количество», «Цена». Строки, для которых товар не найден в справочнике, программа покажет отдельно — их можно сопоставить вручную или создать новые позиции.

Сопоставление идёт по наименованию, артикулу или штрихкоду. Если у поставщика другие названия, заведите артикулы — так загрузка будет безошибочной.

Входящие УПД через ЭДО

При подключённом электронном документообороте накладная поставщика приходит в список входящих электронных документов (раздел ЭДО, ссылка на него есть и в разделе Покупки). При первом получении товары поставщика сопоставляются с вашей номенклатурой. Дальше программа помнит соответствие, и поступление создаётся одним нажатием без перебивки строк.

Частые вопросы