Филиал покупателя или поставщика в справочнике «Контрагенты»: ИНН головной, свой КПП

Обособленное подразделение контрагента в 1С заводят отдельным элементом справочника «Контрагенты»: ИНН тот же, что у головной организации, а КПП — подразделения. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, создайте карточку, установите флажок «Обособленное подразделение» и выберите головного контрагента. Дальше на эту карточку оформляют договоры, отгрузки и счета-фактуры, которые идут именно филиалу.

Типичная ситуация: крупная сеть платит из казанского филиала, а в базе есть только московская «голова». Выписка грузится, деньги падают не туда, в книге продаж стоит чужой КПП. Всё это лечится одной правильно заполненной карточкой подразделения.

Подразделение и головная организация: что меняется в учёте

С точки зрения закона филиал или представительство — не отдельное юрлицо (ст. 55 ГК РФ). Договор заключает организация целиком. Но налоговая ставит подразделение на учёт отдельно и присваивает ему свой КПП (ст. 83 НК РФ).

Для 1С из этого следуют три вещи:

• 🔢 ИНН одинаковый, КПП разный. Пара ИНН + КПП и отличает одну карточку от другой.
• 📄 Счёт-фактура привязан к КПП. Если товар отгружен в адрес подразделения, в строке покупателя указывают КПП этого подразделения. Ошибка в КПП — расхождение в декларации по НДС.
• 💰 Расчёты ведутся по карточке. Остаток на 60 или 62 счёте у «головы» и у филиала будет свой. Это удобно, когда филиал сам платит, и неудобно, если оплаты приходят то от одного, то от другого.

Когда отдельная карточка не нужна

Если филиал только принимает груз, а платит и получает документы головная организация, заводить подразделение необязательно. Хватит указать адрес доставки или грузополучателя в документе реализации.

Отдельная карточка нужна, когда у филиала свой КПП в счетах-фактурах, свой расчётный счёт или свой ящик ЭДО.

Что собрать, прежде чем заводить обособленное подразделение

Минимальный набор данных берите у самого контрагента — из письма с реквизитами, карточки предприятия или договора:

1. КПП подразделения — 9 цифр. Первые четыре — код налоговой, следующие две — причина постановки на учёт. У головной организации обычно стоит 01, у филиала часто 43.
2. Адрес подразделения — фактический адрес, куда везут товар.
3. Расчётный счёт и БИК, если филиал платит сам.
4. Наименование — как контрагент хочет видеть его в документах.
5. Идентификатор ЭДО , если подразделение работает в электронном документообороте отдельно.

Для филиалов и представительств данные можно сверить по выписке из ЕГРЮЛ: там есть раздел о филиалах и представительствах. Прочие обособленные подразделения в ЕГРЮЛ не попадают — их КПП знает только сам контрагент и налоговая.

Как назвать карточку, чтобы не путаться

В поле «Наименование» добавьте город или назначение: Альфа ООО (филиал Казань). В «Полном наименовании» оставьте официальное название юрлица — оно попадает в печатные формы и счета-фактуры. Наименование покупателя в счёте-фактуре — это название организации по учредительным документам, а не «филиал Казань».

Как в 1С завести обособленное подразделение контрагента в Бухгалтерии 3.0

Порядок для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Шаг 1. Создайте новую карточку

Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и нажмите «Создать». Если головная организация лежит в группе (например, «Покупатели»), встаньте на эту группу заранее — карточка создастся внутри.

Шаг 2. Укажите вид и признак подразделения

Вид контрагента — «Юридическое лицо». Установите флажок «Обособленное подразделение». После этого появится поле головного контрагента: выберите в нём карточку «головы».

ИНН у подразделения тот же, что у головной организации. Проверьте, что он совпал цифра в цифру.

Шаг 3. Впишите КПП и наименование

Введите КПП подразделения. Наименование и полное наименование заполните по правилу из раздела выше.

Кнопкой заполнения по ИНН в карточке подразделения пользуйтесь осторожно. Сервис подтягивает данные из ЕГРЮЛ, а там по ИНН находится головная организация: программа может подставить её КПП и юридический адрес. После заполнения проверьте КПП и адрес вручную.

Шаг 4. Добавьте адрес

В блоке адресов укажите фактический адрес подразделения и, если нужно, адрес доставки. Юридический адрес головной организации остаётся в её карточке.

Шаг 5. Заведите банковский счёт

Если филиал платит со своего счёта, откройте в карточке раздел банковских счетов и создайте счёт: БИК и номер. Без этого при загрузке выписки 1С не узнает, от кого пришли деньги.

Шаг 6. Оформите договор

Договор с контрагентом в 1С — это элемент справочника, привязанный к конкретной карточке. Для подразделения создайте свой договор (вид «С покупателем» или «С поставщиком»). Номер и дату укажите те же, что в бумажном договоре с головной организацией, а в названии добавьте пометку филиала.

Шаг 7. Запишите и проверьте дубли

Нажмите «Записать и закрыть». Если в базе уже есть карточка с такой же парой ИНН и КПП, программа об этом предупредит. Предупреждение о том же ИНН при другом КПП — нормальная ситуация для подразделения.

Что меняется в документах после создания карточки

Сама карточка ничего не перепроводит: старые документы остаются на тех контрагентах, где были. Новое подразделение начинает работать, только когда вы выбираете его в документах.

• 📦 Реализация и счёт-фактура выданный. В поле контрагента выбирайте подразделение и его договор. Счёт-фактура, созданный на основании реализации, возьмёт КПП из карточки филиала.
• 🧾 Поступление и счёт-фактура полученный. Если поставщик выставил документ от филиала, оформляйте поступление на карточку подразделения. КПП в книге покупок должен совпасть с КПП из бумажного или электронного счёта-фактуры.
• 🏦 Платёжное поручение поставщику-филиалу. КПП получателя в платёжке подставляется из карточки контрагента. Если платите на счёт филиала, а выбрана «голова», в платёжку уйдёт её КПП и её счёт.
• 📥 Банковская выписка. При загрузке 1С ищет плательщика по ИНН, КПП и номеру счёта. Заполненный банковский счёт в карточке подразделения — самый надёжный способ, чтобы оплата легла на филиал.

Если по филиалу уже были отгрузки на карточку «головы», решите с главным бухгалтером, переносить ли их. Перевыбор контрагента в документах закрытого периода меняет книгу продаж и требует уточнённой декларации.

Как добавить обособленное подразделение к контрагенту в УТ 11, КА и ERP

В «Управлении торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и ERP над контрагентами стоит справочник «Партнёры». Партнёр — это клиент или поставщик как бизнес-единица. Контрагент — юрлицо или подразделение, на которое выписывают документы.

Головная организация и её филиалы заводятся как разные контрагенты одного партнёра:

1. Откройте карточку партнёра-клиента или поставщика.
2. Перейдите к списку его контрагентов по ссылке в карточке.
3. Создайте нового контрагента: тот же ИНН, КПП подразделения, адрес филиала.
4. При оформлении заказа или реализации выбирайте партнёра, а в поле контрагента — нужное подразделение.

Плюс такой схемы — отчёты по продажам и задолженности можно смотреть по партнёру целиком, а документы и счета-фактуры уходят на правильный КПП.

Проверка: правильно ли внесено подразделение

Проверку удобнее делать сразу после первой операции с филиалом, пока ошибку легко исправить.

• ✅ Сервис проверки контрагентов. Если он подключён (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), 1С сверяет пару ИНН + КПП с базой ФНС. Пометка о несоответствии КПП значит, что код набран с ошибкой или подразделение снято с учёта.
• ✅ Печатная форма счёта-фактуры. Откройте счёт-фактуру по первой отгрузке и посмотрите строку покупателя: КПП должен быть филиала, наименование — головной организации.
• ✅ Книга продаж или покупок. Сформируйте её за период и найдите контрагента: в колонке ИНН/КПП должен стоять КПП подразделения.
• ✅ ОСВ по счёту 62 или 60 с разбивкой по контрагентам. Остатки по «голове» и филиалу видны отдельными строками — так сразу заметно, если оплата села не на ту карточку.
• ✅ Загрузка банковской выписки. При первой оплате от филиала посмотрите, какого контрагента 1С подставила в «Поступление на расчётный счёт».

Когда у подразделения меняются данные

Реквизиты филиала меняются чаще, чем кажется. Главные случаи:

Филиал переехал — сменился КПП

При переезде в другой район или город подразделение встаёт на учёт в новой налоговой и получает новый КПП. Документы до даты переезда должны остаться со старым кодом.

В карточке контрагента Бухгалтерии 3.0 рядом с КПП есть ссылка на историю изменений. Укажите новый КПП с датой, с которой он действует. Ранее выписанные счета-фактуры сохранят прежний КПП, новые получат новый.

Не перебивайте КПП «поверх» без даты. Тогда новый код попадёт и в старые счета-фактуры, а при уточнённой декларации по НДС за прошлый квартал данные разойдутся с контрагентом.

Подразделение закрыли

Карточку закрытого филиала не удаляйте: на неё ссылаются документы прошлых периодов. Перенесите её в отдельную группу, например «Закрытые подразделения», и не выбирайте в новых документах. Остатки по расчётам закройте взаимозачётом или переносом задолженности на головную организацию — по договорённости с контрагентом.

Поменялось название головной организации

Название меняется в карточке «головы». Если в полном наименовании подразделения тоже стоит название юрлица, исправьте его там с той же датой через историю изменений.

Ошибки, из-за которых приходят требования по НДС

Большая часть проблем с подразделениями всплывает не в 1С, а через квартал — в виде требования о пояснениях к декларации по НДС. Инспекция сравнивает ИНН и КПП из вашей книги продаж с книгой покупок контрагента.

Частые вопросы