Директор в базе 1С: учётная запись, доступ и подпись на документах

Руководителя в 1С вносят в двух разных местах, и это частая путаница. Чтобы директор мог входить в программу, его заводят как пользователя: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, кнопка «Создать», затем ему назначают права через группы доступа. Чтобы его ФИО и должность попадали в печатные формы и отчёты, его указывают в карточке организации, в разделе подписей (ответственных лиц).

Многие делают только одно из двух. В итоге директор входит в базу, но в счетах стоит фамилия прежнего руководителя. Или наоборот: подпись на документах верная, а сам руководитель смотрит отчёты через плечо бухгалтера. Пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси».

Что подготовить, прежде чем вносить руководителя

Соберите данные заранее, чтобы не прерываться на середине:

• 👤 ФИО полностью и должность так, как они записаны в приказе о назначении;
• 📅 дата, с которой руководитель вступает в должность: от неё зависят подписи в документах;
• 🔑 имя для входа и временный пароль;
• 🏢 перечень организаций базы, к которым ему нужен доступ, если их несколько;
• 💻 откуда он будет работать: из офиса, из дома, с телефона;
• 🔏 есть ли у него квалифицированная электронная подпись (КЭП) и на каком носителе.

Решите, нужна ли руководителю учётная запись вообще. Если он только подписывает бумаги, а в базе не работает , достаточно внести его в ответственные лица. Учётная запись при этом не нужна и не занимает лицензию.

Тип входа: пароль или учётная запись Windows

Как создать пользователя для руководителя

Создавать пользователей может только тот, у кого в базе полные права, обычно администратор или главный бухгалтер с ролью администратора.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке «Пользователи» и нажмите «Создать».
3. В поле «Полное имя» укажите ФИО директора. Это имя увидят в списке при входе и в истории изменений документов.
4. В поле «Физическое лицо» выберите руководителя из справочника или создайте его кнопкой создания прямо из поля.
5. Включите флажок «Вход в программу разрешён».
6. Укажите «Имя (для входа)», например Петров или director.
7. Включите «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль. Отметьте требование сменить пароль при первом входе, если такой флажок есть в вашей форме.
8. Нажмите «Записать».

Флажок «Показывать в списке выбора» решает, будет ли имя руководителя видно в окне входа. Если в базе работает много людей, его лучше снять: тогда имя вводят вручную, а посторонний не увидит, кто из пользователей директор.

Перенести настройки от другого пользователя

Руководитель часто хочет видеть тот же рабочий стол и те же отчёты, что и главный бухгалтер. Не настраивайте всё заново. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте «Персональные настройки пользователей» и выберите копирование настроек: источник — бухгалтер, получатель — новый пользователь. Копируются внешний вид, настройки отчётов и избранное.

Права доступа руководителя: какие роли выдать

Права в типовых конфигурациях 8.3 выдают не ролями напрямую, а через группы доступа. Группа опирается на профиль, а профиль — это готовый набор ролей. В карточке пользователя нажмите «Права доступа» и отметьте нужные группы.

Типичные варианты для руководителя:

Не выдавайте руководителю профиль «Администратор» «на всякий случай». Права администратора нужны тому, кто обслуживает базу. Директору, который один раз неосторожно нажмёт «Обновить» или поменяет учётную политику, они приносят больше вреда, чем пользы.

Своя группа доступа для директора

Если ни одна типовая группа не подходит, создайте свою:

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, кнопка «Создать».
2. Назовите группу понятно, например «Руководство».
3. Выберите профиль. Типовой профиль менять нельзя, поэтому для особого набора ролей скопируйте подходящий профиль в «Профилях групп доступа» и отредактируйте копию.
4. На вкладке участников добавьте руководителя.
5. Запишите группу.

Ограничение по организациям

Когда в одной базе ведут несколько юрлиц, а руководитель отвечает только за одно, включите ограничение доступа на уровне записей в настройках пользователей и прав. После этого в группе доступа появится вкладка ограничений, где задают разрешённые организации. Остальные фирмы для директора пропадут из списков и отчётов.

Что смотреть руководителю в БП 3.0

В Бухгалтерии 3.0 есть отдельный раздел «Руководителю». Там собраны отчёты по деньгам, долгам покупателей и поставщикам, продажам. Если директору нужен только этот раздел, остальные можно убрать из его панели разделов через настройку интерфейса. Права от этого не меняются, но работать проще.

Руководитель в карточке организации и в кадрах

Учётная запись не делает человека директором для документов. Для печатных форм и регламентированных отчётов его указывают в ответственных лицах.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Главное → Организации, откройте карточку своей организации.
2. Разверните раздел «Подписи».
3. В поле «Руководитель» выберите физическое лицо, укажите должность.
4. Проверьте дату, с которой действуют данные, и запишите.

Сведения об ответственных лицах хранятся с датой. Поэтому при смене директора не исправляйте старую запись, а добавляйте новую с даты назначения. Документы до этой даты сохранят подпись прежнего руководителя, после — нового.

В ЗУП 3.1 и в БП с полным кадровым учётом руководителя сначала принимают на работу документом «Прием на работу» (в БП — журнал «Приемы на работу» в разделе Зарплата и кадры). Только тогда по нему начисляется зарплата, а в кадровых приказах и отчётах он фигурирует как сотрудник. Затем его указывают ответственным лицом в карточке организации так же, как в Бухгалтерии.

Факсимиле подписи и печати

Для счетов на оплату часто нужна подпись директора в виде картинки. В карточке организации откройте раздел «Логотип и печать» и загрузите изображения подписи руководителя и печати. Готовые шаблоны программа предлагает распечатать прямо там. После загрузки в печатной форме счёта появится вариант с факсимиле.

Электронная подпись директора: ЭДО и отчётность

Руководитель юрлица получает КЭП в удостоверяющем центре ФНС. Подписывать документы от имени организации своей подписью ему не нужна машиночитаемая доверенность: она нужна сотрудникам, которые подписывают за компанию. Это вытекает из правил Федерального закона № 63-ФЗ.

Чтобы директор подписывал из 1С сам:

1. Установите на его компьютер криптопровайдер и сертификат с носителя.
2. В 1С откройте настройки электронной подписи и шифрования (раздел Администрирование → Обмен электронными документами).
3. Добавьте сертификат руководителя из установленных.
4. В карточке сертификата укажите пользователя, который может им подписывать, — учётную запись директора.
5. Сделайте пробную подпись: программа сама проверит сертификат и пароль к носителю.

После этого при подписании документа ЭДО или отчёта 1С предложит директору его сертификат и не покажет чужие.

💡 Если бухгалтер отправляет отчётность с подписью руководителя, сертификат можно привязать к обоим пользователям. Но тогда носитель с подписью лежит у бухгалтера, а это решение собственника, а не программы.

При смене директора старый сертификат перестаёт быть действующим для организации. Новый получают заново в УЦ ФНС, заносят в 1С и меняют в настройках 1С-Отчётности и ЭДО. Иначе отчёт уйдёт с подписью уволенного руководителя и будет отклонён.

Вход руководителя с ноутбука и телефона

Директор редко сидит в бухгалтерии. Способы дать ему доступ извне:

Каждое одновременное подключение руководителя, через браузер, телефон или программу, — это отдельный сеанс, и он занимает клиентскую лицензию. Если в офисе 5 лицензий и все заняты, директор не войдёт. Посчитайте лицензии до того, как обещать ему доступ с телефона.

Для входа извне используйте только аутентификацию по паролю 1С и сложный пароль. Публикуйте базу через HTTPS, а не по открытому http: иначе пароль директора идёт по сети открытым текстом.

Ошибки при внесении руководителя и как их исправить

Ещё одна ошибка, которую не видно сразу: учётную запись директора создают «для себя» с пустым паролем. Через полгода к базе подключают веб-доступ, и вход под руководителем открыт любому, кто знает его имя. Задайте пароль сразу, даже если сейчас база стоит только в офисе.

Частые вопросы