Ввод и расчёт больничного листа в 1С:ЗУП

Больничный заводят документом Больничный лист в разделе Зарплата → Больничные листы (в 1С:ЗУП 3.1). Программа сама подтянет заработок за два года, определит процент по стажу и рассчитает пособие — вручную ничего делить не нужно.

Частое заблуждение: «весь больничный оплачивает фонд, зачем его вообще вводить в программе». На самом деле за первые три дня болезни платит и начисляет пособие работодатель, а с четвёртого дня — СФР напрямую сотруднику. Но ввести лист нетрудоспособности нужно в любом случае: именно из документа формируется реестр для фонда, удерживается НДФЛ с «своей» части и считается стаж. Ниже — как правильно завести больничный лист, разобраться с кодами причин, проверить расчёт среднего заработка и не ошибиться с проводками.

Что проверить до ввода листа нетрудоспособности

Ошибки в больничном почти всегда растут из незаполненных данных сотрудника, а не из самого документа. Поэтому до создания листа стоит пройтись по карточке работника.

• 📇 СНИЛС и ФИО — по ним ЭЛН находится в базе фонда. Опечатка в СНИЛС — и больничный не загрузится.
• 📅 Страховой стаж — от него зависит процент оплаты. Стаж хранится в карточке сотрудника на вкладке со сведениями о трудовой деятельности и стаже.
• 💰 Заработок за два предыдущих года — если человек работает у вас не с начала расчётного периода, нужны данные с прошлых мест работы.
• 🏢 Подразделение и способ отражения зарплаты — от них зависит, на какой счёт встанут проводки по пособию.

Расчётный период — два календарных года, предшествующих году болезни. Для больничного в 2026 году это заработок за 2024 и 2025 годы.

Если в одном из этих лет сотрудник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, год можно заменить на более ранний — но только если так пособие окажется больше. Замена делается по заявлению работника: в документе для этого есть отдельное поле, вы указываете годы, и программа пересчитывает средний заработок.

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН) из СФР

С 2022 года бумажные листы почти не выдают — больничный приходит электронным (ЭЛН). Сотрудник сообщает только номер, а всё остальное 1С подтягивает из фонда через сервис 1С-Отчётность.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите создание нового документа.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле номера листа введите номер ЭЛН и нажмите кнопку получения данных из СФР (в командной панели документа).
4. Программа запросит у фонда периоды болезни, код причины и статус листа и заполнит их автоматически.

У электронного листа есть статус: «открыт», «закрыт», «дополнен», «аннулирован». Рассчитать и оплатить можно только закрытый лист. Если врач продлил болезнь, приходит продолжение — его заводят отдельным документом-продолжением, а не правят уже проведённый больничный.

Автоматический обмен сведениями (проактивные выплаты по СЭДО) избавляет от ручной отправки реестров: после проведения документа фонд получает данные для своей части выплаты сам. Но проверить заполнение всё равно нужно — автоподстановка не отменяет контроля.

Заполнение периода болезни и кода причины

Когда данные загружены, в документе появляется период нетрудоспособности и код причины. Код определяет и порядок расчёта, и налогообложение, поэтому проверьте его обязательно.

Остальные коды (протезирование, профзаболевание, долечивание в санатории) подбираются из того же списка причин — он соответствует бланку листа нетрудоспособности. Если код пришёл из фонда автоматически, менять его вручную не нужно: он проставлен по данным медучреждения. Корректируют код только при явной ошибке и через обращение в СФР, а не правкой в документе.

Для ухода за ребёнком (код 09) заполните сведения о члене семьи и вид лечения. При амбулаторном лечении первые 10 календарных дней оплачивают по проценту от стажа, а с 11-го дня — 50% среднего заработка независимо от стажа. При лечении в стационаре весь период считают по стажу.

Как считается средний заработок и пособие по стажу

Средний дневной заработок = сумма заработка за два расчётных года, делённая на 730. Полученную сумму умножают на процент по страховому стажу.

Процент оплаты по стажу:

• 🟢 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• 🟡 от 5 до 8 лет — 80%;
• 🔴 меньше 5 лет — 60%.

Разберём на примере. Стаж сотрудника — 7 лет, значит процент 80%. Заработок: 900 000 ₽ за 2024 год и 960 000 ₽ за 2025 год (обе суммы в пределах предельной базы по взносам).

• Средний дневной заработок: (900 000 + 960 000) ÷ 730 = 2 547,95 ₽
• С учётом стажа: 2 547,95 × 80% = 2 038,36 ₽ в день
• За 10 дней болезни: 2 038,36 × 10 = 20 383,60 ₽
• Из них за счёт работодателя (3 дня): 2 038,36 × 3 = 6 115,08 ₽
• За счёт СФР (с 4-го дня, 7 дней): 2 038,36 × 7 = 14 268,52 ₽

Два ограничения, которые программа применяет сама:

• Максимум. Заработок каждого года берётся не выше предельной величины базы по страховым взносам за этот год. Всё, что сверху, в расчёт не идёт.
• Минимум. Если заработка за два года не было или средний дневной ниже рассчитанного из МРОТ, пособие считают из актуального МРОТ. В районах с районным коэффициентом минимум увеличивают на этот коэффициент. При работе на неполную ставку минимальное пособие берут пропорционально ставке — программа учитывает это по графику, поэтому проверьте, что ставка в кадровых документах указана верно.

Проверить, из чего программа взяла суммы, можно по кнопке печати подробного расчёта пособия прямо из документа — там видно и заработок по годам, и применённые ограничения.

Проводки, НДФЛ и выплата пособия

При прямых выплатах в учёте работодателя отражаются только первые три дня болезни — их фонд не компенсирует. Остальную часть СФР платит сотруднику сам, и в проводках организации она не участвует.

Несколько важных моментов по учёту и налогам:

• Пособие за первые три дня облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.
• По коду 05 (беременность и роды) НДФЛ не удерживается вовсе — весь период оплачивает фонд.
• В 1С:ЗУП проводки напрямую не формируются: они появляются в 1С:Бухгалтерии после обмена данными или в документе отражения зарплаты в бухучёте. Если зарплата ведётся прямо в 1С:Бухгалтерии, проводки встают при проведении документа.

Как больничный попадает в отчётность:

• 6-НДФЛ — пособие за три дня входит в доход и в удержанный налог, программа подтягивает его автоматически.
• РСВ — пособие не включается в облагаемую взносами базу, поэтому в расчёт взносов не попадает.
• ЕФС-1 — сам больничный в отчёт не идёт, но период нетрудоспособности влияет на сведения о стаже.

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) программа подставляет по способу отражения зарплаты сотрудника или подразделения — тот же, по которому начисляется его оклад.

В какие сроки назначить и выплатить пособие

После того как лист закрыт и загружен, работодатель обязан назначить пособие за свои три дня в течение 10 календарных дней и выплатить его в ближайший день выплаты зарплаты. Свою часть СФР перечисляет сотруднику в течение 10 рабочих дней со дня получения данных по СЭДО.

Чтобы не сорвать срок:

• проводите больничный сразу, как лист закрыт, — не копите документы к концу месяца;
• убедитесь, что данные ушли в фонд (при проактивных выплатах это происходит автоматически после проведения);
• держите актуальными реквизиты сотрудника: свою часть фонд перечисляет на карту «Мир», на счёт по реквизитам или почтовым переводом — эти сведения из анкеты застрахованного тоже передаются через СЭДО.

Где искать больничный в разных конфигурациях

Путь к документу зависит от программы, но логика везде одна.

В 1С:Бухгалтерии больничные удобно вести, только если в компании немного сотрудников и расчёт зарплаты ведётся прямо в ней. Для среднего и крупного штата кадры и зарплату держат в ЗУП, а в бухгалтерию передают готовые проводки. В 1С:УНФ, Рознице и ERP без модуля зарплаты больничные не рассчитываются — для этого нужна либо ЗУП, либо бухгалтерия с кадровым блоком.

Типичные ошибки при вводе больничного

Разберём то, что чаще всего приводит к неверной сумме или отказу фонда.

• ЭЛН не загружается. Причина обычно в опечатке СНИЛС или в том, что больничный ещё открыт. Проверьте статус листа и сверьте СНИЛС с данными сотрудника.
• Нет заработка с прошлого места работы. Справка по форме 182н отменена с 2023 года. Теперь сведения о заработке фонд передаёт сам по запросу, а недостающие суммы можно внести в документ вручную и пересчитать.
• Неверный процент по стажу. Если программа взяла 60% вместо 80%, проверьте стаж в карточке сотрудника — скорее всего, не внесены прошлые периоды работы.
• НДФЛ удержали с декретного пособия. По коду 05 НДФЛ не удерживается. Проверьте, что код причины указан верно.
• Пересечение с отпуском или другим начислением. Если на дни болезни уже введён отпуск или командировка, 1С предупредит о наложении — лишний документ нужно скорректировать.
• Дубль больничного. Если один ЭЛН попал в базу дважды — вручную и автоматически через СЭДО, — появятся два документа. Проведённая копия задвоит начисление, поэтому лишний больничный нужно удалить до выплаты.

Частые вопросы