Как оформить больничный лист в программе 1С:ЗУП 3.1

Больничный в 1С:ЗУП 3.1 вводят документом Больничный лист в разделе Зарплата → Больничные листы. Данные электронного листка программа подтягивает из СФР по номеру, вам остаётся проверить стаж, страхователя и суммы заработка за два расчётных года — остальное считается автоматически.

С 2021 года вся страна работает по прямым выплатам, а бумажных бланков больше нет: оформляются только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Поэтому задача кадровика и расчётчика поменялась — не «пробить бумажку», а правильно получить ЭЛН, передать в фонд недостающие сведения и начислить ту часть пособия, которую платит работодатель.

Разберём весь путь по порядку: от проверки справочников до проводок и выплаты.

Что проверить до ввода документа

Ошибка в среднем заработке чаще всего растёт не из самого больничного, а из незаполненных справочников. Пройдитесь по ним заранее.

• 📌 Стаж сотрудника. Открываете карточку: Кадры → Сотрудники, по ссылке Трудовая деятельность проверяете поле Страховой стаж. Именно он определяет процент оплаты, а не стаж на текущем предприятии.
• 📌 Данные для расчёта среднего. Если человек пришёл в этом или прошлом году, занесите заработок у прежнего работодателя: в карточке сотрудника ссылка Доходы с предыдущего места работы (данные берутся из справки по форме, которую выдал прежний работодатель).
• 📌 Районный коэффициент и МРОТ. Для расчёта по минимуму программа использует федеральный МРОТ; проверьте, что в Настройка → Расчёт зарплаты заданы актуальные показатели и районный коэффициент, если он у вас применяется.
• 📌 Настройка обмена с СФР. Загрузка ЭЛН работает через сервис 1С-Отчётность. Он подключается в Администрирование → Обмен электронными документами (или через помощник подключения 1С-Отчётности).

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН) по номеру

ЭЛН формирует медицинская организация и передаёт в СФР. Фонд, в свою очередь, отправляет работодателю уведомление через СЭДО (социальный электронный документооборот) — проактивный, беззаявительный механизм: сотрудник больше не пишет заявление и не приносит бумагу, он лишь сообщает номер листка. Получить листок в 1С можно двумя путями.

1. По входящему запросу от фонда. В разделе Зарплата → Электронные больничные (или Зарплата → Сервис → Пособия) появляются поступившие из СФР ЭЛН. Выбираете нужный и по кнопке создаёте на его основе документ Больничный лист — реквизиты заполнятся сами.
2. Вручную по номеру. Создаёте новый документ Больничный лист, в поле Номер ЛН вводите номер листка со слов сотрудника и нажимаете Получить данные ЛН (кнопка запроса в СФР). Программа запрашивает листок и подтягивает период, причину нетрудоспособности и отметки врача.

После загрузки сверьте ключевые поля:

• период нетрудоспособности (даты с — по);
• причину (01 — заболевание, 09 — уход за членом семьи, и т. д.);
• отметку о нарушении режима, если она есть — из-за неё пособие за дни нарушения считается по МРОТ.

После того как больничный закрыт и проведён, фонду нужно передать сведения для расчёта его части пособия. СФР присылает запрос, а в ответ работодатель отправляет данные о стаже, заработке и реквизитах через ту же 1С-Отчётность. В ЗУП эти сведения формируются из проведённого документа больничного — отдельно собирать их не нужно. Статус обмена виден в журнале электронных документов: пока не ушёл ответ, фонд не начислит свою часть.

Заполнение документа: вкладки и основные поля

Документ Больничный лист состоит из нескольких вкладок. Пройдём по ним.

Главное. Здесь выбираете сотрудника, месяц начисления и причину нетрудоспособности. Поле Освобождение от работы — это период из ЭЛН. Если больничный — продолжение предыдущего, ставите признак продолжения и указываете номер первичного листка: тогда проценты и лимиты считаются единым страховым случаем.

Оплата. Главная вкладка расчётчика. Здесь виден:

• процент оплаты по стажу;
• средний дневной заработок;
• суммы за счёт работодателя и за счёт СФР отдельными строками.

Начислено (подробно). Разворачивает расчёт по дням и позволяет увидеть, из чего сложилась сумма: сколько дней, по какой ставке, с каким ограничением.

Отдельный случай — внешние совместители. Если сотрудник в двух расчётных годах работал у вас и у другого работодателя, пособие ему могут назначить по каждому месту, где он числится на момент болезни. В таком случае в документе указывают, что это совместитель, и учитывают только тот заработок, который начислен у вас. Если же в расчётном периоде он работал у нескольких работодателей, но сейчас только у вас, в расчёт идёт заработок со всех мест по справкам.

Если из ЭЛН пришёл не весь набор данных (например, нет стажа или заработка у прежнего работодателя), программа подсветит это и посчитает по минимуму — именно поэтому справочники заполняют заранее.

Как считается средний заработок и процент по стажу

Пособие = средний дневной заработок × процент по стажу × число календарных дней болезни.

Средний дневной заработок берут за два календарных года, предшествующих году начала болезни, и делят на 730. В заработок входят все выплаты, с которых платились взносы, но не больше предельной базы каждого года.

Здесь два ограничения, которые программа накладывает автоматически:

• Снизу — минимум из МРОТ. Если фактический средний дневной заработок ниже, чем рассчитанный из МРОТ, пособие считают по МРОТ. Для регионов с районным коэффициентом минимум умножают на коэффициент.
• Сверху — предельная база. За каждый из двух лет в расчёт берут не больше предельной величины базы по взносам. Поэтому максимальный средний дневной заработок = сумма двух годовых лимитов / 730. Выше этой планки пособие не начислят, даже если зарплата была крупной.

В документе Больничный лист обе границы видны в детальном расчёте: программа показывает фактическое значение и то, с каким ограничением оно принято.

Процент зависит от страхового стажа:

Отдельные правила — для ухода за ребёнком и для стажа менее полугода:

• При стаже менее 6 месяцев пособие за полный месяц не превышает МРОТ (с учётом районного коэффициента).
• При уходе за больным ребёнком амбулаторно первые 10 дней оплачивают по проценту от стажа, а далее — 50 %; при лечении в стационаре весь период — по стажу. С 2024 года действует льгота: по уходу за ребёнком до 8 лет пособие платят в размере 100 % независимо от стажа.

Пример. Стаж 6 лет (80 %), заработок за два года 1 200 000 ₽. Средний дневной: 1 200 000 / 730 = 1 643,84 ₽. За 10 дней болезни: 1 643,84 × 80 % × 10 = 13 150,72 ₽.

Проверить расчёт по своим числам можно калькулятором — он повторяет логику документа в 1С:

Кто платит: работодатель и СФР при прямых выплатах

При прямых выплатах деньги сотруднику приходят из двух источников, и это принципиально меняет то, что вы начисляете в зарплате.

• Первые 3 календарных дня болезни самого работника оплачивает работодатель — за свой счёт.
• Начиная с 4-го дня и до конца больничного пособие платит СФР напрямую сотруднику на счёт или почтовым переводом.

Из этого правила есть исключения — когда СФР платит с первого дня:

• уход за больным членом семьи;
• карантин;
• протезирование по медицинским показаниям;
• долечивание в санатории после стационара.

В документе Больничный лист 1С сама делит сумму: в строке «за счёт работодателя» окажутся только первые 3 дня, остальное помечено как «за счёт СФР». Фонду вы передаёте сведения (через то же СЭДО), а он выплачивает свою часть.

Проведение документа, проводки и выплата

После проверки сумм проводите документ кнопкой Провести и закрыть.

Что попадёт в бухгалтерский учёт. При прямых выплатах работодатель отражает только свои 3 дня. В 1С:Бухгалтерию (через синхронизацию или сводными проводками) это уходит так:

Пособие за счёт СФР в проводках работодателя не начисляется — фонд платит его сам и сам удерживает НДФЛ со своей части.

Выплата своей части. Сумма за 3 дня выплачивается сотруднику вместе с зарплатой или отдельной ведомостью: Выплаты → Ведомость в банк (или Ведомость в кассу). В ведомости выбираете Выплата → Больничные, чтобы в неё попала именно эта сумма.

НДФЛ. С пособия НДФЛ удерживается (это не тот случай, что с декретными — те НДФЛ не облагаются). Со своих 3 дней налог удерживает и перечисляет работодатель, с части СФР — фонд.

Сроки. Свои 3 дня работодатель обязан выплатить в ближайший день выплаты зарплаты после назначения пособия. СФР перечисляет свою часть в течение нескольких рабочих дней после того, как получит от работодателя полные сведения, — поэтому затягивать с ответом на запрос фонда не стоит, иначе сотрудник получит деньги позже.

Типичные ошибки при вводе больничного

Ниже — то, что реально ломает расчёт, а не повтор шагов.

Ещё одна частая оплошность — ввести продолжение больничного как новый случай. Тогда программа заново отсчитает лимиты и проценты. Всегда ставьте признак продолжения и указывайте первичный листок.

Частые вопросы