Доплата в 1С: зарплата, расчёты с поставщиком и подотчётником

Слово «доплата» в 1С закрывает минимум четыре разных задачи: добавить сотруднику сумму к зарплате, доплатить за сверхурочные или работу в выходной, перечислить недостающую сумму поставщику и поправить расчёты с подотчётником. Документы и счета в каждом случае разные.

Короткий ориентир: доплата по зарплате делается начислением (Дт 20/26/44 Кт 70) в 1С:ЗУП 3.1 или в Бухгалтерии 3.0; доплата поставщику — платёжным поручением на счёт 60; расчёты с подотчётным лицом правятся через авансовый отчёт или корректировку долга по счёту 71. Ниже — что именно нажимать в каждом сценарии.

Какой у вас случай доплаты

Прежде чем открывать документ, определите природу доплаты — от этого зависит и счёт, и форма.

Дальше разберём каждый из четырёх вариантов по шагам.

Доплата к зарплате сотрудника в ЗУП и Бухгалтерии

Самый частый запрос — добавить сотруднику фиксированную сумму: за совмещение, за стаж, персональную надбавку или просто разовую премию-доплату.

В 1С:ЗУП 3.1 есть два пути:

1. Разовая сумма — документ Зарплата и кадры → Разовые начисления (или Начисление зарплаты и взносов с ручным добавлением строки). Создаёте строку с видом начисления «Доплата» и указываете сумму.
2. Постоянная доплата — вид начисления привязывается к сотруднику через Кадры → Изменение оплаты труда или прямо в карточке назначения. Тогда доплата будет попадать в расчёт каждый месяц автоматически.

Если подходящего вида начисления нет, его заводят в Настройка → Начисления. Укажите, что это доплата, способ расчёта (фиксированной суммой или процентом от оклада) и облагается ли она НДФЛ и взносами — почти всегда облагается.

При создании вида начисления обратите внимание на флаг «Включать в расчёт среднего заработка». Если доплата носит стимулирующий или компенсационный характер за труд, она должна входить в средний — иначе отпускные и больничные посчитаются заниженными. А если это разовая сумма, не связанная с трудом (например, матпомощь), в средний её включать не надо.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (режим с упрощённым учётом зарплаты) доплату вносят в документе Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. Нажмите Начислить и в строке сотрудника добавьте колонку с нужным видом начисления. Новый вид создаётся в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления.

Проводки по доплате зарплаты

Доплата к зарплате проходит теми же проводками, что и основная зарплата:

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) подставляется по способу отражения, заданному для сотрудника или подразделения. Взносы с 2023 года считаются единым тарифом и перечисляются в СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены).

Как выплатить доплату

Начисление — только половина дела: пока доплата не попала в ведомость, сотрудник денег не получит. После проведения начисления сформируйте Зарплата → Ведомости в банк (или Ведомость в кассу). В ведомости выберите вид выплаты, соответствующий доплате, либо включите её в общую выплату зарплаты за месяц — программа подтянет начисленные, но ещё не выплаченные суммы. Удержанный с доплаты НДФЛ перечисляют в бюджет в сроки, установленные для выплат текущего периода.

Доплата за сверхурочную работу и работу в выходной

Это не обычная надбавка: размер оплаты задан законом, и в 1С:ЗУП под него есть отдельные документы.

Сверхурочная работа (ст. 152 ТК РФ): первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном. В ЗУП оформляется документом Зарплата → Работа сверхурочно (при включённой настройке учёта сверхурочных). Там указывают сотрудника, дату и количество часов — программа сама разложит часы на «полуторные» и «двойные».

Работа в выходной или праздник (ст. 153 ТК РФ): оплата не менее чем в двойном размере либо одинарная оплата плюс отгул. В ЗУП — документ Зарплата → Работа в выходные и праздники. В нём выбирают, компенсируется ли работа деньгами или дополнительным днём отдыха.

Чтобы эти документы были доступны, в Настройка → Расчёт зарплаты должны быть включены соответствующие виды времени и начисления.

Два момента, о которых часто забывают при вводе доплаты за переработку:

• 🧾 Сверхурочная работа требует письменного согласия сотрудника и приказа, а её продолжительность ограничена: не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Без приказа доплату формально нечем обосновать.
• 🧾 Работа в выходной может компенсироваться по выбору сотрудника: двойная оплата или одинарная плюс день отдыха. Во втором случае в 1С оформляют одинарную оплату и отдельно — отгул, иначе доплата задвоится.

Пример расчёта. Оклад 60 000 ₽ при норме 160 часов — часовая ставка 375 ₽. Сотрудник отработал сверхурочно 3 часа: первые 2 часа по 1,5 (375 × 1,5 × 2 = 1125 ₽), третий час по 2,0 (375 × 2 = 750 ₽). Итого доплата — 1875 ₽.

Доплата поставщику: гасим остаток по платёжному поручению

Здесь «доплата» означает перечисление недостающей суммы, когда по счёту или акту осталась задолженность. В бухучёте это обычное погашение долга по счёту 60, а не отдельная операция.

Порядок в 1С:Бухгалтерии:

1. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения и создайте новое поручение на контрагента.
2. Укажите сумму остатка, договор и назначение платежа. Сверьтесь с остатком по счёту 60.01 — платить нужно ровно недостающую сумму.
3. После оплаты банком загрузите выписку и проведите документ Списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику».

Если вы, наоборот, переплатили поставщику, переплата «висит» на счёте 60.02 как выданный аванс. Её либо зачитывают в счёт следующей поставки документом Покупки → Корректировка долга (вид «Зачёт авансов»), либо возвращают — тогда поставщик делает Дт 51 Кт 60.02.

Если расхождение с поставщиком неочевидно и суммы не сходятся, перед доплатой имеет смысл сформировать Покупки → Акт сверки расчётов по этому контрагенту. Он покажет, какие документы поставщик учёл, а какие нет, и видна ли переплата именно у вас или у него.

Корректировка расчётов с подотчётным лицом

Подотчётник получил деньги под отчёт, потратил больше и просит возместить разницу — это тоже «доплата», но по счёту 71.

Сначала проводится Банк и касса → Авансовые отчёты. В отчёте на закладках «Товары», «Оплата», «Прочее» вносят все расходы по чекам и документам. Если расходы превысили выданный аванс, внизу формы появится сумма перерасхода — её и нужно возместить сотруднику.

Возмещение перерасхода оформляют отдельным документом:

• наличными — Банк и касса → Кассовые документы → Расходный кассовый ордер, вид операции «Выдача подотчётному лицу»;
• на карту — Списание с расчётного счёта, вид операции «Перечисление подотчётному лицу».

Если нужно поправить сам остаток по подотчёту без движения денег (например, зачесть долг), используйте Операции → Корректировка долга с указанием счёта 71.

Обратная ситуация — сотрудник потратил меньше и возвращает остаток. Тогда оформляют приходный кассовый ордер или поступление на счёт с видом «Возврат от подотчётного лица» (Дт 50 (51) Кт 71.01). Возместить перерасход или получить возврат нужно вовремя: авансовый отчёт сдаётся в срок, установленный приказом по организации, — обычно в течение нескольких дней после окончания командировки или расходования средств.

Технические доплаты и округление копеек

Отдельная категория — мелкие технические доплаты, когда расчёт даёт копеечное расхождение: при пересчёте оклада по дням, при индексации, при переходе между месяцами. Чаще всего копейки набегают из-за того, что НДФЛ по каждому начислению округляется до рубля, а сумма к выплате считается от общего дохода — на стыке месяцев или при нескольких начислениях разница в рубль-два выглядит как недоплата.

Что делать с копейками:

• 📌 Если расхождение возникло из-за округления начисления и выплаты, проверьте настройку округления в Настройка → Расчёт зарплаты. В ЗУП округление можно задать до рубля с переносом разницы на следующий месяц.
• 📌 Разовую техническую доплату на недостающую сумму вносят обычным начислением фиксированной суммой — так же, как премию-доплату.
• 📌 Копеечный «хвост» по НДФЛ сверяют в регистрах накопления по налогу, а не правят проводку вручную.

Проверка: где увидеть результат доплаты

После ввода любой доплаты убедитесь, что суммы и проводки встали правильно.

По зарплатным доплатам в ЗУП удобно смотреть отчёт Зарплата → Отчёты → Расчётный листок и свод начислений. Если проводки по доплате не появились, проверьте, что документ проведён и что для начисления задан способ отражения в учёте — без него сумма не попадёт на счёт затрат.

Частые вопросы