Ввод материалов в 1С Бухгалтерия: от карточки до прихода на склад

Материалы в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят в два приёма: сначала карточку в справочнике Справочники → Номенклатура с видом номенклатуры «Материалы» (он подставляет счёт 10), потом сам приход — документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). После проведения материал ложится на счёт 10 и появляется на остатках склада.

Ниже — весь путь по шагам: как настроить вид номенклатуры и счета учёта, чтобы 1С сама подставляла счёт 10, как создать карточку вручную и загрузить сразу список из Excel, как оприходовать материалы , какие формируются проводки и как потом свериться с остатками через инвентаризацию.

Всё показано на БП 3.0 в интерфейсе «Такси» — пути актуальны для текущих релизов.

Вид номенклатуры «Материалы» и счёт учёта

Прежде чем заводить карточки, настройте вид номенклатуры. Именно он отвечает за то, какой счёт учёта 1С подставит в документ поступления. Для материалов нужен счёт 10 «Материалы».

Откройте Справочники → Номенклатура, в списке нажмите ссылку Виды номенклатуры (над таблицей). В типовой базе вид «Материалы» уже есть. Если нет — создайте: тип номенклатуры Товар, флажок «Услуга» снят.

За подстановку счёта отвечает регистр Счета учёта номенклатуры. Ссылка на него — в том же списке видов номенклатуры и в самой карточке материала. Строки регистра настраиваются по организации, складу, виду номенклатуры и конкретной позиции. Для вида «Материалы» укажите:

• 🧾 Счёт учёта — 10.01 (сырьё и материалы), для топлива 10.03, для запчастей 10.05, для прочих 10.06;
• 💰 Счёт НДС — 19.03 (НДС по приобретённым МПЗ);
• 📦 счета передачи и выпуска — по умолчанию, если производства нет, можно не трогать.

Счёт учёта хранится не в карточке, а в регистре. Если материал упорно попадает не на тот счёт — правьте регистр «Счета учёта номенклатуры», а не карточку.

Субсчета счёта 10 выбирайте по характеру запаса. Малоценные ОС до лимита, спецодежду и инструмент учитывают на 10.09, 10.10, 10.11 — у них свой порядок списания в эксплуатацию.

Создаём карточку материала в справочнике «Номенклатура»

Карточка — это описание одной позиции запаса. Путь: Справочники → Номенклатура, кнопка Создать.

Заполните поля:

1. Вид номенклатуры — выберите «Материалы». Это ключевое поле: от него зависит счёт учёта.
2. Наименование — рабочее название для поиска внутри базы (например, «Кабель ВВГ 3х1.5»).
3. Наименование полное — попадает в печатные формы и первичку, пишите так, как в накладной поставщика.
4. Единица измерения — штука, метр, килограмм. Основная единица задаёт, в чём ведётся количественный учёт.
5. Группа (папка справочника) — для удобной навигации, на учёт не влияет.

Остальное — артикул, импортные данные (номер ГТД , страна), ставку НДС — заполняйте по необходимости. Ставку НДС можно не указывать: она подставится из документа поступления.

Поле Вид номенклатуры отображается в карточке, только если в базе включён учёт нескольких видов. В типовой БП 3.0 он включён по умолчанию. Если поля не видно — проверьте Главное → Функциональность, там же включается учёт по характеристикам и упаковкам, если материалы требуют такой детализации (редко для бухгалтерии, но бывает при учёте метизов, тканей, типоразмеров).

Отдельная единица для учёта и для отчётности допустима: например, кабель хранить в метрах, а закупать бухтами. Тогда в карточке задают основную единицу (метр) и единицу для отчётов. Но без реальной потребности лишние упаковки лучше не плодить — они усложняют сверку остатков.

Если номенклатуры много, заранее продумайте дерево групп: по видам материалов, по складам или по поставщикам. Переносить позиции между группами потом можно, но на старте структура экономит время.

Загрузка списка материалов из Excel

Заводить сотни позиций руками не нужно. В БП 3.0 есть штатная загрузка из табличного файла — прямо в форме списка номенклатуры.

Порядок такой:

1. Подготовьте файл Excel: колонки Наименование, Единица измерения, при необходимости Артикул, Ставка НДС. Первая строка — заголовки.
2. В списке Справочники → Номенклатура нажмите кнопку Загрузить (значок с зелёной таблицей над списком).
3. Укажите файл .xlsx или скопируйте диапазон через буфер обмена.
4. В открывшемся окне сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С: столбец «Наименование» → реквизит «Наименование» и так далее.
5. Проверьте предпросмотр и нажмите Загрузить данные .

После загрузки у новых карточек нужно убедиться, что проставлен вид номенклатуры «Материалы». Если в файле вида не было, 1С подставит значение по умолчанию — при массовой загрузке проверьте это выборочно по нескольким позициям.

Оприходование: документ «Поступление»

Создание карточки не ставит материал на баланс — это лишь справочник. Чтобы количество и сумма появились на счёте 10, нужен документ поступления.

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). Вид операции «Товары» подходит и для материалов — счёт 10 подставится из настроек номенклатуры.

Заполните шапку:

• Накладная / счёт-фактура № и дата — по документу поставщика;
• Контрагент и Договор — поставщик и основание;
• Склад — куда приходуете.

В табличной части по каждой строке:

1. Выберите материал из справочника.
2. Укажите количество и цену без НДС.
3. Проверьте, что в колонке Счёт учёта стоит 10.01 (или нужный субсчёт) — он подтянется из регистра.
4. Ставку и сумму НДС 1С посчитает сама.

Зарегистрируйте счёт-фактуру внизу документа (поля «Счёт-фактура №» и дата) и проведите документ.

Какие формируются проводки

После проведения поступления материалов 1С делает записи:

Если поставщик без НДС или у вас спецрежим — строка с 19.03 не появляется, весь приход ложится на 10.01.

Материалы могут приходить и другими путями: через Авансовый отчёт (подотчётник купил за наличные) — на вкладке «Товары», или документом Оприходование товаров при инвентаризации. Счёт 10 подставляется так же, из настроек номенклатуры.

Метод оценки при списании

Как материал попадёт в расходы, определяет метод оценки запасов в учётной политике: Главное → Учётная политика, поле Способ оценки МПЗ. Доступны два варианта:

• По средней — списание по средневзвешенной стоимости за месяц. Проще в сопровождении, подходит большинству.
• ФИФО — по стоимости первых по времени поступлений. Требует партионного учёта; выбирают, когда цены на материалы заметно колеблются.

Менять метод оценки в середине года нельзя. Способ фиксируется на весь год и влияет на себестоимость при списании, поэтому выбирайте его до первого прихода, а не после.

Складской учёт в 1С Бухгалтерии: что есть, а чего нет

В БП 3.0 складской учёт — количественно-суммовой по складам. Программа хранит, сколько каждого материала лежит на каждом складе и на какую сумму. Этого достаточно для бухгалтерии.

Включается учёт по складам в Главное → Функциональность, вкладка Запасы: флажок Несколько складов. Если он снят, все остатки идут на один «основной» склад, и выбор склада в документах не показывается.

Склады заводятся в Справочники → Склады. Для каждого указывается вид (оптовый, розничный) и, при необходимости, счёт учёта.

Важная оговорка про адресное хранение. Адресного (ячеечного) хранения, ордерных складов и штрихкодирования ячеек в 1С:Бухгалтерии нет. Это функции 1С:Управление торговлей 11 и ERP. Если по теме встречается «адресный склад» — в БП его настроить нельзя, нужна торговая конфигурация. В бухгалтерии склад — это аналитика к счёту 10, не более.

Проверка остатков и инвентаризация

После ввода материалов сверьтесь с данными учёта. Это защищает от пересортицы и ошибок в количестве.

Быстрая проверка — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 10, период и организацию. Включите группировку по субконто «Номенклатура» и «Склады» (кнопка Показать настройки → Группировка). Увидите остаток по каждому материалу и складу в количестве и в рублях.

Для развёрнутой картины по складам подойдёт отчёт Склад → Отчёты → Остатки товаров (или ведомость по счёту 10 с отбором по складу).

Фактическую сверку оформляют инвентаризацией. Порядок:

1. Склад → Инвентаризация товаров — создайте документ, укажите склад.
2. По кнопке Заполнить → Заполнить по остаткам подтяните учётные данные.
3. В колонку Количество фактическое внесите результат пересчёта.
4. Программа посчитает отклонения: излишки и недостачи.

Сам документ инвентаризации проводок не делает — он только фиксирует расхождение. Чтобы отразить его в учёте, из инвентаризации создают:

• Оприходование товаров — на излишки (Дт 10 Кт 91.01);
• Списание товаров — на недостачи (Дт 94 Кт 10).

Типичные ошибки при вводе материалов

Одни и те же промахи всплывают у новичков чаще всего — проверьте себя по ним.

Частые вопросы