Заводим номенклатуру в 1С: от карточки до счетов учёта

Номенклатура живёт в одноимённом справочнике. В 1С:Бухгалтерии 3.0 он открывается через Справочники → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — в разделе с нормативно-справочной информацией (НСИ). Чтобы завести новую позицию, нажмите Создать, выберите вид номенклатуры, заполните наименование и единицу измерения — этого достаточно, чтобы карточку можно было использовать в документах.

Остальное — ставка НДС, счета учёта, артикул, штрихкоды, настройки прослеживаемости — нужно, чтобы проводки формировались правильно, а поиск по базе не превращался в поиск иголки. Ниже разберём каждый реквизит, покажем четыре способа создания и перечислим ошибки, из-за которых потом приходится переделывать учёт.

Что настроить до первой карточки

Прежде чем заводить сотни позиций, продумайте структуру. Справочник иерархический: позиции складываются в группы (папки), а группы — друг в друга.

Хорошая структура экономит время потом:

• 📁 Группы по назначению. Разделите товары, материалы, продукцию, услуги и тару по отдельным папкам. Внутри — по категориям: «Канцтовары», «Крепёж», «Транспортные услуги».
• 🔢 Единый стиль наименований. Решите заранее, как пишете: «Болт М8×40» или «Болт M8 40мм». Разнобой рождает дубли.
• 📏 Классификатор единиц измерения. Проверьте, что нужные единицы (шт, кг, м, упак) уже заведены в справочнике Классификатор единиц измерения.

Если база только разворачивается, заранее включите нужные функции в настройках: учёт по складам, использование характеристик и серий, прослеживаемость и маркировку. От этих флагов зависит, какие поля появятся в карточке. Включать всё подряд не стоит — каждая лишняя настройка добавляет полей в документы и усложняет ввод остатков.

Отдельно продумайте, кто и по каким правилам заводит позиции. Если карточки создают несколько человек, без регламента справочник быстро зарастёт дублями и разнобоем. Договоритесь о стиле наименований и назначьте ответственного за ведение справочника — это дешевле, чем потом чистить базу.

Четыре способа завести позицию

Способ выбирают по количеству позиций и по тому, откуда берутся данные.

1. Вручную, по одной. Открываете справочник, Создать, заполняете поля. Подходит, когда позиций единицы и данные под рукой.

2. Копированием похожей. Встаньте на похожую карточку и нажмите F9 (или Создать копированием). 1С создаст копию со всеми реквизитами — остаётся поправить наименование и артикул. Экономит время на однотипных позициях: разные размеры одной модели, цвета, фасовки.

3. Прямо из документа. В документе поступления, реализации или требования-накладной в строке табличной части начните вводить название в поле «Номенклатура». Если такой позиции нет, 1С предложит создать её тут же, не прерывая заполнение документа. Карточка откроется прямо из строки — заполнили, записали, вернулись в документ.

4. Списком из файла. Когда позиций десятки и сотни, их загружают из таблицы Excel. В 1С:Бухгалтерии 3.0 в списке номенклатуры есть команда загрузки из внешнего файла — ей посвящён отдельный раздел ниже.

Разбираем поля карточки

Открыли новую карточку — разберём, что заполнять. Поля сгруппированы; обязательных немного, но от них зависит вся дальнейшая работа.

Наименование и артикул

• Наименование — рабочее название для поиска внутри базы. Его видят операторы в списках и документах.
• Наименование полное — для печатных форм (счёт, накладная, УПД). Сюда пишут официальное название с характеристиками.
• Артикул — необязательное, но удобное поле для поиска и сопоставления с прайсами поставщиков.
• Код — 1С присваивает сам, менять вручную не нужно.

Вид номенклатуры и единица измерения

Вид номенклатуры — ключевой реквизит. Он определяет, товар это, материал, продукция, услуга или тара, и подставляет счёт учёта по умолчанию. Про него — отдельный раздел ниже, не пропускайте.

Единица измерения (единица хранения остатков) выбирается из классификатора. Для весового товара — кг, для штучного — шт. Поменять её после того, как по позиции прошли движения, уже проблематично, поэтому задайте сразу верную.

Если товар приходит в упаковках, а продаётся поштучно, заводят несколько единиц с коэффициентами пересчёта: упаковка = 10 шт. Тогда в приходе указываете упаковки, а остатки и продажи ведутся в штуках — программа пересчитает сама.

Ставка НДС

Если организация на общей системе, укажите ставку НДС (20%, 10%, 0% или «Без НДС»). Она подставится в документы автоматически. Для упрощёнки без НДС поле можно оставить «Без НДС» — в документах оно всё равно не сыграет.

Штрихкоды, характеристики, прослеживаемость

• Штрихкоды заводят, если товар сканируют на складе или кассе. Один из способов — отсканировать код сканером прямо в поле. У одной позиции может быть несколько штрихкодов (разные фасовки, партии поставщиков).
• Характеристики (цвет, размер, модель) включают, когда одна карточка покрывает несколько вариантов исполнения — например, футболка одной модели в пяти размерах. Остатки тогда считаются в разрезе характеристик. Без включённой настройки поля не будет.
• Серии заводят для товаров, которые учитываются по партиям или срокам годности. Настройка включается отдельно и влияет на списание.
• Прослеживаемость и маркировка (код ТН ВЭД, признак прослеживаемости) заполняются для товаров из соответствующих перечней. Эти поля появляются только при включённых настройках учёта и нужны, чтобы корректно отчитываться по партиям.

Не включайте характеристики и серии «про запас»: они усложняют каждую операцию и ввод остатков. Включайте, только если по товару действительно нужен такой разрез.

Вид номенклатуры: чтобы проводки шли на нужный счёт

Самая частая причина кривых проводок — неверный вид номенклатуры. Именно он связывает карточку со счётом учёта.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 вид номенклатуры подставляет счёт по умолчанию:

Счета учёта в 1С:Бухгалтерии хранятся не в самой карточке, а в отдельном регистре Счета учёта номенклатуры. Открыть его можно из списка номенклатуры или из карточки по ссылке со счетами. Там счёт задаётся по виду номенклатуры, по группе или по организации и складу — от общего к частному. Программа при подборе берёт самую конкретную подходящую запись, поэтому достаточно настроить общее правило на группу, а исключения задать точечно.

Услуги стоят особняком. По виду «Услуги» остатков на складе не возникает: позиция сразу попадает на счёт затрат или расходов на продажу при проведении документа. Поэтому для услуг единица измерения и счёт 41/10 не нужны — важнее правильно указать, что это услуга, иначе 1С попытается оприходовать её на склад.

Не уверены, какой вид выбрать? Отталкивайтесь от того, что вы с позицией делаете:

Загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций больше двух-трёх десятков, ручной ввод не оправдан. 1С:Бухгалтерия 3.0 умеет читать номенклатуру из табличного файла.

Порядок такой:

1. Подготовьте файл Excel: отдельные колонки под наименование, единицу измерения, артикул, ставку НДС. Первая строка — заголовки.
2. В списке номенклатуры найдите команду загрузки из внешнего файла (Загрузить в командной панели списка).
3. Скопируйте данные из Excel в открывшуюся форму или выберите файл.
4. Сопоставьте колонки файла с полями 1С: укажите, где наименование, где единица, где артикул.
5. Проверьте предупреждения — программа подсветит незаполненные обязательные поля и возможные дубли.
6. Запустите загрузку. Позиции появятся в указанной группе.

Если встроенной загрузки в вашей конфигурации нет или данные сложные (с характеристиками, ценами, остатками), применяют универсальный обмен или специализированные обработки. Для разовой задачи проще загрузить голый список, а цены и остатки ввести документами «Установка цен» и «Оприходование».

Ещё два способа наполнить справочник без ручного ввода:

• Синхронизация баз. Если торговый учёт ведётся в УТ 11, а регламентированный — в 1С:Бухгалтерии, номенклатура создаётся в одной базе и переносится в другую обменом. Заводить дважды не нужно.
• Обмен с маркетплейсами и сайтом. При подключённой интеграции карточки подтягиваются из каталога площадки. Важно настроить сопоставление: чтобы одна и та же позиция с разных площадок не превратилась в три карточки.

При любом автоматическом наполнении главный риск — дубли. Поэтому сопоставление позиций по артикулу или штрихкоду настраивают заранее, до первой загрузки.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Эти промахи всплывают не сразу, а когда уже накопились движения — и переделывать дорого.

• Дубли позиций. Одна и та же номенклатура заведена дважды: «Бумага А4» и «Бумага офисная А4». Остатки и обороты размазываются по двум карточкам. Лечится обработкой Поиск и удаление дублей: она объединяет карточки и переносит движения на главную.
• Создание в корне справочника. Позиция без группы теряется в общем списке. Всегда заводите внутри тематической папки.
• Неверный вид номенклатуры. Товар вместо материала — и расходы уходят не на тот счёт. Проверяйте вид до первого проведения документа.
• Пустая ставка НДС на ОСНО. В документ подставится пустое значение, и счёт-фактура сформируется неверно.
• Единица измерения «на глаз». Весовой товар с единицей «шт» ломает учёт остатков. Выбирайте из классификатора осознанно.
• Разнобой в наименованиях. Без единого стиля написания дубли плодятся сами собой, а поиск по базе не находит нужное.

Частые вопросы