Новое штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 вместо старого: порядок документов

Новое штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 вводят не заменой справочника, а документом Кадры → Изменения штатного расписания с датой, с которой действует новая структура. В нём добавляют новые позиции, меняют оклады у оставшихся и закрывают старые. Сотрудников переводят на новые позиции кадровым переводом той же датой.

Если в программе не включена история изменений штатного расписания, документов не будет: позиции правят прямо в справочнике, и прошлая структура теряется. Поэтому первым делом проверьте настройки, а уже потом вносите изменения в штатное расписание в 1С.

Что проверить в программе и в бумагах до начала

Замена расписания почти всегда задевает людей: меняются должности, подразделения или оклады. Начинать с 1С бессмысленно, пока не решены кадровые вопросы на бумаге.

Настройки штатного расписания в ЗУП 3.1

Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания. Там важны четыре флажка:

• ✅ Ведется штатное расписание — без него справочника позиций нет совсем.
• 📜 Ведется история изменения штатного расписания — включает документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Именно она позволяет ввести новое расписание датой и сохранить старое для отчётов за прошлые периоды.
• 🔎 Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию — программа не даст принять или перевести человека на позицию без свободной ставки или с окладом вне расписания.
• 📊 Используется вилка окладов и надбавок — нужна, если в новом расписании оклад задан диапазоном.

Включайте историю до того, как начнёте менять позиции. Если сначала отредактировать справочник, а потом включить историю, старые значения уже не восстановить.

Кадровая сторона

Перед вводом в 1С у кадровика должны быть:

1. Приказ руководителя об утверждении нового штатного расписания или о внесении изменений с конкретной датой.
2. Список сотрудников, которых затрагивают изменения, и что меняется у каждого: должность, подразделение, оклад, график.
3. Подписанные дополнительные соглашения к трудовым договорам или уведомления, если изменения идут по инициативе работодателя.

Сроки и документы: что требует Трудовой кодекс

Штатное расписание — локальный документ, его меняют приказом. Сам приказ можно издать любой датой. Сроки появляются, когда изменения касаются условий трудовых договоров.

Должность в трудовом договоре указывают по штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ). Поэтому переименование должности — это не правка справочника, а изменение договора и, как правило, кадровый перевод.

Как в 1С внести изменения в штатное расписание: позиции и ставки

Откройте Кадры → Изменения штатного расписания и создайте новый документ. Если раздел называется иначе, откройте Кадры → Штатное расписание: из списка позиций тоже можно создать документ изменения.

Шапка документа

• Месяц или дата изменения — дата, с которой действует новое расписание.
• Организация — если в базе их несколько, документ создают по каждой отдельно.
• Основание — реквизиты приказа. Они попадут в печатную форму.

Добавление новых позиций

Кнопкой добавления позиции создайте новую строку. В карточке позиции заполните:

1. Подразделение и должность. Новую должность заведите в справочнике должностей прямо из поля выбора.
2. Количество ставок — дробное значение допустимо: 0,5 для половины ставки.
3. График работы — от него зависит норма времени для расчёта оклада.
4. Начисления — основной оклад и надбавки с суммами. При включённой вилке укажите минимум и максимум.

Если новых позиций много и они отличаются только подразделением, создайте одну и копируйте её, меняя подразделение. Это быстрее, чем заполнять карточку заново.

Изменение существующих позиций

Позиции, которые остаются в новой структуре, не закрывайте. Добавьте их в документ командой изменения позиции и поменяйте только то, что изменилось: оклад, надбавку, число ставок.

В документе есть флажок изменения начислений сотрудников. Если его установить, программа сама зарегистрирует новый оклад у всех, кто занимает позицию, с той же даты. Для случая «должности те же, выросли оклады» это закрывает задачу целиком, без кадровых переводов.

Закрытие старых позиций

Позиции, которых нет в новом расписании, закрывают командой закрытия позиции в том же документе или в отдельном. После закрытия позиция не участвует в отчётах на даты после изменения, но остаётся в истории.

Порядок документов при полной замене старого расписания

Главная ловушка при замене — закрыть позицию раньше, чем с неё ушли люди. Надёжный порядок для всех документов одной датой, например 01.01:

1. «Изменение штатного расписания» № 1 — только добавление новых позиций и изменение тех, что остаются. Проводите.
2. «Кадровый перевод списком» — переводит сотрудников со старых позиций на новые. Создаётся из Кадры → Приемы, переводы, увольнения или из журнала кадровых переводов.
3. «Изменение штатного расписания» № 2 — закрытие старых позиций, которые к этому моменту пусты.

Так программа на каждом шаге видит свободные ставки, и проверка соответствия штатному расписанию не блокирует документы.

Пример: отдел продаж делят на два

Было: подразделение «Отдел продаж», позиция «Менеджер по продажам», 6 ставок, оклад 50 000 ₽. Приказом с 01.03 отдел делят на «Продажи B2B» и «Продажи B2C», по 3 ставки, оклад 55 000 ₽.

1. Документ изменения № 1 от 01.03: две новые позиции — «Менеджер по продажам» в «Продажи B2B» и в «Продажи B2C», по 3 ставки, оклад 55 000 ₽.
2. Кадровый перевод списком от 01.03: трое менеджеров на позицию B2B, трое на B2C.
3. Документ изменения № 2 от 01.03: закрытие позиции в «Отделе продаж».
4. Если подразделение «Отдел продаж» больше не нужно, отметьте его как расформированное в справочнике подразделений. Удалять элемент нельзя: на него ссылаются документы прошлых месяцев.

Отчёт «Штатная расстановка» на 01.03 должен показать 6 занятых ставок в новых подразделениях и ни одного человека в старом. Фонд оплаты по форме Т-3 вырастет с 300 000 до 330 000 ₽ в месяц.

Перевод сотрудников и связь с трудовыми договорами

Штатное расписание в 1С описывает ставки, а не людей. Сотрудник «сидит» на позиции через документы «Прием на работу» и «Кадровый перевод». Поэтому после изменения расписания у людей ничего не меняется, пока не проведён перевод или не сработал флажок изменения начислений.

Кадровый перевод списком

В документе «Кадровый перевод списком» подберите сотрудников и в табличной части для каждого укажите новую позицию. Подразделение, должность и начисления подтянутся из позиции. Проверьте:

• 📅 Дату перевода — та же, что в приказе и допсоглашении.
• 💰 Начисления — если у человека были персональные надбавки, которых нет в позиции, они не должны потеряться.
• 🗂️ Отражение в трудовой книжке — для переименования должности флажок отражения должен стоять: это кадровое мероприятие для сведений о трудовой деятельности в составе ЕФС-1.

Изменение только оклада без смены должности в сведения о трудовой деятельности не попадает.

Печать допсоглашений

Из документа кадрового перевода печатается дополнительное соглашение к трудовому договору. Его правят под свой шаблон или печатают из своего шаблона в справочнике шаблонов документов. Номер и дата допсоглашения должны совпадать с теми, что подписал сотрудник.

Как проверить новое расписание после ввода

Откройте Кадры → Кадровые отчеты. Для контроля замены хватит трёх отчётов:

Сформируйте каждый дважды: на день до изменения и на дату нового расписания. Сравнение показывает, что ушло и что появилось.

Форма Т-3 печатается и из списка позиций штатного расписания: она утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 и подходит для подписания руководителем.

Почему замена расписания идёт с ошибками

Не исправляйте проведённые документы прошлых периодов, по которым уже выплачена зарплата. Перепроведение изменит начисления закрытых месяцев. Ошибку прошлого периода исправляйте новым документом текущей датой.

Частые вопросы