Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, пароль и права за 10 минут
Содержание
Нового пользователя в 1С 8.3 добавляют в режиме Предприятия: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают имя для входа, пароль или вход через Windows, а затем по ссылке «Права доступа
» отмечают нужные профили, например «Бухгалтер». Путь одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управлении торговлей 11.
Второй способ — Конфигуратор, Администрирование → Пользователи. Он нужен для самоподписных и старых конфигураций, где нет справочника пользователей, и для создания самого первого администратора в пустой базе. В типовых конфигурациях на БСП ввести нового пользователя правильнее через Предприятие: там права раздаются профилями, а не ролями вручную, и программа сама связывает учётную запись с карточкой сотрудника.
Что подготовить до создания учётной записи
Сама процедура занимает несколько минут. Дольше обычно выясняют, что человеку можно, а что нельзя. Соберите заранее:
- 👤 ФИО и имя для входа. Имя видно в окне запуска. Удобные варианты: «Иванова А.С.» или латинский логин, совпадающий с доменным
aivanova. - 🔑 Способ входа. Пароль 1С, учётная запись Windows или оба сразу.
- 🧩 Набор обязанностей. Не «дайте как у Петровой», а конкретно: выписывает счета, проводит банк, видит зарплату или нет.
- 🏢 Организации. Если в базе несколько юрлиц и человек должен видеть только одно, понадобится ограничение доступа на уровне записей.
- 🛡️ Права администратора у вас. Создавать пользователей может только тот, у кого есть профиль «Администратор» или роль «Полные права».
С лицензиями путают часто, поэтому отдельно. Клиентская лицензия 1С расходуется не на учётную запись, а на одновременный сеанс. В базе можно завести 30 пользователей при лицензии на 5 рабочих мест: работать одновременно смогут пятеро. Создание учётной записи лицензию не тратит.
Если сотрудник есть в справочнике «Физические лица» (в ЗУП он там точно есть после приёма на работу), выберите его в карточке пользователя в поле «Физическое лицо». Тогда кадровые документы и подписи будут подставляться корректно.
Как ввести пользователя в режиме 1С:Предприятие
Этот способ подходит для всех типовых конфигураций на интерфейсе «Такси».
Шаг 1. Создайте карточку
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Перейдите по ссылке «Пользователи» и нажмите «Создать».
- Заполните «Полное имя» — так человек будет отображаться в документах в поле «Ответственный».
- При необходимости укажите «Физическое лицо» и «Подразделение».
Шаг 2. Разрешите вход и задайте логин
- Поставьте флажок «Вход в программу разрешен». Без него карточка останется простым элементом справочника, а войти под ней будет нельзя.
- В поле «Имя (для входа)» программа подставит значение из ФИО. Сократите его при желании.
- Выберите способ аутентификации (подробно — в разделе про Windows ниже).
- Для входа по паролю нажмите «Установить пароль », введите пароль дважды.
- Отметьте «Потребовать смену пароля при входе», чтобы сотрудник сам придумал пароль, который знает только он.
Шаг 3. Запишите и выдайте права
Нажмите «Записать». Откроется ссылка «Права доступа» (она есть в командной панели карточки). В ней список профилей с флажками: отметьте нужные и нажмите «Записать и закрыть».
Пользователь без единого профиля войти сможет, но увидит почти пустую программу или получит сообщение о нехватке прав. Права выдавайте сразу, до того как сообщить логин.
Быстрый приём. Если в отдел приходит третий бухгалтер с теми же обязанностями, создайте нового пользователя копированием карточки коллеги (кнопка «Скопировать» в списке). Логин, пароль и физлицо, конечно, замените. После записи откройте «Права доступа» и проверьте, что профили совпадают с ожидаемыми, — не рассчитывайте на копирование вслепую.
Служебный пользователь для обменов и регламентных заданий
Обмены с другими базами, загрузку из банка по расписанию и интеграции лучше запускать не от имени живого сотрудника. Иначе при его увольнении и отключении входа обмен перестанет работать, а в журнале регистрации чужие действия будут записаны на человека.
Заведите отдельную карточку, например «Обмен с УТ», с длинным паролем и только теми профилями, которые нужны для обмена. Флажок «Потребовать смену пароля при входе» для неё не ставьте: программа, а не человек, не сможет сменить пароль , и обмен остановится. Логин и пароль такой учётной записи храните у администратора, а не в общей переписке.
Ввод пользователя в Конфигураторе
Через Конфигуратор пользователей создают в трёх случаях: база пустая и нужно завести первого администратора; конфигурация не типовая и в ней нет справочника «Пользователи»; администратор не может войти в Предприятие, но имеет доступ к Конфигуратору.
Порядок действий
- Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
- Откройте
Администрирование → Пользователи. - Нажмите «Добавить» (или клавишу Insert).
- На вкладке «Основные» заполните:
- «Имя» — логин для входа;
- «Полное имя»;
- флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и пароль с подтверждением;
- флажок «Показывать в списке выбора», если имя должно быть в выпадающем списке окна входа;
- флажок «Аутентификация операционной системы» и поле «Пользователь», если нужен вход через Windows.
- На вкладке «Прочие» отметьте доступные роли, выберите «Язык» (Русский) и основной режим запуска.
- Нажмите «ОК».
Тонкости Конфигуратора
- 🚩 Первый пользователь обязан быть администратором. Пока список пустой, база открывается без пароля. Первая же учётная запись должна получить административную роль («Полные права» и «Администратор системы» в типовых), иначе платформа не даст сохранить список.
- 🔗 Связь со справочником. В конфигурациях на БСП учётная запись из Конфигуратора не связана с элементом справочника «Пользователи». При входе программа либо создаст элемент сама (если у пользователя полные права), либо сообщит, что пользователь не найден в справочнике. Поэтому обычных сотрудников заводите через Предприятие.
- ✋ Роли вручную ломают профили. Если в типовой отметить роли в Конфигураторе, а потом открыть «Права доступа» в Предприятии, при записи профили перезапишут ваши роли. Используйте один механизм.
| Критерий | Режим Предприятия | Конфигуратор |
|---|---|---|
| Где создаётся | Справочник «Пользователи» + учётная запись | Только учётная запись информационной базы |
| Как выдаются права | Профили и группы доступа | Отдельные роли |
| Ограничение по организациям | Есть | Нет |
| Когда выбирать | Обычный сотрудник в типовой | Первый админ, нетиповая база, аварийный вход |
Права доступа: профили, группы и ограничения
В типовых конфигурациях три уровня, их легко перепутать.
- Роль — технический набор прав на объекты. Задаётся разработчиком, руками её в типовой не трогают.
- Профиль группы доступа — набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам». Поставляемые профили менять нельзя, но их можно скопировать и отредактировать копию.
- Группа доступа — профиль, применённый к конкретным людям и, при необходимости, к конкретным организациям.
Флажок в «Правах доступа» карточки пользователя на деле включает его в группу доступа с этим профилем. Посмотреть всё целиком можно в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
Как ограничить пользователя одной организацией
- В
Администрирование → Настройки пользователей и праввключите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». - Откройте «Группы доступа» и создайте группу, например «Бухгалтеры ООО Ромашка», с профилем «Бухгалтер».
- На вкладке ограничений укажите вид доступа «Организации» → «Разрешенные значения» → выберите организацию.
- Добавьте в участники группы нужного пользователя.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу и меняет поведение отчётов. Сначала проверьте его на копии, особенно если база крупная и работает в файловом режиме.
Если нужного набора прав нет
Типичный случай: менеджеру нужен «Менеджер по продажам», но без права видеть закупочные цены. Скопируйте поставляемый профиль, в копии снимите лишние роли или добавьте недостающие, создайте с ним группу доступа. Поставляемый профиль при обновлении конфигурации восстановится, а ваша копия останется.
Вход через Windows и доменную учётную запись
Аутентификация операционной системы избавляет от второго пароля: 1С пускает человека по тому, под кем он вошёл в Windows.
Как настроить
- В карточке пользователя (в Предприятии) отметьте «Аутентификация операционной системы».
- В поле «Пользователь ОС» нажмите кнопку выбора и найдите учётную запись в домене или на компьютере. Либо введите вручную в формате:
\\DOMAIN\aivanova
- Запишите карточку.
Формат строгий: два обратных слеша, короткое имя домена (NetBIOS), обратный слеш, логин. Запись вида aivanova@company.local или DOMAIN\aivanova с одним слешем не сработает.
Как совмещать с паролем
Можно включить оба способа сразу. Тогда при запуске с компьютера в домене 1С пустит без вопросов, а на ноутбуке вне домена спросит логин и пароль 1С.
Если нужно войти под другим пользователем
с того же компьютера, запустите 1С с параметром /WA- — он отключает автоматическую аутентификацию Windows и показывает окно ввода логина. Параметр /WA+, наоборот, требует входа через ОС. Добавить параметр можно в свойствах базы в окне запуска, поле «Дополнительные параметры запуска».
В веб-клиенте и при публикации базы на веб-сервере доменный вход требует отдельной настройки Kerberos на веб-сервере. В обычном тонком клиенте в локальной сети ничего дополнительно делать не нужно.
Управление пользователями из раздела «Администрирование»
После создания нового пользователя администратору ещё пригодится несколько настроек в том же разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.
| Задача | Где и что |
|---|---|
| Требования к паролям (длина, сложность, срок) | Ссылка «Настройки входа» |
| Перенести рабочее место коллеги (отчёты, панели) | Персональные настройки пользователей, функция копирования настроек |
| Временно отключить вход | Снять «Вход в программу разрешен» в карточке |
| Уволенный сотрудник | Флажок «Недействителен» в карточке, документы с его именем сохранятся |
| Группировать по отделам | Ссылка «Группы пользователей» (включается флажком в настройках раздела) |
Удалять пользователя, который уже проводил документы, не нужно: ссылки на него останутся в поле «Ответственный», а пометка на удаление создаст проблемы при чистке базы. Достаточно снять разрешение на вход или отметить «Недействителен».
В клиент-серверном варианте посмотреть, кто сейчас в базе, удобно в консоли администрирования серверов 1С: раздел «Сеансы» информационной базы. Завершать оттуда чужие сеансы можно, но предупредите людей: несохранённые изменения пропадут.
Почему новый пользователь не может войти или работать
Ещё одна ловушка — регистр и пробелы. В имени для входа лишний пробел в конце незаметен, но логин «Иванова » и «Иванова» для 1С разные. Если всё проверили, а войти нельзя, откройте карточку и перепечатайте имя.