Заводим сотрудника в 1С: карточка, приказ и сведения в СФР

Чтобы принять сотрудника , в 1С:ЗУП 3.1 откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Приём на работу». В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь другой — Зарплата и кадры → Сотрудники, новый сотрудник заводится прямо в карточке. Перед этим программа попросит создать само физлицо: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт.

Ввод нового работника — это не один документ, а цепочка: физлицо → карточка сотрудника → приём на работу с окладом и графиком → заявление на вычеты → сведения в Социальный фонд. Если пропустить последний шаг, легко сорвать срок подачи ЕФС-1.

Ниже — весь порядок для обеих конфигураций, с точными разделами меню и подводными камнями, на которых чаще всего спотыкаются.

Что подготовить до оформления

Половина ошибок при вводе сотрудника — из-за неполных данных. Соберите их заранее.

От работника понадобятся:

• 📄 паспорт (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
• 🧾 СНИЛС и ИНН;
• 📘 сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или бумажная трудовая книжка);
• 🎓 документ об образовании — если должность этого требует;
• 👨‍👩‍👧 свидетельства о рождении детей и заявление на стандартные вычеты;
• 🪖 документы воинского учёта — для военнообязанных.

Для иностранца дополнительно понадобятся документы о праве работать в России: патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство — от них зависят налоговый статус и порядок уведомления миграционной службы.

В самой базе 1С заранее проверьте, что заведены подразделение и должность, настроен график работы и есть вид начисления «Оклад по дням» (или тариф, по которому платите).

Где в 1С заводят сотрудника: ЗУП и Бухгалтерия

Пункты меню в двух конфигурациях разные. Выберите свою строку в таблице.

Главная развилка в Бухгалтерии — настройка кадрового учёта. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт. Если выбран упрощённый учёт, отдельного документа «Приём на работу» нет: все данные вводятся прямо в карточке сотрудника. При полном учёте появляется привычный документ-приказ, как в ЗУП.

Создаём физлицо и карточку сотрудника

В 1С одному человеку соответствует одна запись в справочнике «Физические лица» и одна или несколько записей в справочнике «Сотрудники». Разные записи-сотрудника нужны, когда человек работает по основному месту и ещё по внутреннему совместительству — физлицо при этом одно.

Порядок:

1. В списке сотрудников нажмите «Создать».
2. Введите ФИО. Программа проверит, нет ли такого физлица, и предложит выбрать существующее либо создать новое.
3. Заполните дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. Эти поля — основа для отчётности в СФР и ФНС.
4. Через ссылку с ФИО откройте карточку физлица и внесите паспорт, гражданство, адрес регистрации.

Если человек у вас уже работал и увольнялся, не заводите его заново — выбирайте имеющееся физлицо и создавайте нового сотрудника на его основе.

Оформляем приём на работу приказом

Когда карточка готова, оформляется сам приём. В ЗУП это документ «Приём на работу» из журнала Кадры → Приёмы, переводы, увольнения; в Бухгалтерии с полным учётом — одноимённый документ, с упрощённым — поля прямо в карточке.

Заполните:

1. Организацию и дату приёма — день, с которого человек выходит на работу.
2. Подразделение и должность — из справочников; если ведёте штатное расписание, выбирается позиция штатки.
3. Вид занятости — основное место, внутреннее или внешнее совместительство.
4. График работы — пятидневка, сменный и т. п.
5. Оплату — оклад или тариф, при необходимости надбавки (районный коэффициент, северная надбавка).
6. Испытательный срок — если он есть в трудовом договоре.

После заполнения проведите документ и распечатайте приказ — по умолчанию 1С печатает форму Т-1. С 2013 года унифицированные формы необязательны, можно подключить свой бланк приказа, но Т-1 остаётся рабочим вариантом.

Дата приёма в приказе должна совпадать с датой начала работы в трудовом договоре. Если сотрудник к работе так и не приступил, приказ аннулируют, а не удаляют задним числом.

Если принимаете нескольких сразу

Когда на работу выходит целая бригада или новый отдел, заводить каждого отдельным приказом долго. В ЗУП для этого есть документ «Приём на работу списком» (там же, в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения).

Логика та же, но табличной частью:

1. Создайте документ приёма списком и укажите общую дату приёма.
2. Добавьте строки — по сотруднику на строку, с должностью, графиком и окладом.
3. Для одинаковых условий (один отдел, один оклад) заполните первую строку и скопируйте её.
4. Проведите документ — карточки сотрудников создадутся автоматически.

Физлица при этом всё равно проверяются по ФИО и СНИЛС, так что массовый ввод не спасает от дублей — следите за ними так же внимательно.

График работы и учёт рабочего времени

Без графика 1С не сможет посчитать ни оклад за неполный месяц, ни отпускные, ни больничный. График задаёт, сколько часов и в какие дни человек должен работать.

В ЗУП графики лежат в Настройка → Графики работы. Если подходящего нет, создайте:

• выберите способ заполнения — по неделе (пятидневка, шестидневка) или по циклу (сменный график);
• укажите длительность смены и учитываемые праздники по производственному календарю;
• заполните график на год кнопкой автозаполнения.

В Бухгалтерии графики находятся в справочнике, доступном из Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Логика та же.

Выбранный график подставляется в документ приёма. Если у сотрудника индивидуальный режим (например, 0,5 ставки), заведите отдельный график на нужное число часов, а не правьте стандартную пятидневку.

Начальные данные: вычеты, стаж, средний заработок

Приём оформлен, но для корректного расчёта зарплаты и пособий сотруднику нужны дополнительные сведения .

Стандартные вычеты на детей. Вводятся по заявлению работника. В ЗУП — документ в разделе Налоги и взносы → Заявления на вычеты, в Бухгалтерии — по ссылке «Налог на доходы» в карточке сотрудника. Укажите каждого ребёнка и период, с которого вычет применяется.

Стаж для больничного. В карточке физлица на вкладке со стажем внесите страховой стаж на дату приёма — от него зависит процент оплаты больничного (60, 80 или 100 %).

Данные о заработке с прошлых мест. Нужны для расчёта среднего заработка по пособиям.

Налоговый статус. По ссылке «Налог на доходы» в карточке указывается статус налогоплательщика: резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист, работник из страны ЕАЭС, беженец. От статуса зависит ставка НДФЛ, поэтому для иностранца заполните это поле сразу, а не оставляйте «резидент» по умолчанию.

Остатки отпусков. Если вы начали вести учёт в 1С не с момента создания организации, введите накопленные остатки дней отпуска отдельным документом начальных остатков — тогда компенсация при увольнении и графики отпусков будут верными.

Проверка данных и сведения в СФР

Самый срочный шаг после приёма — подать в Социальный фонд подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 (с 2023 года он заменил отчёт СЗВ-ТД).

Срок подачи — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Это не месячная, а «событийная» отчётность: опоздание даже на день — основание для штрафа.

Перед отправкой проверьте заполнение карточки:

• СНИЛС и ИНН введены без опечаток и прошли форматный контроль;
• указано гражданство и статус застрахованного лица;
• заполнены паспортные данные и адрес.

В ЗУП отчёт формируется из раздела Отчётность, справки → 1С-Отчётность, в Бухгалтерии — из Отчёты → 1С-Отчётность. Если подключён сервис 1С-Отчётность, документ уйдёт в СФР прямо из программы; при проверке программа подсветит незаполненные обязательные поля.

Заодно убедитесь, что в карточке проставлены условия труда (для подраздела 1.2 и персонифицированных сведений) и что вид занятости выбран правильно — от него зависит, попадёт ли сотрудник в сведения о страховом стаже.

Финальная проверка — что сотрудник действительно «подхватился» расчётом. Откройте начисление зарплаты за месяц приёма: новый работник должен появиться в списке с отработанным временем по своему графику. Если его там нет или норма времени нулевая, вернитесь к документу приёма и графику — где-то не заполнена дата или период. Распечатать трудовой договор и приказ можно прямо из документа приёма по кнопке «Печать».

Типичные ошибки при вводе сотрудника

Ошибки этого этапа всплывают позже — в расчёте зарплаты и в отчётности. Проверьте себя по частым промахам.

• ⚠️ Не заполнен график на текущий год. Если автозаполнение графика не доведено до конца года, норма времени в этих месяцах равна нулю, и оклад считается неверно. Открывайте график и проверяйте, что заполнен весь год.
• ⚠️ Статус налогоплательщика оставили по умолчанию. Для иностранца это даёт НДФЛ 30 % вместо 13 % (или наоборот). И обратная ситуация: нерезидент стал резидентом, а статус в карточке не обновили — ставка осталась завышенной.
• ⚠️ Совместителю не поставили вид занятости. Если внешнего или внутреннего совместителя оформили как основное место, в табель попадёт полная норма времени и расчёт времени задвоится.
• ⚠️ В заявлении на вычеты не указан месяц применения. Вычет либо не применится вовсе, либо начнёт действовать не с того периода — и НДФЛ придётся пересчитывать.
• ⚠️ Пропустили срок ЕФС-1. Отчёт о приёме событийный: отправить его нужно на следующий рабочий день после приказа, а не в конце месяца вместе с остальной отчётностью.

Частые вопросы