Оформление поступления товаров по накладной в программе 1С

Входящую товарную накладную (ТОРГ-12) в 1С:Бухгалтерии 8.3 заносят документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе Покупки. Он ставит товар на учёт — обычно на счёт 41.01, выделяет входной НДС на 19.03 и формирует задолженность перед поставщиком на 60.01.

Отдельного документа «Товарная накладная» в программе нет: накладная поставщика — это основание, а в 1С под неё создаётся документ поступления. Ниже — как заполнить его так, чтобы сумма сошлась с бумажной накладной, а НДС попал в книгу покупок.

Какой документ создают под накладную поставщика

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Нажмите «Поступление» и в выпадающем списке выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)» — он подходит для чистой поставки товаров без услуг.

Если в одной накладной идут и товары, и сопутствующие услуги (например, доставка отдельной строкой), берите вид «Товары, услуги, комиссия» — там есть дополнительные закладки.

Выбор вида операции важен: от него зависит набор полей и счета учёта, которые программа подставит автоматически. Для прихода материалов на производство тот же документ используют, но счёт учёта в строках будет 10, а не 41.

Один документ поступления может содержать десятки строк из одной накладной — дробить его по позициям не нужно. А вот на каждую отдельную накладную поставщика заводят свой документ, даже если они пришли в один день.

Заполнение шапки: поставщик, договор и реквизиты накладной

Шапка документа задаёт, от кого и по какому документу пришёл товар. Поля:

• Организация — подставляется автоматически, если в базе одна. При нескольких выберите ту, на которую приходуете.
• Склад — куда принимаете товар. Поле видно, если в настройках учёта включён складской учёт по складам.
• Контрагент — поставщик. Выберите из справочника или создайте нового по ИНН через Создать.
• Договор — вид договора должен быть «С поставщиком». Если договора нет, 1С создаст его автоматически при первом поступлении.
• № и от — здесь вносят номер и дату именно входящей накладной поставщика, а не внутренний номер 1С. Внутренний номер программа присвоит сама.

Дата самого документа — это дата принятия товара к учёту. Обычно она совпадает с датой накладной, но может отличаться, если товар физически пришёл позже.

Табличная часть: номенклатура, количество, счета учёта

Основная работа — в таблице товаров. Заполняют её двумя способами:

1. Вручную — кнопка Добавить, затем выбор позиции из справочника «Номенклатура».
2. Подбором — кнопка Подбор, где видны остатки и цены; удобно для длинных накладных.

По каждой строке заполните:

• 📦 Номенклатура — наименование товара. Если позиции ещё нет в базе, создайте карточку прямо из формы подбора.
• 🔢 Количество — строго как в накладной поставщика.
• 💰 Цена — за единицу без учёта способа ввода НДС (о нём ниже).
• 🧾 Счёт учёта — для товаров 41.01, для материалов 10, для тары 41.03. Подставляется по виду номенклатуры автоматически.

Проверьте итог по колонке «Всего» — он должен совпасть с суммой бумажной накладной до копейки. Если расходится, почти всегда дело в ставке или способе ввода НДС.

Если в договоре с поставщиком заданы типы цен, 1С подставит цену автоматически — вручную её менять не придётся. Для импортных товаров в таблице появятся колонки «Страна происхождения» и «№ ГТД» (таможенной декларации); они видны, только когда в функциональности программы включён учёт импортных товаров. Эти данные затем переносятся в счета-фактуры при перепродаже.

НДС и ставки: «сверху» или «в сумме»

Ставка НДС (20%, 10% или «Без НДС») указывается в каждой строке таблицы в колонке «% НДС». По товару программа берёт ставку из карточки номенклатуры, но её можно поменять прямо в строке.

Ключевой момент — способ ввода НДС. Над таблицей (рядом с итогами) есть переключатель:

• «НДС сверху» — цена указана без налога, НДС добавляется к сумме.
• «НДС в сумме» — цена уже включает налог, программа выделит его расчётным методом.

Если итог не сходится на несколько рублей — переключите способ. Это самая частая причина расхождения суммы.

При ставке «Без НДС» (поставщик на УСН или освобождён от налога) колонка НДС остаётся пустой, а счёт 19 не задействуется — права на вычет не возникает, вся стоимость ложится на счёт учёта товара. Регистрировать счёт-фактуру в этом случае не нужно.

Отдельный случай — ставка 10% (детские товары, продукты из перечня, лекарства) и 0% (экспорт, отдельные операции). Ставьте её по строке только там, где она реально указана в накладной поставщика: если ставку поставить неверно, не сойдётся и сумма, и вычет. Для импортного товара НДС уплачивается на таможне и в документ поступления не попадает — его отражают отдельной операцией.

Счёт-фактура и УПД: что и когда регистрировать

Без зарегистрированного счёта-фактуры входной НДС не попадёт в книгу покупок, и вычет вы не получите. Поэтому после заполнения таблицы:

Внизу документа в блоке «Счёт-фактура» введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст связанный документ «Счёт-фактура полученный» и по умолчанию поставит флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения».

Если поставщик выставил УПД (универсальный передаточный документ) со статусом «1», отдельный счёт-фактуру регистрировать не нужно. УПД заменяет и накладную, и счёт-фактуру: внесите его реквизиты в поля счёта-фактуры того же документа поступления и, если программа предлагает, отметьте, что первичный документ — УПД.

Разница коротко:

• ТОРГ-12 + счёт-фактура — два документа, в 1С регистрируете оба.
• УПД статус 1 — один документ, вносите его как счёт-фактуру в поступлении.
• УПД статус 2 — только приход, вычет НДС позже по счёту-фактуре.

Проводки после проведения документа

Нажмите «Провести» и откройте движения по кнопке Дт/Кт. По стандартной поставке товаров с НДС программа сформирует:

Пояснения к суммам:

• На 41.01 попадает стоимость без НДС — она и есть себестоимость для последующей продажи.
• На 19.03 выделяется входной НДС — он «зависает», пока не зарегистрирован счёт-фактура.
• Проводка Дт 68.02 Кт 19.03 появляется после регистрации счёта-фактуры и делает запись в книге покупок.

Для материалов первая проводка будет Дт 10 Кт 60.01, остальное аналогично. Если поставщик без НДС, строк с 19.03 и 68.02 не будет вовсе.

Товары приходуются по фактической себестоимости по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы»: в неё входит цена поставщика без НДС, а при необходимости — расходы на доставку и заготовку. Способ списания при дальнейшей продаже (по средней или ФИФО) задаётся в учётной политике и на сам ввод накладной не влияет.

Проверить, что НДС встал к вычету, можно отчётом Отчёты → Книга покупок: ваш счёт-фактура должен быть в списке за соответствующий квартал.

Ещё одна проверка — оборотно-сальдовая ведомость. По счёту 60.01 должно появиться кредитовое сальдо на сумму накладной (задолженность перед поставщиком), а по 41.01 — дебетовый оборот на стоимость без НДС. Если цифры не бьются, значит, в документе ошибка в суммах или ставке.

Как исправить уже проведённую накладную

Если накладную провели с ошибкой, способ зависит от того, на чьей стороне ошибка и внесена ли уже декларация по НДС.

Мелкая опечатка в своём документе (не затрагивает поставщика и отчётность) — откройте поступление и поправьте прямо в нём, затем перепроведите. Так можно менять количество, цену или счёт учёта, пока период не закрыт.

Ошибся поставщик в первичке. Он выставляет исправленный счёт-фактуру. В 1С на основании поступления создают документ «Корректировка поступления» с видом операции «Исправление в первичных документах». Старые движения сторнируются, встают верные.

Стороны изменили цену или количество по согласованию (пересортица, скидка задним числом). Поставщик оформляет корректировочный счёт-фактуру, а вы — ту же «Корректировку поступления», но с видом «Корректировка по согласованию сторон». Разница по НДС попадёт в книгу покупок или книгу продаж в зависимости от направления изменения.

Корректировку создавайте строго из исходного документа кнопкой Создать на основании → Корректировка поступления. Так программа подтянет все строки и свяжет документы между собой.

Частые ошибки при вводе накладной

Разберём, что чаще всего ломается, и как это поймать.

Сумма документа не равна накладной. Проверьте переключатель «НДС сверху / в сумме» и ставку в строках. Копеечные расхождения — почти всегда неверный способ ввода НДС.

НДС не идёт к вычету. Счёт-фактура не зарегистрирован или снят флажок «Отразить вычет в книге покупок». Откройте документ, нажмите Зарегистрировать и перепроведите.

Товар попал не на тот счёт. В карточке номенклатуры задан неверный вид — например, товар учтён как материал на 10. Поправьте счёт прямо в строке документа или настройте счета учёта номенклатуры.

Задвоение прихода. Накладную занесли дважды — остатки и задолженность удвоились. Перед повторным вводом проверьте список поступлений по поставщику и дате. Лишний документ пометьте на удаление, а не исправляйте «задним числом».

Неверная дата учёта. Дата документа ушла в закрытый период. Товар встанет на остатки не тем месяцем. Ставьте дату фактического принятия к учёту.

Отрицательные остатки при продаже. Если товар продали раньше, чем оформили поступление, появятся отрицательные остатки. Проводите накладную датой фактического прихода, до реализации.

Счёт-фактура датирован следующим кварталом. Тогда вычет по НДС встанет в следующий период — это допустимо, но убедитесь, что дата совпадает с бумажным документом и перенос вычета задуман, а не случаен.

Частые вопросы