УПД в 1С Бухгалтерии 3.0: оформляем продажу, принимаем входящий документ и правим ошибки

Отдельного документа «УПД» в 1С нет. Продажу по УПД оформляют документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), покупку — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Статус 1 или 2 программа определяет сама: выписан или зарегистрирован счет-фактура — значит, статус 1, нет — статус 2.

Бухгалтер обычно путается в двух местах. Распечатанный УПД вышел со статусом 2, хотя нужен 1. Или входящий УПД провели, а НДС к вычету не попал. Ниже по порядку: как ввести УПД в 1С с обеих сторон сделки, где настраивается печатная форма и как оформить исправление.

Статус УПД: от чего зависит учет в 1С

У универсального передаточного документа два статуса. Их смысл задан рекомендованной формой из письма ФНС № ММВ-20-3/96@.

Из этого правила следует вся логика ввода:

• 📤 Продавец на ОСНО выписывает счет-фактуру из реализации — и УПД печатается со статусом 1.
• 📤 Продавец на УСН счет-фактуру не выписывает — УПД печатается со статусом 2.
• 📥 Покупатель получил УПД со статусом 1 — регистрирует счет-фактуру в поступлении. Получил статус 2 — не регистрирует.

Как ввести УПД в 1С при продаже

Работаем в 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси».

Шаг 1. Создайте реализацию

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку Реализация и выберите вариант:
   • Товары (накладная, УПД) — отгрузка товаров;
   • Услуги (акт, УПД) — работы и услуги;
   • Товары, услуги, комиссия — смешанный состав.
3. Заполните шапку: дата, организация, контрагент, договор, склад.
4. На табличной части укажите номенклатуру, количество, цену. Ставку НДС программа подставит из карточки номенклатуры или из настроек организации.

Дата реализации — это дата отгрузки и дата УПД. Поставите дату оплаты или дату выставления счета — доход и НДС уйдут не в тот период.

Шаг 2. Проведите документ

После проведения в учете появятся записи:

Для услуг себестоимость в момент реализации не списывается: затраты закрываются в конце месяца.

Шаг 3. Выпишите счет-фактуру (только для статуса 1)

В подвале проведенной реализации есть строка про счет-фактуру и кнопка Выписать счет-фактуру. Нажмите ее — 1С создаст документ «Счет-фактура выданный» с той же датой и суммами.

Номер счета-фактуры совпадет с номером реализации. Так и должно быть: в УПД со статусом 1 один номер на оба документа.

Поступление по входящему УПД от поставщика

Шаг 1. Создайте поступление

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Кнопка Поступление → выберите Товары (накладная, УПД), Услуги (акт, УПД) или Товары, услуги, комиссия.
3. В шапке заполните поля Накладная № и от — сюда вносят номер и дату с бумаги поставщика. Дату самого документа в 1С ставьте датой получения товара.
4. Внесите строки так, как в УПД: количество, цену, ставку и сумму НДС. Если сумма НДС в строке разошлась с бумагой на копейку — поправьте ее вручную, чтобы совпасть с документом поставщика.

Шаг 2. Зарегистрируйте счет-фактуру

Это действие нужно только для УПД со статусом 1.

1. В подвале поступления найдите строку счета-фактуры.
2. Укажите номер и дату — те же, что у УПД.
3. Нажмите Зарегистрировать. Появится документ «Счет-фактура полученный».

Откройте его и проверьте две вещи:

• ✅ Код вида операции — для обычной покупки 01.
• ✅ Флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения — если стоит, вычет пройдет сразу при проведении. Если снят, вычет оформляют позже документом «Формирование записей книги покупок» в разделе Операции → Регламентные операции НДС.

Проводки для товаров:

• Дт 41.01 Кт 60.01 — стоимость без НДС;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — входящий НДС;
• Дт 68.02 Кт 19.03 — вычет НДС (при установленном флажке или после формирования книги покупок).

Для услуг вместо 41.01 будет счет затрат (20, 26 или 44), а НДС уйдет на 19.04.

Если УПД пришел по ЭДО

При подключенном 1С-ЭДО входящий УПД появляется в текущих делах ЭДО. Из него поступление создается автоматически, номенклатура поставщика сопоставляется с вашей один раз — дальше 1С запоминает соответствие. Счет-фактура полученный при статусе 1 тоже создается сам.

Подписывать входящий электронный УПД со статусом 1 нужно квалифицированной подписью, раз он выполняет роль счета-фактуры.

Печатная форма УПД: где взять и как настроить

Где найти печать

В проведенной реализации нажмите Печать и выберите Универсальный передаточный документ (УПД). Можно печатать и из списка: выделите несколько реализаций — получите пачку форм за один раз.

Статус в верхнем левом углу формы 1С ставит сама:

• есть выписанный счет-фактура — 1;
• нет счета-фактуры — 2.

Руками статус в печатной форме менять не нужно. Если он не тот — значит, в учете чего-то не хватает (см. раздел про ошибки).

Что подтягивается в форму и откуда

Если в форме пустая строка подписи — откройте карточку организации и заполните ответственных лиц на дату документа. Ответственные лица хранятся с датой: назначили нового директора с 1 июля — июньские УПД останутся с прежней подписью.

Факсимиле и логотип

В карточке организации есть раздел Логотип и печать. Туда загружают картинки печати и подписей. После этого в меню печати можно получить форму с факсимиле — удобно для отправки скана по почте. Для оригинала на бумаге факсимиле обычно не используют: без соглашения сторон его могут не принять.

Свой макет

Когда нужно изменить вид формы (добавить строку, поменять шрифт), правят макет: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке УПД, откройте, отредактируйте и сохраните.

Если нужна вообще другая форма — ее подключают как внешнюю печатную форму в том же разделе, через Дополнительные отчеты и обработки.

Исправленный УПД и УКД: что выбрать и как оформить

Ошибку в уже переданном УПД исправляют одним документом — «Корректировка реализации» у продавца и «Корректировка поступления» у покупателя. Создают его из исходного документа: Создать на основании → Корректировка реализации (или поступления).

В документе есть поле Вид операции. От него зависит и учет, и печатная форма.

Разница принципиальная:

• 🔧 Исправление — исходный документ был составлен неправильно. Корректировка проводится в периоде исходной реализации, НДС меняется в том же квартале через дополнительный лист книги продаж, если квартал закрыт.
• 🤝 Согласованная корректировка — исходный УПД верный, условия поменялись потом. Изменения отражаются текущим периодом, при уменьшении стоимости продавец принимает НДС к вычету по корректировочному счету-фактуре.

Порядок действий у продавца

1. Откройте исходную реализацию → Создать на основании → Корректировка реализации.
2. Выберите вид операции.
3. В табличной части 1С покажет значения «до» и «после». Исправьте колонки «после».
4. Проведите документ и выпишите счет-фактуру из его подвала — исправленный или корректировочный, в зависимости от вида операции.
5. Распечатайте нужную форму из меню Печать.

Покупатель делает то же самое в «Корректировке поступления» и регистрирует полученный исправленный или корректировочный счет-фактуру.

Проверка: УПД отражен в учете полностью

После ввода пачки УПД за месяц полезно сверить три места. Так ошибки всплывают до сдачи декларации, а не после требования из инспекции.

1. Книга продаж (Продажи → Отчеты → Книга продаж) — каждая реализация с УПД статуса 1 должна дать строку с тем же номером и датой. Нет строки — не выписан счет-фактура.
2. Книга покупок (Покупки → Отчеты → Книга покупок) — здесь ищите входящие УПД статуса 1. Отсутствие строки обычно значит, что вычет еще не оформлен.
3. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19 с разбивкой по контрагентам. Остаток по поставщику, у которого все УПД обработаны, — сигнал, что какой-то счет-фактуру забыли зарегистрировать или принять к вычету.

Для продавца на УСН книги продаж не будет. Достаточно сверить ОСВ по счету 62 с актами сверки покупателей.

Частые ошибки при вводе УПД в 1С

Частые вопросы