Как принять основное средство к учёту и запустить амортизацию в 1С

Ввести основное средство в эксплуатацию в 1С Бухгалтерии 3.0 — значит провести документ ОС и НМА → Поступление основных средств → Принятие к учету ОС. Он переносит стоимость со счёта 08.04.1 на 01.01, задаёт способ и срок амортизации, счёт затрат и ставит объект в график начисления. Амортизацию потом считает регламентная операция в закрытии месяца.

Частое заблуждение: «купил станок — провёл поступление — он уже основное средство». Нет. Поступление только собирает затраты на 08. Пока нет принятия к учёту, объекта нет ни на 01, ни в ведомости амортизации, и налог на имущество по нему программа не считает.

С какого момента объект становится основным средством

Правила задают два документа, и они не всегда совпадают по датам.

Бухгалтерский учёт — ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020. Капитальные вложения переводят в основные средства , когда объект готов к использованию так, как задумало руководство. Ждать фактического начала работы не нужно. Амортизация начинается с момента признания объекта. Учётная политика может закрепить начало с 1-го числа следующего месяца.

Налоговый учёт — ст. 256–259 НК РФ. Амортизируемое имущество — со сроком службы больше 12 месяцев и стоимостью больше 100 000 рублей. Амортизацию начисляют с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию.

Что из этого следует на практике:

• 📅 Дата документа «Принятие к учету ОС» — это дата, когда объект готов к работе. Её подтверждает акт приёмки-передачи или приказ.
• 💰 Объекты дешевле лимита из учётной политики (в бухучёте он не выше 100 000 рублей) можно сразу списать в расходы. Их принимают к учёту с другим порядком — без амортизации.
• 🧾 Регистрация прав на недвижимость больше не условие начала амортизации в налоговом учёте. Дата подачи документов на регистрацию значения не имеет.

Что подготовить до проведения документа

Документ принятия заполняется за пять минут, если заранее собраны три вещи.

1. Стоимость на счёте 08

Все затраты, которые входят в первоначальную стоимость, должны быть на 08.04.1 к дате принятия:

• 🚚 цена по накладной поставщика без НДС (вид операции поступления — «Оборудование»);
• 🔧 монтаж, доставка, пусконаладка — документом поступления услуг с отнесением на тот же счёт 08.04.1 и тот же объект;
• 💸 для ФСБУ 6/2020 — оценочное обязательство по будущему демонтажу, если оно есть.

Проверка: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 08.04.1, отбор по номенклатуре объекта. Конечное сальдо — это и есть будущая первоначальная стоимость.

2. Карточка в справочнике «Основные средства»

Справочник открывается из ОС и НМА → Основные средства. Создайте элемент заранее или прямо из табличной части документа. Заполните:

3. Решения по амортизации

До того как открыть документ, ответьте себе на вопросы:

1. Какой срок полезного использования в бухучёте (в месяцах)? По ФСБУ 6/2020 его определяет организация, классификатор только ориентир.
2. Какой срок в налоговом учёте? Он должен попасть в интервал амортизационной группы.
3. На какой счёт затрат относить амортизацию: 20.01, 25, 26, 44.01?
4. Нужна ли амортизационная премия в налоговом учёте? Это 10% стоимости, для 3–7 групп — до 30%.
5. Есть ли ликвидационная стоимость? Если объект продадут через пять лет за ощутимую сумму, её нужно заложить.

Документ «Принятие к учету ОС»: пошаговое заполнение

Откройте ОС и НМА → Принятие к учету ОС (группа «Поступление основных средств») и нажмите Создать. Документ разбит на вкладки, идём по порядку.

Шаг 1. Шапка и вкладка «Основное»

1. Дата — день готовности объекта по акту.
2. Вид операции — «Оборудование» для купленного готового актива, «Объекты строительства» для того, что собирали или монтировали на 08.03.
3. Внеоборотный актив — номенклатура или объект строительства, с которого переносится стоимость.
4. Счёт — 08.04.1 или 08.03. Программа подставляет его сама, сверьте с ОСВ.
5. Склад — нужен, если актив учитывался на складе (вид «Оборудование»).
6. МОЛ и местонахождение ОС — сотрудник и подразделение, где объект будет работать.
7. Способ поступления — покупка, строительство, вклад в капитал.

Шаг 2. Вкладка «Основные средства»

Добавьте объект из справочника. Если в одной поставке пришло три одинаковых компьютера, добавьте три разных элемента справочника — один объект, одна строка. Укажите инвентарный номер: 1С предложит следующий по порядку, его можно поправить.

Стоимость программа распределит по строкам автоматически из сальдо счёта. Если объектов несколько и цены разные, проверьте суммы вручную.

Шаг 3. Вкладка «Бухгалтерский учет»

• Порядок учёта — «Начисление амортизации». Для дешёвых объектов ниже лимита выбирают вариант со списанием стоимости при принятии.
• Начислять амортизацию — флажок включён.
• Способ — линейный в подавляющем числе случаев. Уменьшаемый остаток и пропорционально продукции тоже есть, но их выбор должен быть закреплён в учётной политике.
• Срок полезного использования — в месяцах, например 60.
• Счёт учёта — 01.01.
• Способ отражения расходов — элемент справочника, в котором задан счёт затрат (например, 20.01), подразделение и статья. Если нужного нет, создайте прямо из поля.

Шаг 4. Вкладка «Налоговый учет»

• Порядок включения стоимости в расходы — «Начисление амортизации».
• Срок полезного использования — обычно равен бухгалтерскому. Если отличается, разница уйдёт во временные разницы (ПР/ВР).
• Амортизационная премия — флажок и процент, если решили её применять.
• Специальный коэффициент — только для случаев из ст. 259.3 НК РФ.

На упрощённой системе налогообложения этой вкладки в привычном виде нет: вместо неё порядок признания расходов по УСН.

Шаг 5. Проведение и печать

Нажмите Провести. Затем Печать → Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1). Форма ОС-1 не обязательна, но как первичный документ подходит: у неё есть все нужные реквизиты, если её подписали.

Счета, проводки и график амортизации

После проведения документа программа делает такие записи:

Вычет НДС в документе принятия делается, только если в нём стоит соответствующая отметка. Если её снять, вычет заявляют позже через Операции → Формирование записей книги покупок.

Как считается сумма амортизации

Пример: станок за 360 000 рублей без НДС, срок 60 месяцев, линейный способ, ликвидационной стоимости нет.

• 360 000 / 60 = 6 000 рублей в месяц.
• Принят к учёту 18 марта — первая амортизация в регламентной операции за апрель.
• За год (апрель — декабрь, 9 месяцев) — 54 000 рублей.

Если ведёте налоговый учёт с премией 10%, в марте в расходы налогового учёта сразу уйдёт 36 000 рублей. База для налоговой амортизации станет 324 000, то есть 5 400 рублей в месяц. В бухучёте по-прежнему 6 000. Разница в 600 рублей ежемесячно — это временная разница, её программа покажет в ПР/ВР.

Если вы работаете в 1С:УНФ

В УНФ логика та же — объект собирается, затем принимается к учёту, амортизация считается при закрытии месяца. Различаются термины и глубина учёта.

• 🏷 Объекты ведутся в отдельном справочнике внеоборотных активов. Быстрее всего его найти строкой поиска по разделам — по слову «основные».
• 📄 Принятие к учёту делается отдельным документом принятия. Он же задаёт срок использования и способ отнесения амортизации на затраты.
• 📊 УНФ ведёт управленческий учёт. Отдельных вкладок бухгалтерского и налогового учёта, как в БП 3.0, там нет. Временных разниц и амортизационной премии в документе тоже нет.
• 🔁 Амортизация начисляется в обработке закрытия месяца — шаг по основным средствам должен пройти без ошибок.

Если организация на УНФ сдаёт полноценную бухгалтерскую отчётность, данные по ОС обычно переносят в 1С:Бухгалтерию синхронизацией. Тогда принятие к учёту и сроки проверяют в БП: именно там строится ведомость амортизации для баланса.

Как проверить, что амортизация начисляется правильно

Через месяц после принятия к учёту проведите закрытие месяца: Операции → Закрытие месяца. Нужная операция называется «Амортизация и износ основных средств».

Сверяйте три отчёта:

Признаки того, что что-то не так:

• ❌ объект есть на 01, а в ведомости амортизации нулевая сумма за месяц;
• ❌ на 08.04.1 остался хвост после принятия к учёту;
• ❌ амортизация упала не на тот счёт затрат или не в то подразделение;
• ❌ сумма в НУ отличается от БУ, хотя сроки одинаковые и премии нет.

Ошибки, которые всплывают через полгода

Это не ошибки заполнения полей, а решения, которые потом дорого исправлять.

1. Принятие в одном документе нескольких объектов на один элемент справочника. Три компьютера записаны как «Компьютер» с общей стоимостью. Продать или списать один из них корректно уже не получится.
2. Дата принятия по дате оплаты. Объект готов в феврале, оплатили в апреле — принимать нужно февралём. Иначе теряется два месяца амортизации и искажается налог на имущество для недвижимости.
3. Принятие недвижимости без налоговой базы. Для зданий нужно проверить параметры налога на имущество — кадастровую стоимость или среднегодовую. Эти параметры заполняют в настройках налога на имущество до первого расчёта авансов.
4. Исправление проведённого документа в закрытом периоде. Если декларация по прибыли за квартал уже сдана, правка даты или стоимости меняет отчётность. Изменение параметров на будущее делается отдельным документом, без исправления исходного.

Перед тем как перепроводить документы в закрытом периоде, сделайте резервную копию базы и согласуйте правку с главным бухгалтером.

Частые вопросы