Как настроить зарплатный проект в 1С ЗУП 3.1 и платить на карты

Справочник зарплатных проектов живёт в разделе Выплаты → Зарплатные проекты. Чтобы начать платить на карты, нужно завести там проект по договору с банком, назначить сотрудникам способ выплаты «на карту», открыть лицевые счета и дальше каждый месяц формировать Ведомость в банк с выгрузкой файла-реестра.

Перейти на зарплатный проект бухгалтер обычно решает, когда компания подписала договор с банком и больше не хочет возить наличные или делать платёжки на каждого сотрудника вручную. Разберём весь путь в 1С ЗУП 3.1 : от карточки проекта до подтверждения зачисления. Для 1С:Бухгалтерии 3.0 логика та же, только документы лежат в разделе Зарплата и кадры.

Что подготовить до создания проекта

Зарплатный проект в программе — это, по сути, электронное отражение договора с банком. Поэтому сначала соберите данные из самого договора и приложений к нему.

Понадобится вот это:

• 💳 номер и дата договора с банком;
• 🏦 БИК банка (по нему программа подтянет корсчёт и наименование);
• 📄 формат файла обмена — его задаёт банк (чаще всего это текстовый файл по стандарту «1С — Клиент банка» или собственный формат банка);
• 🔑 решение, как обмениваться: файлами через клиент-банк или напрямую через 1С:ДиректБанк, если банк его поддерживает.

Согласие сотрудника — не формальность. По статье 136 ТК РФ работник вправе сам выбрать банк для получения зарплаты и заявлением сменить его. Поэтому перевод на карты одного банка «всем принудительно» юридически уязвим: держите заявления сотрудников.

Создание зарплатного проекта в справочнике

Откройте Выплаты → Зарплатные проекты и нажмите Создать. В карточке заполните поля:

1. Наименование — произвольное, например название банка. Оно будет видно при выборе в ведомостях.
2. Банк — выберите из классификатора по БИК. Корсчёт и город подтянутся автоматически.
3. Номер и дата договора — строго как в документе от банка.
4. Система расчётов / тип карт — если банк выпускает карты конкретной платёжной системы, укажите её.
5. Файлы для обмена — формат выгрузки и загрузки. Здесь выбирается тот стандарт, который назвал банк.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Проект появится в списке и станет доступен для выбора в документах выплаты.

Проверьте реквизиты договора до первой выплаты: ошибка в номере договора или БИК приведёт к тому, что банк отклонит реестр целиком.

Как назначить выплату на карту сотрудникам

Создать проект мало — программе нужно знать, что зарплату этим людям платят именно через него. Способ выплаты задаётся на трёх уровнях, от общего к частному.

Самый частый сценарий — задать способ выплаты «Зачислением на карту (по зарплатному проекту)» на уровне организации и указать там созданный проект. Тогда он автоматически подставится всем, кому не задано личное исключение.

Если часть людей получает наличными через кассу или на карту другого банка, для них в карточке сотрудника на вкладке Выплаты, учёт затрат выберите индивидуальный способ и, при необходимости, другой зарплатный проект.

Открытие лицевых счетов сотрудников

Чтобы деньги дошли, в программе у каждого сотрудника должен быть привязан номер лицевого счёта (номер карты) в этом проекте. Есть два пути.

Через обмен с банком (рекомендуется). Создайте документ Заявки на открытие лицевых счетов (раздел Выплаты). Укажите организацию, зарплатный проект и подберите сотрудников. Проведите документ и по кнопке выгрузки сформируйте файл-заявку — это реестр людей, которым банк откроет карты. Передайте файл в банк.

Когда банк вернёт файл с открытыми счетами, загрузите его через документ Подтверждение открытия лицевых счетов. Программа сама разнесёт номера счетов по сотрудникам — вручную вбивать ничего не нужно.

Вручную. Если счёт у человека уже есть (например, сотрудник давно в банке), откройте его карточку, на вкладке Выплаты, учёт затрат найдите зарплатный проект и впишите номер лицевого счёта. Этот способ удобен для одного-двух человек, но для массового открытия он проигрывает обмену.

Порядок действий по шагам:

1. Собрать от сотрудников согласие и, если нужно, анкеты банка.
2. Создать Заявки на открытие лицевых счетов, подобрать людей, выгрузить файл.
3. Отправить файл в банк, дождаться ответного файла.
4. Загрузить ответ через Подтверждение открытия лицевых счетов.
5. Убедиться, что у сотрудников в карточке появился номер счёта.

Формирование ведомости в банк

Выплата через зарплатный проект оформляется документом Ведомость в банк (раздел Выплаты → Ведомости в банк). По нему программа собирает долг перед сотрудниками и готовит реестр на перечисление.

Как заполнить:

1. Нажмите Создать → Ведомость в банк.
2. Выберите месяц, организацию и зарплатный проект.
3. Укажите, что выплачиваем: зарплата за месяц, аванс, отпускные, расчёт при увольнении и т. д.
4. Нажмите Заполнить — таблица подтянет сотрудников этого проекта с суммами к выплате и удержанным НДФЛ.
5. Проверьте суммы и проведите документ.

В одной ведомости — один зарплатный проект. Если сотрудники разбиты по разным банкам, под каждый банк делаете отдельную ведомость.

Проведённая ведомость формирует движения по взаиморасчётам с сотрудниками: зафиксирована выплаченная сумма и дата. Пока ведомость не проведена, долг перед сотрудником в учёте остаётся непогашенным.

Выгрузка реестра и платёжное поручение

После проведения ведомости её нужно отправить в банк. Здесь два варианта в зависимости от того, как вы договорились обмениваться.

Выгрузка файла. В ведомости нажмите кнопку выгрузки в банк (Выгрузить файл / Обмен с банком). Программа сформирует файл-реестр в формате, который задан в карточке зарплатного проекта. Этот файл вы загружаете в клиент-банк и подписываете электронной подписью уже на стороне банка.

Прямой обмен. Если настроен 1С:ДиректБанк, реестр уходит прямо из ведомости по кнопке отправки — отдельный файл выгружать не нужно, статус обработки виден в самой программе.

Отдельно от реестра идёт платёжное поручение на общую сумму. Реестр — это разбивка «кому сколько», а платёжка — перевод банку единой суммы, которую он потом разносит по картам по вашему реестру. Платёжное поручение формируется в вашей бухгалтерской программе или в клиент-банке; в ЗУП его обычно не делают.

Когда банк зачислит деньги, он возвращает файл-подтверждение. Загрузите его документом Подтверждение зачисления зарплаты — так в программе зафиксируется, что выплата реально прошла, и по каким сотрудникам были отказы (например, закрытый счёт).

Цепочка документов целиком выглядит так:

Заявки на открытие лицевых счетов → Подтверждение открытия лицевых счетов → Ведомость в банк → выгрузка реестра → Подтверждение зачисления зарплаты.

Как проверить, что выплата прошла и закрыла долг

Выгрузить реестр — половина дела. Пока не пришло подтверждение от банка, в учёте выплата считается состоявшейся по дате ведомости, но фактического зачисления программа ещё не знает. Поэтому после каждой выплаты полезно свериться.

Что проверить:

• 📊 Задолженность по зарплате. Отчёт по долгу перед сотрудниками (раздел Зарплата / Выплаты, группа отчётов по зарплате) должен показать нулевой остаток по тем, кому выплатили. Остаток «висит» — значит, человек не попал в проведённую ведомость.
• 👤 По конкретному сотруднику. Если спорный случай один, откройте расчётный листок сотрудника за месяц: там видно начислено, удержано и выплачено. Строка «выплачено» должна совпадать с суммой из ведомости.
• 🔁 Подтверждение зачисления. После загрузки файла от банка в документе Подтверждение зачисления зарплаты видно, по кому зачисление прошло, а по кому банк вернул отказ.

Если суммы в отчёте по долгу и в ведомости расходятся, ищите причину не в зарплатном проекте, а в начислениях: чаще всего это доначисление или удержание, проведённое после того, как ведомость была заполнена. В этом случае ведомость нужно перезаполнить до выгрузки файла.

Типовые ошибки при работе с зарплатным проектом

Разберём то, что не очевидно из самих шагов и чаще всего ломает выплату.

Частые вопросы