Накладная от поставщика в 1С Бухгалтерии 3.0: от шапки документа до проводок и печати

Входящую товарную накладную в 1С Бухгалтерии 3.0 вводят документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → вариант «Товары (накладная, УПД)». В шапке указывают номер и дату с бумаги поставщика, контрагента, договор и склад, в табличной части — товары, количество, цену и НДС. После проведения 1С делает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01, а по счёту-фактуре — вычет НДС.

Поставщик привёз товар, на столе ТОРГ-12 или УПД, а остатки на складе в 1С не сходятся с фактом? Обычно виноваты три вещи: неверный договор, неправильный признак НДС и пустой счёт учёта. Ниже каждый шаг разобран так, чтобы накладная провелась с первого раза.

Что настроить в 1С до первой накладной

Если база новая, проверьте четыре вещи. Позже исправлять их придётся уже в проведённых документах.

1. 📦 Функциональность. Главное → Функциональность, вкладка «Запасы»: включите учёт по складам, если складов больше одного. Без этого поле «Склад» в документе не появится.
2. 📒 Учётная политика. Главное → Учетная политика: способ оценки запасов (ФИФО или по средней стоимости) и признак плательщика НДС. От режима налогообложения зависит, выделится ли НДС на счёт 19.
3. 🏷️ Справочник номенклатуры. Справочники → Номенклатура. Заведите группы «Товары», «Материалы», «Тара» и т. п. У каждой позиции заполните вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС.
4. 🧾 Счета учёта номенклатуры. Раздел Справочники, группа «Товары и услуги» → «Счета учета номенклатуры». Здесь правило: для какой группы или вида номенклатуры какой счёт подставлять. Подробно — в разделе про счета ниже.

Договор с поставщиком создайте сразу в карточке контрагента, на вкладке «Договоры». Вид договора — «С поставщиком». Договор с видом «С покупателем» в поступлении выбрать не получится: список отфильтрован по виду.

Создаём поступление: шапка товарной накладной

Документ один и тот же для ТОРГ-12, УПД и простой расходной накладной. Разница только в том, что вы отметите в подвале.

Дальше речь про БП 3.0. В УТ 11 логика та же, но вместо счетов учёта там аналитика по складам и видам запасов.

Заполните шапку строго по бумаге поставщика:

• Накладная № … от … — номер и дата из документа поставщика, а не ваши. Номер документа в базе 1С присвоит сама.
• Дата поступления — дата, когда товар фактически принят. Именно она станет датой проводок. Если поставщик выписал накладную 28-го, а машина пришла 2-го числа следующего месяца, ставьте 2-е.
• Организация — если в базе несколько юрлиц.
• Контрагент и Договор — договор подставится сам, если он у поставщика один.
• Склад — куда принят товар.

Если поставщик уже получал аванс, проверьте способ зачёта авансов (ссылка в шапке или на вкладке с расчётами). По умолчанию стоит «Автоматически» — 1С сама зачтёт предоплату по договору.

Табличная часть: номенклатура, количество, цена

Товары вносят на вкладке «Товары». Есть три способа.

Порядок для каждой строки:

1. Выберите номенклатуру. Если её нет — создайте прямо из поля выбора кнопкой Создать, не выходя из документа.
2. Введите количество в той единице, что в накладной. Если поставщик считает в коробках, а вы в штуках, пересчитайте или заведите единицу «коробка» с коэффициентом.
3. Введите цену. Сумма посчитается сама.
4. Проверьте ставку НДС: 20 %, 10 %, 0 % или «Без НДС». Ставка берётся из карточки номенклатуры, но поставщик на УСН выставит «Без НДС» — поменяйте вручную.

Как не ошибиться с НДС в сумме

Над табличной частью есть ссылка, где указано, как считается НДС: «НДС в сумме» или «НДС сверху». Нажмите на неё и выставьте так, как в накладной поставщика.

Пример. В ТОРГ-12 строка: 50 шт. × 1 200 руб. = 60 000 руб., НДС 20 % — 10 000 руб., всего 60 000 руб. Значит, цена уже с НДС, нужен режим «НДС в сумме». Если ошибочно стоит «сверху», 1С насчитает 60 000 + 12 000 = 72 000 руб., и долг поставщику завысится на 12 000.

Счета учёта и аналитика: куда ляжет товар

Колонки «Счёт учёта» и «Счёт НДС» в табличной части заполняются автоматически. Источник — регистр «Счета учета номенклатуры» в разделе Справочники. Посмотреть и поправить правило для конкретной позиции можно из её карточки, по ссылке «Счета учета».

Типовые счета для поступления запасов:

Расчёты с поставщиком идут на вкладке «Расчёты» (или в ссылке в шапке, в зависимости от релиза): обычно 60.01 для долга и 60.02 для авансов. Это тоже подставляется из настроек счетов расчётов с контрагентами.

Аналитика, которая важна для отчётов

• 🏬 Склад — субконто к 41.01 и 10.01, нужен для остатков по складам.
• 🔢 Партии — при ФИФО 1С ведёт партии по документам поступления. Поэтому удалять и перевводить старое поступление нельзя без перепроведения последующих продаж.
• 🌍 Номер ГТД и страна происхождения — колонки для импортного товара. Пустой номер ГТД по импорту потом вылезет при продаже в счёте-фактуре.

Проведение и проводки по накладной

Нажмите Провести и закрыть. Посмотреть, что получилось, можно кнопкой ДтКт (показать проводки и другие движения документа) в форме документа.

Для накладной на 60 000 руб., из них НДС 10 000 руб., при авансе поставщику 20 000 руб.:

Проверим арифметику: 50 000 + 10 000 = 60 000 руб. долга, минус аванс 20 000 — к оплате остаётся 40 000 руб.

Счёт-фактура и вычет НДС

Внизу документа есть поле «Счёт-фактура №… от …». Впишите номер и дату и нажмите Зарегистрировать. 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный».

Если пришёл УПД со статусом 1, он заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Отметьте в документе, что это УПД, и тоже зарегистрируйте счёт-фактуру — номер и дата будут те же, что у УПД. При статусе 2 УПД — это только первичка, вычета по нему нет.

Проводка Дт 68.02 Кт 19.03 делается одним из двух способов:

• 📌 сразу — если в счёте-фактуре стоит флажок отражения вычета в книге покупок датой получения;
• 🗓️ в конце квартала — документом «Формирование записей книги покупок» через помощник по учёту НДС.

Право на вычет даёт ст. 172 НК РФ: товар принят на учёт и есть корректный счёт-фактура или УПД.

Печать ТОРГ-12: где взять форму

Тут частая путаница. ТОРГ-12 оформляет продавец. Когда вы получаете товар, оригинал ТОРГ-12 у вас уже есть — его выписал поставщик, вы подписываете его и ставите отметку о приёмке.

Что печатают из 1С в зависимости от роли:

Если поставщик потерял накладную, а вам нужен экземпляр, его не печатают из поступления от имени поставщика. Запросите дубликат у продавца: подпись на нём ставит его сторона.

Форму ТОРГ-12 с 2013 года применять не обязательно. Ст. 9 закона № 402-ФЗ разрешает свою форму первички с обязательными реквизитами. На практике большинство поставщиков всё равно шлёт ТОРГ-12 или УПД, а 1С печатает обе формы.

Частые ошибки при вводе накладной

Ниже — то, что ломается чаще всего. Нажмите на симптом, чтобы увидеть причину.

Отдельно о дублях номенклатуры. Если товар «Бумага А4» заведён и как «Бумага A4» с латинской A, это две разных позиции, и остатки поделятся. Перед созданием новой карточки ищите по части названия или по артикулу.

Частые вопросы