Одна база — несколько фирм: где в 1С переключается организация
Содержание
В 1С 8.3 организацию выбирают в поле Организация в шапке документа, а чтобы она подставлялась сама, её делают основной: в 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Главное → Организации, выделите нужную строку и нажмите Использовать как основную. Отдельного «входа в организацию» нет: программа одна, фирмы в ней — строки справочника.
Типичная ситуация: бухгалтер ведёт ООО и ИП в одной базе, утром открывает выписку, а там чужая фирма. Значит, основная организация не та, или в журнале остался старый отбор. Ниже — как выбрать организацию в 1С правильно в каждом месте программы и что делать, если нужной фирмы в списке нет.
Как устроен выбор организации в 1С 8.3 «Такси»
В типовых конфигурациях на платформе 8.3 нет экрана «выберите фирму при запуске». Организация — это реквизит каждого документа и отбор в каждом отчёте. Поэтому выбор делают в трёх местах:
- 📄 в документе — поле
Организацияв шапке; - 📋 в журнале (список документов) — отбор по организации над таблицей;
- 📊 в отчёте — поле
Организацияв шапке отчёта.
Чтобы не переключать поле каждый раз, у пользователя есть основная организация. Она подставляется в новые документы и отчёты по умолчанию.
Почему поля «Организация» может не быть вовсе
Если в базе одна фирма, Бухгалтерия 3.0 прячет поле Организация в документах и отчётах: выбирать не из чего. Поле появляется, когда в справочнике больше одной действующей организации.
Если вы добавили вторую фирму, а поле так и не видно, закройте и заново откройте программу. Часть форм перечитывает настройки только при новом сеансе.
Где находится список организаций
| Конфигурация | Путь к справочнику |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Главное → Организации |
| 1С:ЗУП 3.1 | Настройка → Организации |
В других конфигурациях ищите справочник Организации через поиск по меню: в «Такси» строка поиска есть в панели разделов, наберите «Организации».
Основная организация: как выбрать фирму по умолчанию
Основная организация — личная настройка пользователя. У главбуха может быть основным ООО, у кассира — ИП. Настройка одного пользователя другим не мешает.
Способ 1. Из списка организаций (Бухгалтерия 3.0)
- Откройте
Главное → Организации. - Выделите нужную фирму курсором.
- Нажмите в командной панели
Использовать как основную. - Основная организация выделится в списке жирным шрифтом.
Это самый быстрый путь, на него уходит 10 секунд.
Способ 2. Через персональные настройки
В Бухгалтерии 3.0 откройте Главное → Настройки → Персональные настройки. В блоке основных значений для подстановки укажите основную организацию. Здесь же задают основное подразделение и склад, если они нужны.
Персональные настройки хороши тем, что видны все значения по умолчанию сразу. Если в новых документах «прилетает» не тот склад или не та фирма, начинайте поиск отсюда.
Что меняется после смены основной организации
- ✅ Новые документы создаются с новой фирмой.
- ✅ Новые отчёты открываются с отбором по ней.
- ❌ Уже созданные документы не меняются. Организация в них сохранена как реквизит.
- ❌ Отчёты, которые вы сохранили со своими настройками, могут хранить старую организацию в варианте настроек.
Выбор организации при создании документа
Когда вы создаёте документ, программа заполняет организацию по одному из правил. Порядок примерно такой:
| Как создан документ | Откуда берётся организация |
|---|---|
Кнопкой Создать из журнала с отбором по фирме | из отбора журнала |
Кнопкой Создать без отбора | основная организация пользователя |
Копированием (F9) | из документа-образца |
Создать на основании | из документа-основания |
| Загрузкой выписки, обменом с ЭДО или другой программой | из данных загрузки или настроек обмена |
Отсюда частая путаница. Вы скопировали прошлогоднюю реализацию ИП и не заметили, что поменяли только дату. Документ ушёл в учёт ИП, хотя основная у вас — ООО.
Как поменять организацию в уже созданном документе
- Откройте документ.
- Нажмите на поле
Организация. Начните набирать название — список отфильтруется по введённым буквам. - Если нужной строки нет в выпадающем списке, нажмите
Показать всеили клавишуF4. Откроется форма выбора со всем справочником. - Выберите фирму и проверьте поля, которые зависят от организации.
Какие поля проверить после смены:
- 🏦 банковский счёт — он принадлежит конкретной фирме, после смены его нужно выбрать заново;
- 📑 договор с контрагентом — в Бухгалтерии 3.0 договор привязан к организации, договор другой фирмы не подойдёт;
- 🧾 ставка НДС — у фирмы на УСН и фирмы на ОСНО она разная;
- 🔢 номер документа — нумерация ведётся по каждой организации отдельно, номер может потребовать перенумерации.
Если документ уже проведён и по нему сдана отчётность, смена организации меняет движения сразу у двух фирм. Не правьте документы в закрытом периоде без согласования с главбухом. Если стоит дата запрета изменения, программа просто не даст записать документ.
Отбор по организации в журналах и отчётах
Когда в базе несколько фирм, журналы без отбора показывают документы всех организаций вперемешку. Для работы с одной фирмой ставьте отбор.
Быстрый отбор над списком
В большинстве журналов Бухгалтерии 3.0 (банковские выписки, кассовые документы, реализации, поступления) над таблицей есть поле Организация. Выберите фирму — список сразу сократится. Очистить отбор можно крестиком в поле или комбинацией Shift+F4.
Удобная деталь: если отбор по фирме установлен, новые документы из этого журнала создаются сразу с нужной организацией. Основную организацию при этом можно не трогать.
Отбор через настройки списка
Если быстрого поля нет, откройте меню Ещё над таблицей и выберите пункт настройки списка, затем вкладку Отбор. Добавьте поле Организация, условие Равно и значение. Такой отбор сохранится для вашего пользователя.
Отбор, сохранённый в настройках списка, легко забыть. Если «пропали документы», первым делом проверьте строку отбора над таблицей и настройки списка.
Организация в отчётах
В оборотно-сальдовой ведомости, анализе счёта и других стандартных отчётах поле Организация стоит в шапке. Варианты:
- пустое поле — отчёт по всем организациям базы вместе;
- конкретная фирма — только её данные;
- флажок про обособленные подразделения (если есть в отчёте) — включает в отчёт данные подразделений, выделенных на отдельный баланс.
Для регламентированной отчётности выбор строже: каждая декларация и отчёт в Отчёты → Регламентированные отчёты создаётся по одной организации. Сама форма выбора отчёта показывает фирму в шапке — проверяйте её перед созданием нового отчёта.
Доступ пользователей только к своим организациям
Иногда задача обратная: сотрудник не должен видеть чужую фирму вовсе. В Бухгалтерии 3.0 это делается ограничением доступа на уровне записей.
Пошаговая настройка
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Включите флажок
Ограничивать доступ на уровне записей. - Перейдите в
Группы доступаи откройте группу, в которой состоит сотрудник, или создайте новую по нужному профилю. - На вкладке ограничений доступа у вида доступа
Организациивыберите режим «разрешены указанные» и добавьте разрешённые фирмы. - Запишите группу. Пользователю нужно перезапустить программу.
После настройки сотрудник видит в выпадающем списке и журналах только разрешённые организации. Документы других фирм для него словно не существуют.
Ограничение на уровне записей замедляет работу на больших базах, а первое включение может занять заметное время. Включайте его вне рабочего дня и проверяйте права на тестовом пользователе.
Если фирм в группе нет, а доступ нужен
Пустой список разрешённых организаций при режиме «разрешены указанные» означает, что сотрудник не видит ни одной фирмы. Тогда поле Организация в документе открывается пустым, а записать документ нельзя. Это не ошибка программы — это недонастроенная группа доступа.
Почему нужная организация не выбирается
Когда фирма есть в базе, но не появляется в поле выбора, причин немного. Пройдите их по порядку.
Обособленное подразделение тоже выглядит как организация
Подразделение на отдельном балансе в Бухгалтерии 3.0 заводится в справочнике Организации как отдельная строка с признаком обособленного подразделения. Поэтому в поле выбора вы увидите и головную фирму, и её подразделения.
Ошибка встречается часто: реализацию проводят на головную организацию, хотя отгружал филиал. Перед выбором смотрите на название полностью, а в справочнике дайте подразделениям понятные краткие имена, например «ООО Ромашка (Казань ОП)».
Как не путать фирмы в работе
- 🏷️ Давайте организациям короткие различимые названия: «Ромашка ООО» и «Иванов ИП», а не два одинаковых «ООО Ромашка».
- 📌 Каждому пользователю задайте свою основную организацию.
- 🔎 В журналах держите отбор по фирме, с которой работаете сегодня, и снимайте его в конце дня.
- 🔒 Сотрудникам, которые ведут одну фирму, ограничьте доступ остальными.
Если организаций много: удобные приёмы
Когда фирм в базе пять и больше, ручной выбор начинает отнимать время. Помогают три приёма.
Быстрый ввод по ИНН или части названия
В поле Организация начинайте вводить не полное название, а характерный кусок: «Ромаш» или «ИП Ив». Платформа ищет по вхождению в наименование. Чем короче и уникальнее краткие имена фирм, тем быстрее работает этот поиск.
Вариант списка под каждую фирму
Отбор по организации в журнале можно не выставлять каждое утро. Настройте список с отбором по нужной фирме и сохраните эти настройки списка под понятным именем. Утром останется выбрать готовый вариант, а не искать фирму в поле.
Если вы ведёте две-три фирмы, хватит быстрого отбора над таблицей. Варианты окупаются, когда фирм пять и больше, а журналов, в которых вы работаете ежедневно, несколько.
Отчёты с сохранённым вариантом
В отчёте выберите организацию, настройте показатели и сохраните вариант через Ещё → Сохранить вариант отчёта. Назовите его по фирме: «ОСВ — Ромашка». Так у вас будет готовый отчёт под каждую организацию.