Склады в 1С: где включить, как заполнить и подставлять в документы
Содержание
В 1С:Бухгалтерии 3.0 склад выбирается в шапке документа, в поле «Склад». Если такого поля нет, включите флажок Главное → Функциональность → Запасы → Несколько складов. Сами склады заводятся в справочнике Справочники → Товары и услуги → Склады. Чтобы склад подставлялся сам, назначьте его основным.
Обычно путаница начинается раньше выбора в документе. Товар пришёл на один склад, а продали его с другого. В оборотке по 41 счёту нет разреза по складам. Или поле «Склад» вовсе пропало. Основной пример здесь — Бухгалтерия предприятия 3.0. Управление торговлей 11 устроено иначе, ему отведён отдельный раздел.
Настройки учёта по складам в 1С: что включить до начала работы
В Бухгалтерии склады управляются двумя независимыми настройками. Их часто путают, хотя отвечают они за разное.
📦 Функциональность — «Несколько складов». Флажок на вкладке «Запасы» в Главное → Функциональность. Он отвечает за интерфейс: показывать ли поле «Склад» в документах и справочник складов. Пока флажок снят, программа работает с одним «Основным складом» и подставляет его везде молча.
📊 Настройка плана счетов — аналитика «по складам». Эта настройка решает, будет ли у счетов учёта запасов (41, 10, 43 и других) субконто «Склады». Открывается из Главное → Учетная политика, ссылка «Настройка плана счетов». В блоке учёта запасов ставится флажок «По складам (местам хранения)» и выбирается вариант:
| Вариант | Что хранит регистр бухучёта | Когда выбирать |
|---|---|---|
| По количеству | Только количество в разрезе складов, сумма — общая | Склады нужны для контроля остатков, себестоимость единая |
| По количеству и сумме | Количество и сумма по каждому складу | Нужна стоимость остатка по каждому складу, материально ответственные лица отчитываются суммой |
Если выбрать «По количеству», в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41 суммы в разрезе складов не появятся. Это не ошибка отчёта: программа их просто не хранит.
Решение принимайте в начале года или до ввода остатков. Если включить аналитику по складам посреди периода, уже проведённые документы останутся без склада. Их придётся перепроводить, а начальные остатки разнести по складам.
Перед перепроведением документов за закрытые периоды сделайте резервную копию базы . Перепроведение пересчитывает себестоимость и может изменить данные уже сданной отчётности.
Справочник «Склады»: создание и заполнение карточки склада
Путь к справочнику зависит от конфигурации:
| Конфигурация | Справочник | Где найти |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Склады | Справочники → Товары и услуги → Склады |
| Управление торговлей 11 | Склады и магазины | НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины |
В Бухгалтерии карточка склада простая. Главное поле, кроме наименования, — тип склада. От него зависит, как программа учитывает товар и какие документы доступны.
🏬 Оптовый. Обычный склад. Товар учитывается по покупной стоимости, по умолчанию на 41.01.
🛒 Розничный магазин. Автоматизированная точка: продажи известны по каждой позиции. Списание оформляется «Отчётом о розничных продажах» с перечнем проданного.
🏪 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ). Учёт ведётся в продажных ценах, по умолчанию на 41.12. Что продано, узнают по инвентаризации: остаток на начало плюс поступление минус остаток на конец.
Для розничного магазина и НТТ в карточке указывается тип цен. По нему программа берёт розничную цену при перемещении товара в точку и при оценке выручки. Если тип цен не задан или цены по нему не установлены, суммы в документах будут нулевыми.
Порядок создания:
- Откройте справочник складов и нажмите «Создать».
- Введите понятное наименование: «Склад Шушары», «Магазин на Ленина, 12». Названия вроде «Склад 2» через год никто не расшифрует.
- Выберите тип склада.
- Для розничных складов укажите тип цен.
- Запишите карточку.
Если складов больше десятка, разложите их по группам: «Оптовые», «Магазины», «Комиссия». Группу в документ выбрать нельзя, только конкретный склад, — зато поиск в форме выбора станет короче.
Счета учёта по складу. В Бухгалтерии счёт учёта товара может зависеть от склада или типа склада. Это настраивается в регистре «Счета учета номенклатуры»: в записи регистра есть поля склада и типа склада. Так, например, товар на розничном складе автоматически ложится на 41.02, а на оптовом — на 41.01. Эту настройку проверяют первой, когда «не тот счёт» подставляется в документе поступления.
Как выбрать склад в документах поступления и реализации
В документах Бухгалтерии склад указывается в шапке, один на весь документ. Если товар пришёл сразу на два склада, оформите два документа поступления или одно поступление и затем перемещение.
Где поле «Склад» есть:
- 📥 «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия»;
- 📤 «Реализация (акт, накладная, УПД)» с товарными строками;
- 🔁 «Перемещение товаров» — два поля, отправитель и получатель;
- 📝 «Требование-накладная», «Списание товаров», «Оприходование товаров », «Инвентаризация товаров»;
- 🧾 «Отчет о розничных продажах » — здесь выбирается склад розничного типа.
Склад по умолчанию
Каждый раз выбирать склад вручную неудобно. Программа подставляет его по такой логике:
- Если у пользователя назначен основной склад, в новый документ подставляется он.
- Если основной не назначен, а склад в базе один, подставляется этот единственный склад.
- Если складов несколько и основной не задан, поле остаётся пустым, и программа попросит заполнить его при проведении.
Назначить основной склад проще всего из списка: выделите склад и нажмите в командной панели «Использовать как основной». Выбранный склад выделяется в списке жирным. Настройка личная: у кладовщика основной склад один, у менеджера магазина — другой.
При копировании документа склад переносится из исходного, а не из настроек. Это частая причина того, что реализация «уехала» не с того склада: документ скопировали из прошлогоднего.
Что проверить, если склад изменили в проведённом документе
Склад можно поменять в уже проведённом документе. Документ перепроведётся, остатки перейдут на новый склад. Но если после него на старом складе уже были продажи этого товара, они окажутся проведены с минусовым остатком. Поэтому после такой правки:
- откройте оборотку по 41 счёту за период с группировкой по складам и найдите отрицательные остатки;
- выполните «Закрытие месяца » за период с исправлением, чтобы программа пересчитала себестоимость.
Перемещение товаров между складами в 1С
Документ «Перемещение товаров» находится в разделе Склад. В шапке два склада: откуда и куда. В табличной части — товары и количество.
Что произойдёт при проведении, зависит от типов складов и счетов учёта:
| Откуда → куда | Что делает документ |
|---|---|
| Оптовый → оптовый, счёт тот же | Меняет только субконто «Склады», сумма не меняется |
| Оптовый → розничный магазин (41.01 → 41.02) | Переносит товар между субсчетами по себестоимости |
| Оптовый → НТТ (41.01 → 41.12) | Переносит товар и доначисляет наценку до розничной цены по типу цен склада |
| Материалы со склада на склад (10.01) | Меняет склад у материала, если на счёте 10 включена аналитика по складам |
Несколько практических моментов:
- 🔢 Количество проверяйте по остатку. Кнопка подбора показывает остаток на складе-отправителе, если по складам ведётся количественный учёт. Подбирайте через неё, а не вводом наименования вручную.
- 🏷️ Цены для НТТ. До перемещения в неавтоматизированную точку установите розничные цены документом «Установка цен номенклатуры» на дату не позже даты перемещения. Иначе наценка будет нулевой.
- 🚚 Товары в пути. В Бухгалтерии перемещение мгновенное: товар списывается и приходуется одной датой. Если машина идёт три дня и это важно учитывать, оформите перемещение датой прибытия.
При учёте «по количеству» перемещение между оптовыми складами формирует проводку только с количеством. Суммы на складах в этом режиме не разделяются, и это ожидаемо.
Склады в Управлении торговлей 11: ордерная схема и настройки
В УТ 11 склады устроены богаче, чем в Бухгалтерии. Общие переключатели находятся в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там включают использование нескольких складов, складских помещений, ордерной схемы и адресного хранения.
Ключевой выбор в карточке склада — ордерная схема. Её включают отдельно для поступления и для отгрузки.
| Режим | Как оформляется приход | Кто работает |
|---|---|---|
| Без ордерной схемы | Документ поступления сразу приходует товар на склад | Менеджер вводит всё сам |
| Ордерная схема при поступлении | Сначала поступление (бухгалтерский документ), затем «Приходный ордер на товары» (фактическая приёмка) | Менеджер оформляет документ, кладовщик — ордер |
| Ордерная схема при отгрузке | Реализация, затем «Расходный ордер на товары» | Кладовщик подтверждает фактическую отгрузку |
При ордерной схеме склад в документе поступления и в ордере должен совпадать. Если менеджер исправил склад в документе после того, как кладовщик провёл ордер, ордер не «переедет» за ним. Появится расхождение между оформленным и фактически принятым. Его видно в рабочих местах кладовщика по приёмке и отгрузке.
Кроме того, в УТ 11 склад бывает розничным магазином — флажок в карточке. Через такой склад проходят чеки ККМ и отчёты о розничных продажах.
Не меняйте ордерную схему на складе, по которому есть незакрытые распоряжения: непроведённые ордера и неотгруженные реализации. Сначала закройте хвосты, затем переключайте.
Остатки по складам: отчёты и оборотно-сальдовая ведомость
В Бухгалтерии остатки по складам смотрят стандартными бухгалтерскими отчётами из раздела Отчеты.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту:
- Откройте
Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. - Укажите период и счёт, например 41.01.
- Нажмите «Показать настройки» и на вкладке группировки оставьте «Склады», при необходимости добавьте «Номенклатура».
- Включите флажок показа количества, если он выключен.
- Сформируйте отчёт.
Получится разрез «склад → товар» с остатками и оборотами. Чтобы проверить один склад, задайте отбор по субконто «Склады».
Анализ субконто — тот же отчёт Отчеты → Анализ субконто, но с другой стороны: выберите вид субконто «Склады» и увидите, на каких счетах числится имущество каждого склада. Удобно перед инвентаризацией: сразу видно и товары на 41, и материалы на 10.
Карточка счёта с отбором по складу показывает каждое движение. По ней ищут документ, который увёл остаток в минус.
В УТ 11 для складских остатков есть отдельные отчёты: «Ведомость по товарам на складах» и «Остатки и доступность товаров». Второй учитывает резервы и показывает не только физический остаток, но и сколько можно продать.
Почему склад не выбирается или подставляется не тот
Выберите симптом, который видите на экране:
Главное → Функциональность → Запасы. Включите его и переоткройте документ.Если не помогло. Когда остатки по складам расходятся с фактом и причина не находится, сделайте инвентаризацию. Документ «Инвентаризация товаров» по каждому складу заполнит учётные остатки, а кладовщик внесёт фактические. По результату программа предложит оприходовать излишки и списать недостачу . Учётные данные приведены к факту — дальше ищите, после какого документа начались расхождения, по карточке счёта.
Если ошибки в прошлых периодах, не правьте их «Операцией» вручную по складу. Исправьте исходный документ, перепроведите период и выполните закрытие месяца. Ручная проводка не пересчитывает себестоимость последующих продаж.