Выбор сотрудника в 1С ЗУП и Бухгалтерии: все способы найти нужного человека в списке
Содержание
Чтобы выбрать сотрудника в 1С, откройте справочник: в ЗУП 3.1 это Кадры → Сотрудники, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники. В списке начните печатать фамилию или табельный номер в строке поиска сверху — список тут же отфильтруется. Если выбираете сотрудника в документе (отпуск, больничный, премия), щёлкните поле Сотрудник и наберите первые буквы фамилии: 1С подставит совпадения.
Это базовый сценарий. Но когда однофамильцев несколько, человек уволен или работает в другом подразделении, простого набора фамилии мало. Ниже — поиск по ФИО и табельному номеру, отбор по структуре и организации, фильтрация по колонкам и что делать, когда нужный сотрудник в списке не находится вовсе.
Где хранятся сотрудники и чем они отличаются от физических лиц
В 1С два разных справочника, и путаница между ними — самая частая причина «не могу найти человека».
- Сотрудники — это запись о работе конкретного человека в организации. У сотрудника есть табельный номер, должность, подразделение, вид занятости.
- Физические лица — это сам человек: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. Одно физлицо может быть связано с несколькими сотрудниками (например, при работе по основному месту и совместительству — две записи «Сотрудник», но одно «Физическое лицо»).
В документах по зарплате и кадрам почти всегда выбирается именно сотрудник, а не физлицо. Физлицо выбирают реже — в заявлениях на вычеты, в данных для расчёта среднего, в персонифицированной отчётности.
Пути к спискам различаются по конфигурациям:
| Конфигурация | Справочник сотрудников | Справочник физлиц |
|---|---|---|
| ЗУП 3.1 | Кадры → Сотрудники | Кадры → Физические лица |
| Бухгалтерия 3.0 | Зарплата и кадры → Сотрудники | Зарплата и кадры → Физические лица |
Если в базе несколько организаций, вверху списка «Сотрудники» стоит выбор организации. Пока он установлен, вы видите сотрудников только этой компании — сотрудник из другой фирмы «пропадает» не из-за ошибки, а из-за отбора по организации.
Быстрый поиск по ФИО и табельному номеру
В интерфейсе «Такси» у каждого списка сверху есть строка поиска. Работает она просто: вводите текст — список сокращается до строк, где этот текст встречается в видимых колонках (фамилия, имя, табельный номер).
Несколько приёмов, которые ускоряют работу:
- Поиск по части слова. Не обязательно вводить фамилию целиком. «Ивано» найдёт и Иванова, и Иваненко.
- Поиск по табельному номеру. Если включена колонка с табельным номером, наберите его цифрами — найдёте человека, не вспоминая фамилию.
- Сброс поиска. Нажмите крестик в строке поиска или
Esc, чтобы вернуть полный список. - Поиск внутри списка клавишей
Ctrl+F. Открывает отдельную панель поиска по текущему списку — удобно, когда курсор уже в таблице.
Строка поиска ищет по тем колонкам, которые выведены в список. Если вы ищете по табельному номеру, а колонки с ним нет, поиск ничего не найдёт — сначала выведите колонку (как это сделать, ниже).
Поиск в списке и глобальный поиск (значок лупы в верхней части программы) — это разные механизмы. Строка над списком фильтрует именно этот список и работает всегда. Глобальный поиск по всей базе требует включённого полнотекстового поиска, иначе он не находит ничего.
Отбор по колонкам и настройка списка
Когда однофамильцев много, одного поиска по строке мало — нужен отбор по конкретному полю: подразделению, должности, виду занятости.
Самый быстрый способ — отбор прямо по колонке:
- Щёлкните правой кнопкой по ячейке с нужным значением (например, по названию подразделения).
- В контекстном меню выберите команду отбора по значению текущей колонки.
- Список покажет только строки с этим значением. Рядом появится значок активного отбора.
Более гибкая настройка — через меню Ещё в командной панели списка. Там собраны команды настройки списка: отбор по нескольким условиям сразу, сортировка и выбор видимых колонок. Через это же меню выводят колонку с табельным номером, датой приёма или подразделением, если её не видно.
Отборы в списке запоминаются для вашего пользователя. Если список открылся «пустым» или в нём не те люди — проверьте, не остался ли с прошлого раза активный отбор, и снимите его.
Для сортировки по алфавиту щёлкните по заголовку колонки «Сотрудник» — повторный щелчок меняет направление. Это помогает, когда в большой организации проще пролистать до нужной буквы, чем вспоминать точное написание.
Фильтрация по подразделению и организации
Отбор по структуре — ключевой приём для компаний с несколькими отделами и филиалами.
По организации. В списке «Сотрудники» селектор организации стоит вверху. Переключите его — и список покажет сотрудников нужной компании. Это не отбор, который можно случайно забыть: он виден всегда.
По подразделению. Здесь два варианта:
- Отбор по колонке «Подразделение» (правый щелчок → отбор по значению).
- Отбор через меню
Ещёс условием по полю «Подразделение» — удобно, когда нужно выбрать несколько отделов разом.
Если в вашей базе ведётся штатное расписание, помните: подразделение у сотрудника — это его текущее место работы по последнему кадровому документу. При переводе человека в другой отдел он «переедет» в списке автоматически после проведения приказа о переводе.
В 1С:Управление торговлей, Рознице и базовых торговых конфигурациях без модуля зарплаты справочника «Сотрудники» в кадровом смысле нет. Там есть пользователи и, в УТ, справочник физлиц для взаиморасчётов с подотчётниками — но выбор сотрудника для начисления зарплаты делается в ЗУП или в Бухгалтерии с зарплатным блоком.
Как найти уволенного сотрудника
Уволенные сотрудники из справочника не исчезают — иначе невозможно было бы считать средний заработок, формировать отчётность за прошлые периоды и готовить справки бывшим работникам. Запись остаётся, просто у неё появляется дата увольнения.
Чтобы найти уволенного:
- Откройте список
Сотрудникии снимите все отборы, которые могли скрыть часть записей. - Введите фамилию в строку поиска — уволенный найдётся так же, как действующий.
- Чтобы увидеть всех уволенных сразу, настройте отбор по полю с датой или статусом увольнения через меню
Ещё.
Отдельная ситуация — помеченные на удаление. Такие записи отображаются перечёркнутыми и бледными. Их можно скрыть или показать: команда управления видимостью помеченных объектов есть в меню Ещё. Если сотрудник помечен на удаление ошибочно, снимите пометку — выбирать помеченного на удаление в новых документах нельзя.
Не путайте «уволен» и «помечен на удаление». Увольнение — это кадровое событие, запись остаётся рабочей. Пометка на удаление — технический флаг для последующей чистки базы; помеченного сотрудника система в документы не пустит.
Выбор сотрудника внутри документов
В кадровых и зарплатных документах сотрудник выбирается в поле Сотрудник. Механизм отличается от работы со справочником.
Когда вы щёлкаете поле и начинаете печатать, 1С показывает список подходящих записей — это быстрый подбор по первым буквам. Выберите нужную строку мышью или стрелками и Enter.
Если подходящих много или вы хотите посмотреть полный список с колонками, откройте форму выбора кнопкой выбора в поле (значок в правой части поля). Откроется тот же справочник «Сотрудники», но в режиме выбора: здесь работают и строка поиска, и отборы по колонкам.
Важные особенности выбора в документах:
- Отбор по организации документа. Если в шапке документа указана организация, поле
Сотрудникобычно показывает только её сотрудников. Нужного человека нет в списке — проверьте организацию в шапке. - Документы массового начисления. В «Начислении зарплаты и взносов» сотрудников по одному не выбирают — табличная часть заполняется автоматически по кнопке
Заполнить. Ручной выбор нужен в адресных документах: отпуск, больничный, разовое начисление, кадровый перевод. - Выбор нескольких сотрудников. В документах, где начисление идёт списком (например, разовая премия на отдел), есть кнопка подбора — она открывает список, в котором отмечают сразу несколько человек и переносят в документ.
При открытии формы выбора 1С запоминает последних выбранных сотрудников и показывает их в начале — это заметно ускоряет работу, когда вы оформляете несколько документов подряд на одних и тех же людей. Не нужно каждый раз заново набирать фамилию: нужный человек уже стоит первым в истории выбора.
Ещё один приём для повторяющихся операций — копирование документа. Если нужно оформить однотипный документ на того же сотрудника, скопируйте существующий клавишей F9: сотрудник и большинство реквизитов подставятся автоматически, останется поправить даты и суммы.
Если в поле Сотрудник набранная фамилия не подставляется, а список выбора пуст — почти всегда дело в отборе по организации или в том, что человек ещё не оформлен документом приёма. Сотрудник без проведённого приёма в выбор по дате документа может не попадать.
Что делать, если сотрудник не находится
Разберём типичные ситуации, когда поиск не даёт результата, и причину каждой.
Короткий чек-лист, чтобы быстро локализовать проблему:
Технические особенности поиска в больших списках
В организациях на несколько тысяч человек поиск начинает «тормозить» или ведёт себя неожиданно. Несколько практических моментов.
Строка поиска ищет по видимым колонкам. Это не полнотекстовый поиск по всем реквизитам, а фильтр динамического списка. Поэтому поиск по полю, которого нет на экране, не сработает — выводите нужную колонку.
Полнотекстовый поиск — это про глобальную лупу, а не про список. Глобальный поиск (значок лупы вверху программы) ищет по всей базе и требует построенного полнотекстового индекса. Если индекс не актуален, свежие записи в глобальный поиск не попадают. Обновление и настройку индекса выполняет администратор — рядовому пользователю для выбора сотрудника из списка он не требуется.
Отборы ускоряют работу. Чем уже отбор (одна организация, одно подразделение), тем быстрее открывается и листается список. В крупной базе имеет смысл настроить отбор по своему подразделению и сохранить его — список будет открываться уже сокращённым.
Сохранение настроек списка. Выведенные колонки, сортировка и отборы запоминаются персонально. Если вы настроили удобный вид один раз, он сохранится к следующему открытию. Сбросить к стандартному виду можно через то же меню Ещё.