Аванс сотруднику, подотчётнику, поставщику и подрядчику: какие документы оформить в 1С и что проверить

Аванс в 1С выдают разными документами — в зависимости от того, кому идут деньги. Зарплатный аванс сотруднику — ведомостью с видом выплаты «Аванс» (Зарплата и кадры → Ведомости в банк в Бухгалтерии 3.0 или Выплаты → Ведомости в банк в ЗУП 3.1). Деньги под отчёт — документом «Выдача наличных» или «Списание с расчётного счёта» на счёт 71. Предоплату поставщику и подрядчику — «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику»: программа сама отнесёт сумму на 60.02, если долга перед контрагентом нет.

Дальше — пошагово по каждому случаю, с проводками, налогами и тем, что потом смотрит инспектор.

Кому выдают аванс и чем отличается учёт

Слово одно, а операции разные. От получателя зависит счёт, документ и налоги.

Аванс сотруднику в счёт зарплаты: пошагово

Трудовой кодекс требует платить зарплату не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Первая выплата и есть аванс. Сумму считают пропорционально отработанному в первой половине месяца времени — так советует Минтруд, и так безопаснее при проверке.

Шаг 1. Задайте способ расчёта аванса

В ЗУП 3.1 аванс задаётся сотруднику в кадровом документе — «Прием на работу» или «Кадровый перевод». В поле «Аванс» выбирают один из вариантов:

• 💰 фиксированной суммой — например, 25 000 руб. каждый месяц;
• 📊 процентом от тарифа — например, 40% оклада;
• 🧮 расчётом за первую половину месяца — программа считает по отработанным дням.

Для группы сотрудников способ меняют документом «Изменение аванса» — не нужно проводить кадровый перевод по каждому.

Даты выплаты аванса и зарплаты задаются в настройках организации: Настройка → Организации → карточка → Учетная политика и другие настройки. От них зависят сроки в отчётах и подсказки программы.

Шаг 2. Если аванс «расчётом» — начислите первую половину месяца

В ЗУП откройте Зарплата → Начисление за первую половину месяца, создайте документ, укажите месяц и нажмите «Заполнить». Программа посчитает начисления по табелю за 1–15 число. Проверьте больничные и отпуска: за эти дни аванс не начисляется.

Пример. Оклад 60 000 руб., в месяце 22 рабочих дня, на первую половину приходится 11. Аванс = 60 000 × 11 / 22 = 30 000 руб.

Шаг 3. Создайте ведомость

В новой ведомости:

1. Укажите месяц, за который платите.
2. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
3. Нажмите «Заполнить» — подтянутся сотрудники и суммы.
4. Сверьте суммы с ожиданием. Если кто-то в отпуске за свой счёт с начала месяца — уберите строку или поправьте сумму.
5. Проведите ведомость и выгрузите файл для зарплатного проекта, если работаете через банк.

Шаг 4. Отразите фактическую выплату

Ведомость сама по себе — только распоряжение. Деньги уходят другим документом:

• через банк — «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы»: Дт 70 Кт 51;
• из кассы — «Выдача наличных» с видом «Выплата заработной платы по ведомостям»: Дт 70 Кт 50.01.

Если зарплату ведут в ЗУП, а платят из Бухгалтерии, ведомости переходят в БП синхронизацией. Списание создавайте в БП на основании ведомости — так строки не задвоятся.

НДФЛ и взносы с аванса

С аванса по зарплате НДФЛ не удерживают. Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Налог удерживают при выплате второй части.

Продолжим пример: начислено 60 000 руб., НДФЛ 13% — 7 800 руб. Вторая выплата = 60 000 − 30 000 − 7 800 = 22 200 руб.

Страховые взносы начисляют с суммы начисленной зарплаты в конце месяца, на аванс отдельно их не считают.

Деньги под отчёт: аванс на расходы

Аванс подотчётному лицу — это не доход сотрудника, а деньги компании, за которые он отчитается.

Как оформить выдачу

1. Получите основание: заявление сотрудника или приказ руководителя. Это требование порядка кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У).
2. Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
3. Вид операции — «Выдача подотчётному лицу». Укажите сотрудника и сумму, например 15 000 руб.
4. Проведите документ и распечатайте расходный кассовый ордер: Дт 71.01 Кт 50.01.

На корпоративную карту или личную карту сотрудника деньги перечисляют «Списанием с расчётного счёта» с видом «Перечисление подотчётному лицу»: Дт 71.01 Кт 51. В назначении платежа укажите, что это подотчётные суммы, — иначе банк и налоговая могут принять перевод за доход.

Как закрыть

Сотрудник отчитывается документом «Авансовый отчёт» в разделе Банк и касса. На вкладке «Авансы» укажите документ выдачи, на вкладках «Товары», «Оплата», «Прочее» — расходы с чеками. Перерасход возвращают сотруднику, остаток он сдаёт в кассу.

Предоплата поставщику и НДС с аванса выданного

Шаг 1. Перечислите деньги

1. Банк и касса → Банковские выписки → «Списание».
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Выберите контрагента, договор и сумму, например 122 000 руб. с НДС.
4. Счета расчётов подставятся из договора: 60.01 — для расчётов, 60.02 — для авансов. По умолчанию программа зачитывает аванс автоматически.
5. Проведите: если долга перед поставщиком нет, проводка будет Дт 60.02 Кт 51.

Если по договору уже есть долг 50 000 руб., из 122 000 руб. программа отнесёт 50 000 на 60.01 (погашение), а 72 000 — на 60.02 (аванс).

Шаг 2. Решите, брать ли вычет НДС с аванса

Покупатель на ОСНО вправе, но не обязан принять к вычету НДС с перечисленной предоплаты (п. 12 ст. 171 НК РФ). Нужны три условия (п. 9 ст. 172 НК РФ):

• ✅ счёт-фактура продавца на аванс;
• ✅ документ на перечисление предоплаты;
• ✅ договор, где предусмотрена предоплата.

Если вычет нужен, зарегистрируйте полученный от поставщика счёт-фактуру на аванс. Удобнее всего — из списания: «Создать на основании → Счет-фактура полученный». Номер и дату перепишите из документа поставщика.

Пример. Предоплата 122 000 руб., ставка 22% (действует с 2026 года, раньше было 20%). НДС = 122 000 × 22 / 122 = 22 000 руб.

Вычет отражается регламентным документом «Формирование записей книги покупок» (Операции → Регламентные операции НДС): Дт 68.02 Кт 76.ВА — 22 000 руб.

Шаг 3. Восстановите НДС при поступлении товара

Когда товар пришёл, вы принимаете к вычету НДС уже по отгрузочному счёту-фактуре. Налог с аванса нужно восстановить, иначе вычет будет двойным (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

1. Оформите «Поступление (акт, накладная, УПД)» — аванс зачтётся автоматически: Дт 60.01 Кт 60.02.
2. В конце квартала проведите «Формирование записей книги продаж». Он восстановит НДС с аванса: Дт 76.ВА Кт 68.02.

Не пропускайте восстановление: инспекция видит его отсутствие по сопоставлению книг покупок и продаж.

Аванс подрядчику за работы и услуги

Для подрядчика-организации или ИП порядок тот же, что с поставщиком: списание с видом «Оплата поставщику» и счёт 60.02. Разница — в закрытии.

• 🛠 Работы принимают документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом «Услуги (акт, УПД)».
• 📎 По ссылке «Расчеты» в документе виден способ зачёта аванса: автоматически, по конкретному документу или не зачитывать. Для поэтапных договоров выбирайте «по документу» — чтобы зачесть именно аванс по этому этапу.
• 🧱 Строительно-монтажные работы для своих нужд и капитальные вложения отражают через счёт 08, остальные услуги — сразу на 20, 25, 26 или 44.

Подрядчик — физлицо по договору ГПХ

Здесь всё иначе. Для вознаграждения по договору подряда датой получения дохода считается день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, НДФЛ удерживают с каждого аванса.

Пример. Аванс по договору 50 000 руб. НДФЛ 13% = 6 500 руб. На руки — 43 500 руб.

В ЗУП договор подряда оформляют отдельным документом, а выплату — ведомостью. В Бухгалтерии без ЗУП удобнее перечислить аванс списанием с видом «Прочее списание» на счёт 76 и вручную отразить удержанный налог. Страховые взносы начисляют с вознаграждения по акту, а не с аванса.

Настройки, которые избавят от ручной работы

Пара настроек экономит часы на закрытии месяца.

• ⚙️ Счета расчётов по договорам. В списке Справочники → Покупки и продажи → Счета учета расчетов с контрагентами можно задать 60.01/60.02 и 62.01/62.02 для всех договоров или отдельных видов. Тогда авансы разносятся без правки каждого платежа.
• 📅 Регламентные операции НДС. Помощник закрытия месяца в Бухгалтерии сам подсказывает, когда сформировать записи книг покупок и продаж. Не пропускайте эти шаги в «Закрытии месяца» за последний месяц квартала.
• 👥 Способ расчёта аванса в ЗУП. Выберите один способ для всех («расчётом за первую половину месяца») — тогда больничные и отпуска первой половины автоматически снизят аванс, и не будет переплат.
• 🏦 Зарплатный проект. Подключите обмен с банком: ведомость выгружается файлом, а подтверждение банка загружается обратно и закрывает выплату.
• 💵 Лимит наличных между организациями. По одному договору с другой организацией или ИП наличными можно заплатить не больше 100 000 руб. (Указание Банка России № 5348-У). Крупную предоплату — только безналом.

Что проверить перед отчётностью и что смотрит налоговая

Перед сдачей отчётов сверьте авансы по отчётам Бухгалтерии.

Что обычно интересует инспектора:

• 🔍 НДС. Вычет с аванса без восстановления после поставки. Налоговая сопоставляет вашу книгу покупок с книгой продаж поставщика и с вашими же записями о восстановлении.
• 🔍 6-НДФЛ. Аванс по зарплате, выплаченный в последний день месяца, без удержания налога. По ГПХ — аванс без НДФЛ.
• 🔍 Подотчёт. Длинные «зависшие» суммы на 71 могут переквалифицировать в доход сотрудника.
• 🔍 Предоплата без поставки. Авансы, которые годами висят на 60.02 у фирмы, исключённой из ЕГРЮЛ, проверяют как возможный вывод денег. Такую дебиторку списывают по сроку исковой давности.

Ошибки при выдаче авансов, которые встречаются чаще всего

• ❌ Аванс поставщику проведён с видом «Прочее списание». Сумма ушла не на 60.02, зачёт при поступлении не сработает. Исправьте вид операции в самом документе и перепроведите его.
• ❌ В договоре не указана предоплата, а вычет НДС взяли. Без этого условия вычет снимут. Если договора нет вовсе, вычет с аванса не принимайте.
• ❌ Аванс перечислен по одному договору, а поступление — по другому. Программа не зачтёт аванс: на 60.02 и 60.01 по контрагенту появятся встречные остатки. Перевыберите договор в поступлении или оформите «Корректировку долга».
• ❌ Ведомость на аванс создана, а списание — вручную, без ссылки на неё. Сотрудник в ЗУП числится как неполучивший, долг висит. Создавайте списание на основании ведомости.
• ❌ Аванс сотруднику за первую половину больше, чем он заработает за месяц. Например, при больничном во второй половине. На 70 возникает переплата. Неотработанный аванс работодатель вправе удержать по ст. 137 ТК РФ, но не позже месяца со дня окончания срока его возврата и только если сотрудник не оспаривает удержание. Проще не допускать переплаты.