Выдача подотчётных сумм в 1С:Бухгалтерии 3.0 — из кассы, на карту и денежными документами

Чтобы выдать деньги под отчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы, нажмите Выдача и выберите вид операции «Выдача подотчетному лицу». Укажите сотрудника в поле «Получатель», сумму и основание, затем проведите документ. Программа сформирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01 и распечатает расходный кассовый ордер по форме КО-2.

Типичная ситуация: менеджер едет за канцелярией и картриджами, директор подписал приказ на 15 000 ₽, кассир ждёт РКО. Чтобы выдача подотчётных средств прошла чисто, нужны три вещи: бумажное основание, правильный вид операции в документе и сверка сальдо по счёту 71 после проведения.

Что подготовить до выдачи подотчётных денег

Документ в 1С создаётся за минуту. Время уходит, когда не хватает справочников или бумажного основания. Проверьте заранее.

В программе:

• 👤 Сотрудник есть в справочнике «Физические лица» (Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица). Подотчётник в 1С — именно физлицо, а не контрагент. Заполните паспортные данные: они попадут в строку «По» печатной формы РКО.
• 🏢 В карточке организации указаны ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер, кассир. Их подписи подставляются в РКО. Если поля пустые, ордер печатается с пустыми расшифровками.
• 💰 В кассе есть остаток на дату выдачи. Посмотрите оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 или кассовую книгу. Если наличные только что сняли с расчётного счёта, приходный кассовый ордер на поступление должен быть проведён раньше по времени.

На бумаге:

• 📝 Заявление сотрудника или распорядительный документ организации (приказ, распоряжение). С 2017 года по правилам Указания № 3210-У можно выбрать любой из двух вариантов. В документе — сумма и срок, на который выдаются деньги.
• 🗓 Срок отчёта. Сотрудник отчитывается авансовым отчётом в течение трёх рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу.

Шаг 1. Создаём расходный кассовый ордер на выдачу под отчёт

Выдача из кассы оформляется документом «Выдача наличных». В печатной форме это расходный кассовый ордер.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите кнопку Выдача. Откроется новый документ «Выдача наличных».
3. В поле «Вид операции» выберите «Выдача подотчетному лицу».
4. Проверьте дату. Она определяет, в какой день деньги уйдут из кассы и на какую дату вырастет долг сотрудника.
5. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в поле «Организация».

Вид операции выбирайте первым. От него зависит набор полей и счёт дебета. При «Выдаче подотчетному лицу» программа ставит счёт расчётов 71.01, а получателем предлагает физическое лицо.

Шаг 2. Как заполнить получателя, сумму и основание выдачи

Шапка документа после выбора вида операции выглядит так:

Внизу формы, в блоке реквизитов для печати, заполните:

• «Выдать» — ФИО в дательном падеже. Программа подставит его из справочника, при необходимости поправьте вручную.
• «Основание» — коротко и по делу: «Под отчёт на хозяйственные нужды, заявление от 07.10» или «Под отчёт на приобретение канцтоваров, приказ № 54 от 07.10».
• «Приложение» — реквизиты заявления или приказа, если хотите видеть их в ордере.
• «По документу» — данные паспорта. Подтягиваются из карточки физлица. Если поле пустое — значит, в карточке нет документа, удостоверяющего личность.

Основание читают проверяющие. Формулировка «под отчёт» без цели и ссылки на документ — повод для вопросов, особенно если сумма потом не возвращена и не подтверждена.

Шаг 3. Проведение документа и проводки по счёту 71

Нажмите Провести и закрыть. После проведения документ формирует одну проводку:

Чтобы посмотреть движения, откройте документ и нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок «ДтКт» на командной панели).

Где проверить, что выдача отразилась верно:

• 📊 ОСВ по счёту 71 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 71). По дебету у сотрудника должна появиться сумма выдачи. Это его долг перед организацией.
• 📒 Кассовая книга (Банк и касса → Касса → Кассовая книга). Выдача должна попасть в лист за этот день.
• 🧾 Карточка счёта 71.01 с отбором по физлицу — когда нужна вся история: выдачи, авансовые отчёты, возвраты.

Если в ОСВ у сотрудника появляется кредитовое сальдо по 71.01 — организация ему должна. Обычно это перерасход по авансовому отчёту, который ещё не выплатили.

Ограничения и лимиты подотчётных сумм

Закон не ограничивает размер одной выдачи под отчёт. Ограничения возникают в других местах, и 1С их не контролирует сама — следите вручную.

Можно ли выдать новый аванс, если старый не закрыт? Можно. Требование полностью погасить предыдущий долг убрали из Указания № 3210-У в 2017 году. Программа тоже не запрещает новую выдачу при дебетовом сальдо по 71.01. Но копить долги на сотруднике плохая практика: каждая незакрытая сумма — риск спора с налоговой.

Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги, их можно удержать из зарплаты. Работодатель должен принять решение об удержании не позднее месяца со дня окончания срока возврата, и сотрудник не должен оспаривать основания и размер (ст. 137 ТК РФ). Удержание за одну выплату — не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Невозвращённая сумма, по которой работодатель простил долг, может стать доходом сотрудника для НДФЛ — этот вопрос решайте с главным бухгалтером.

Другие способы выдать деньги под отчёт

Касса — не единственный путь. Многие компании отказались от наличных и перечисляют подотчётные суммы на карту.

Перечисление подотчётных сумм на карту сотрудника

1. Создайте платёжное поручение: Банк и касса → Банк → Платежные поручения → Создать.
2. Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу».
3. Получатель — физлицо. Банковский счёт сотрудника должен быть заведён в его карточке.
4. В назначении платежа укажите, что это подотчётная сумма, а не зарплата: «Перечисление под отчёт на хозяйственные нужды, НДС не облагается».
5. После выгрузки платёжки в банк и загрузки выписки появится документ «Списание с расчетного счета» с тем же видом операции. Именно он формирует проводку Дт 71.01 Кт 51.

Не путайте назначение платежа: если банк или налоговая увидят перечисление на карту без пометки «под отчёт», его могут принять за доход сотрудника.

Выдача денежных документов

Если сотрудник получает не деньги, а уже оплаченные билеты или топливные карты с номиналом, оформляйте «Выдачу денежных документов» в разделе Банк и касса → Касса. Учёт идёт на субсчёте 50.03, в авансовом отчёте такие документы отражаются на отдельной вкладке.

Что происходит после выдачи: авансовый отчёт и возврат остатка

Выдача — только половина операции. Долг на счёте 71.01 закрывается тремя документами:

• 🧾 Авансовый отчёт (Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты). Сотрудник подтверждает расходы чеками, бухгалтер вносит их на вкладки документа. Проводки — в дебет счетов затрат или 60, кредит 71.01.
• 💵 Возврат неизрасходованного остатка — документ «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка Дт 50.01 Кт 71.01.
• 💸 Выплата перерасхода — снова «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» или перечисление на карту. Кредитовое сальдо по 71.01 закрывается.

Пример. Сотруднику выдали 15 000 ₽. Он купил канцтовары на 12 400 ₽ и вернул 2 600 ₽. Проверяем: 12 400 + 2 600 = 15 000. Сальдо по счёту 71.01 у сотрудника — ноль.

Если бы покупки стоили 16 200 ₽, организация была бы должна сотруднику 1 200 ₽ (16 200 − 15 000). Эту сумму выдают отдельным документом, и только после этого сальдо обнулится.

Ошибки при выдаче денег подотчётному лицу в 1С и как их исправить

Частые вопросы