Оформление командировки в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Командировочные в 1С складываются из двух выплат: оплаты рабочих дней по среднему заработку и возмещения расходов — суточных, проезда и проживания. Средний заработок считает документ Командировка (в ЗУП 3.1 — всегда, в Бухгалтерии 3.0 — если расчёт зарплаты ведётся в самой программе), а расходы закрывает Авансовый отчёт в бухгалтерской базе.

Выдать деньги вперёд можно до поездки — это аванс под отчёт, а не зарплата. Разберём весь путь: от приказа до возврата неизрасходованного остатка, с проводками и нормами суточных.

Документы-основания и где включить расчёт

С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание отменены. Для поездки достаточно приказа руководителя, а подтверждают её фактические документы: билеты, посадочные талоны, счёт гостиницы, чеки. Отчёт о проделанной работе компания может требовать своим локальным актом, но закон этого не обязывает.

Расчёт среднего заработка за дни командировки:

• 📌 1С:ЗУП 3.1 — функционал включён по умолчанию, документ Командировка доступен в разделе Зарплата и в разделе Кадры.
• 📌 1С:Бухгалтерия 3.0 — документ появляется, только если в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты выбрано, что расчёт больничных, отпусков и командировок ведётся в этой программе. Это допустимо при штате до 60 человек; при большем — зарплата рассчитывается в ЗУП, а в бухгалтерию переносятся готовые суммы.

В ЗУП проверьте, что в Настройка → Расчёт зарплаты не отключён соответствующий вид начисления. По умолчанию начисление «Командировка» предопределено и настройки обычно не требует.

Приказ о направлении в командировку

Приказ можно не создавать отдельным документом — его печатную форму формирует сам документ Командировка.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника и укажите даты начала и окончания поездки. Программа подставит рабочие дни по графику сотрудника — именно они оплачиваются средним заработком.
3. Поставьте флажок освобождения от работы на эти дни, если он не установлен автоматически.
4. При необходимости заполните поле места назначения и цели — они попадают в печатную форму.
5. Проведите документ и по кнопке Печать выберите форму приказа (Т-9).

В Бухгалтерии 3.0 путь аналогичный: Зарплата и кадры → Все начисления (или Командировки, если пункт выведен в раздел) → Создать → Командировка.

Унифицированная форма Т-9 с 2013 года необязательна — компания вправе утвердить свой бланк. Но форма из 1С соответствует Т-9, и её принимают без вопросов, поэтому менять её смысла нет.

Если в поездку едут несколько человек, на каждого оформляют отдельный документ Командировка — средний заработок у всех разный, объединить их в один приказ в программе не получится. Для группы удобнее подготовить один организационный приказ в произвольной форме вне 1С, а в базе провести персональные документы для расчёта оплаты.

Даты в документе должны совпадать с билетами: день отъезда и день приезда входят в срок командировки, даже если это выходные. Расхождение дат — частая причина отказа в возмещении при проверке.

Выдача аванса под отчёт

Перед поездкой сотруднику выдают аванс на расходы: суточные, проезд, проживание. Это не зарплата и не доход — пока деньги не подтверждены авансовым отчётом, они числятся долгом сотрудника на счёте 71.

Выдать можно наличными из кассы или переводом на карту. Основание — заявление сотрудника либо распоряжение руководителя с суммой и сроком. В 1С:Бухгалтерии выдачу оформляют так:

• 💵 Наличными — документ Выдача наличных (РКО) в разделе Банк и касса → Кассовые документы, вид операции «Выдача подотчётному лицу».
• 💳 На карту — документ Списание с расчётного счёта, вид операции «Перечисление подотчётному лицу».

Проводка выдачи:

Сумму аванса считают по смете: плановые суточные плюс ориентировочная стоимость билетов и гостиницы. Если точные цены неизвестны, берут с запасом — перерасход потом возместят, а остаток сотрудник вернёт.

Расчёт среднего заработка за дни командировки

За рабочие дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок — так требует статья 167 ТК РФ. Считается он по Постановлению № 922: берётся расчётный период 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки.

Документ Командировка делает расчёт автоматически. На вкладке с расчётом видно:

• расчётный период и сумму учтённых выплат;
• количество отработанных дней в периоде;
• средний дневной заработок;
• итоговое начисление за дни командировки.

Если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, программа берёт фактический период с даты приёма. Для новых сотрудников без отработанных дней средний заработок считается от оклада — это предусмотрено положением о среднем заработке.

Из расчётного периода автоматически исключаются дни, когда за сотрудником уже сохранялся средний заработок, и выплаты за них:

• 📅 отпуск (ежегодный, учебный);
• 🤒 больничный и декрет;
• ✈️ предыдущие командировки;
• ⏸️ простой и другие оплачиваемые периоды освобождения от работы.

Благодаря этому средний заработок не занижается периодами, когда человек фактически не работал. Премии в расчёт входят по правилам из учётной политики: годовые — с учётом фактически отработанного времени, ежемесячные — в размере начисленных в периоде.

Начисление формирует проводку:

Суточные в документе Командировка не начисляются — они относятся к расходам и проходят через авансовый отчёт.

Авансовый отчёт: расходы и суточные

Вернувшись, сотрудник сдаёт документы и составляет авансовый отчёт — обычно в течение трёх рабочих дней. В 1С:Бухгалтерии это документ Авансовый отчёт в разделе Банк и касса.

Заполнение по вкладкам:

1. Авансы — подберите документ, которым выдавали деньги. Программа подтянет выданную сумму.
2. Товары / Оплата / Прочее — внесите расходы. Проезд, проживание и суточные удобно отражать на вкладке Прочее: указываете документ-основание (билет, счёт), сумму, счёт затрат (26, 44, 20) и ставку НДС.
3. Если по гостинице или билетам есть счёт-фактура, укажите ставку НДС и реквизиты документа — программа выделит налог к вычету.

Проводки авансового отчёта:

Суточные — отдельная строка расхода. Их не нужно подтверждать чеками: они положены за каждый день поездки по норме, установленной в компании. Но у суточных есть налоговый лимит.

Нормы суточных и когда возникает НДФЛ

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — по России;
• 🌍 2500 ₽ в день — за границей.

Всё, что компания платит сверх этих сумм, облагается НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм — ими суточные не облагаются вообще). Например, при суточных 1000 ₽ по России сверхнормативными будут 300 ₽ в день — с них удержат НДФЛ и начислят взносы.

Отдельный случай — однодневная командировка. Если сотрудник уезжает и возвращается в тот же день по России, суточные ему не положены. По однодневной загранкомандировке выплачивают 50% установленной нормы. Вместо суточных при однодневных поездках компания нередко возмещает документально подтверждённые расходы — это закрепляют во внутреннем положении.

НДФЛ со сверхнормативных суточных удерживается при ближайшей выплате зарплаты и формирует проводку Дт 70 Кт 68.01. В 1С этот расчёт выполняется автоматически, если в авансовом отчёте суточные введены корректно, а норма задана в настройках.

Датой получения дохода по сверхнормативным суточным считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. От неё программа и отсчитывает период для удержания и перечисления налога, а сама сумма попадает в расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период.

Электронные билеты и расходы без документов

Электронный авиабилет подтверждают маршрут-квитанция и посадочный талон; железнодорожный — контрольный купон. Один билет без факта перелёта или поездки расходом не считается — поэтому посадочный талон хранят обязательно. При утере посадочного можно запросить у перевозчика справку о факте перевозки.

Если по какому-то расходу документов нет совсем (например, сотрудник потерял чек гостиницы), эту сумму нельзя принять в налоговые расходы и нельзя возместить без риска. Такие траты либо не компенсируют, либо компенсируют как доход сотрудника с удержанием НДФЛ.

Особенности загранкомандировки

При поездке за границу расходы в валюте пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчёта. Суточные за день пересечения границы считают по «заграничной» норме при выезде из России и по российской — в день возвращения.

Возврат остатка или доплата перерасхода

Итог авансового отчёта — разница между выданным авансом и подтверждёнными расходами. Возможны три исхода.

Возврат неизрасходованных денег оформляют документом Поступление наличных (ПКО) с видом операции «Возврат от подотчётного лица» либо Поступление на расчётный счёт. Доплату перерасхода — расходным кассовым ордером или списанием со счёта, так же, как выдавали аванс.

Остаток сотрудник возвращает в тот же трёхдневный срок, что и отводится на сдачу отчёта. Авансовый отчёт проводят после того, как решён вопрос с остатком: тогда сальдо по счёту 71 по этому сотруднику закроется в ноль, и по оборотно-сальдовой ведомости счёта 71 долга за ним не останется.

Частые вопросы