Накладная на отгрузку товара в 1С 8.3: от справочников до печати УПД

Накладная в 1С отдельным документом не создаётся. Её печатают из документа реализации: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Продажи → Документы продаж. Создаёте документ, заполняете покупателя и товары, проводите, а потом по кнопке Печать выбираете форму: ТОРГ-12 или УПД.

Выбор формы простой. ТОРГ-12 печатают, когда покупатель просит «классическую» товарную накладную и отдельный счет-фактуру. УПД со статусом 1 заменяет сразу оба документа, поэтому его выбирают чаще. Если вы без НДС, подойдёт УПД со статусом 2 — он работает как обычная накладная.

Что подготовить в базе до выписки накладной

Документ реализации тянет данные из справочников. Если они пустые, накладная выйдет с прочерками в реквизитах или вовсе не проведётся. Проверьте пять вещей.

• 🏢 Организация. ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт, руководитель и главный бухгалтер. Подписанты попадают в подвал ТОРГ-12 и УПД. Карточка — Главное → Организации.
• 🤝 Контрагент. Полное наименование, ИНН/КПП, адрес. Для ИНН есть кнопка автозаполнения по базе ФНС, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор с покупателем. Вид договора — «С покупателем». От договора зависят валюта, тип цен и порядок зачёта аванса.
• 📦 Номенклатура. Единица измерения с кодом ОКЕИ, ставка НДС, вид номенклатуры (товар или услуга). Код ОКЕИ печатается в накладной, без него графа будет пустой.
• 🏬 Склад и остатки. Товар должен быть оприходован: поступлением от поставщика или вводом остатков. Без остатка программа обычно не даст провести отгрузку.

Как выписать накладную в 1С: создаём документ реализации

Путь отличается по конфигурациям, а логика одна: список документов → «Создать» → вид операции.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация (или Создать) и выберите вид «Товары (накладная, УПД)».
3. Проверьте дату и организацию. Дата документа — дата отгрузки, по ней списывается товар.
4. Выберите Контрагента. Договор подставится, если он единственный; если нет — выберите вручную.
5. Укажите Склад, с которого отгружаете.
6. Заполните табличную часть (следующий раздел).
7. Нажмите Провести.

В 1С:Управлении торговлей 11

1. Откройте Продажи → Документы продаж и создайте «Реализацию товаров и услуг».
2. Заполните клиента, контрагента, соглашение или договор, склад.
3. Если работаете через заказы, удобнее создать реализацию «на основании» заказа клиента: товары, цены и скидки перенесутся из заказа.
4. Проведите документ.

Заполнение товаров, цен и НДС в накладной

Табличная часть «Товары» — главное в накладной. Здесь проще всего ошибиться, и эти ошибки потом попадают в печатную форму.

Добавить товары можно тремя способами:

1. Добавить — по одной строке.
2. Подбор — откроется список номенклатуры с остатками на складе. Отмечаете нужное, вводите количество, жмёте «Перенести в документ».
3. Сканер штрихкодов — если подключён, строки добавляются сканированием.

В каждой строке проверьте:

• 🔢 количество и единицу измерения;
• 💰 цену: подставляется из типа цен договора, при необходимости правится вручную;
• 🧾 ставку НДС: берётся из карточки номенклатуры;
• 📒 счета учёта (в БП 3.0): обычно 41.01 для товаров, 43 для готовой продукции. Колонка видна в списке «Счета учета» или на отдельной вкладке.

Цена может быть с НДС или без него. Это переключается по ссылке с типом цен и флажком «НДС в сумме» в шапке или подвале документа. Покупатель увидит одни и те же итоги, но разница в копейках при округлении возможна.

Какую накладную печатать: ТОРГ-12, УПД или транспортную

После проведения откройте меню Печать в документе. Список форм зависит от конфигурации и релиза, но основные есть везде.

Статус УПД 1 или 2 программа ставит сама по признаку счета-фактуры. Если счет-фактура зарегистрирован, будет статус 1.

ТОРГ-12 и УПД с 2013 года не обязательны: первичный документ можно оформлять по собственной форме, если в нём есть обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ. На практике удобнее согласовать с покупателем одну форму и печатать её всегда.

Как напечатать несколько копий сразу: в окне предпросмотра есть поле с числом копий. Для бумажного обмена обычно печатают два экземпляра — по одному каждой стороне.

Проведение накладной и проводки в бухучёте

Пока документ не проведён, это черновик. Товар не списан, долг покупателя не отражён. Кнопка Провести и закрыть делает и то и другое.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 реализация товаров даёт стандартный набор проводок:

Чтобы посмотреть движения, нажмите в документе кнопку ДтКт. Там видны проводки, а также записи регистров НДС и налогового учёта.

В УТ 11 бухгалтерских проводок нет. Документ двигает регистры: товары на складах, расчёты с клиентами, выручку и себестоимость. Проводки появятся в бухгалтерии, если базы связаны обменом.

Если накладную нужно исправить после проведения:

• 📝 текущий период не закрыт — откройте документ, поправьте, проведите заново;
• 🔒 период закрыт или отчётность сдана — делайте корректировку реализации или исправление (документ «Корректировка реализации», создаётся на основании), а не правку задним числом;
• 🗑️ документ создан по ошибке — снимите с проведения и пометьте на удаление.

Счет-фактура и передача накладной покупателю

Если печатаете ТОРГ-12 и вы плательщик НДС, нужен отдельный счет-фактура. В БП 3.0 в подвале реализации есть ссылка Выписать счет-фактуру. Нажмите её — документ создастся автоматически с той же датой и суммами.

Счет-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Срок установлен пунктом 3 статьи 168 НК РФ, а обязательные реквизиты — статьёй 169.

Как отправить накладную покупателю:

1. На бумаге. Печатаете два экземпляра, подписываете, ставите печать при необходимости. Второй экземпляр с подписью покупателя возвращается вам.
2. По почте как файл. В окне печати есть кнопка сохранения в PDF или отправки по e-mail. Юридической силы у скана нет, это копия для ознакомления.
3. Через ЭДО. Если подключена «1С-ЭДО» или другой оператор, в документе есть команда отправки электронного документа. УПД со статусом 1 подписывают квалифицированной электронной подписью, потому что он включает счет-фактуру.

Как проверить выписанные накладные отчётами

Раз в месяц полезно сверить, что все отгрузки проведены и нет «висящих» документов.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету для счёта 62 — долг каждого покупателя. Отрицательный остаток на 62.01 обычно значит, что аванс не зачёлся.
• 📦 ОСВ по счёту 41 — остатки товаров по складам. Красное сальдо означает, что отгрузили больше, чем оприходовали.
• 🧾 Книга продаж в разделе Отчеты — все ли реализации попали в книгу и есть ли по каждой счет-фактура.
• 🤝 Акт сверки взаиморасчётов в разделе Продажи — для согласования долга с покупателем.

В 1С:Управлении торговлей 11:

• раздел Продажи → Отчеты по продажам — выручка, валовая прибыль, продажи по клиентам и менеджерам;
• ведомость по расчётам с клиентами — неоплаченные отгрузки.

Ошибки при выписке накладной и что с ними делать

Большинство проблем всплывает при проведении. Сообщение выводится внизу формы документа, и по нему понятно, куда смотреть.

Частые вопросы