Выставление счёта на оплату покупателю в 1С

Счёт на оплату выставляют в разделе Продажи: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это документ «Счёт покупателю» (Продажи → Счета покупателям), в 1С:Управление торговлей 11 — «Счёт на оплату клиенту» (Продажи → Счета на оплату). Сам по себе счёт не формирует бухгалтерских проводок — это платёжный документ, который вы печатаете и отправляете покупателю, а уже на его основании вводите реализацию или фиксируете поступление денег.

Чтобы счёт заполнялся за пару минут и без ручной правки сумм, нужны три вещи: занесённый контрагент с договором, номенклатура с ценами и настроенный бланк с реквизитами организации. Ниже — как это устроено в типовых конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что проверить в справочниках до выписки счёта

Счёт собирается из уже заведённых данных. Если справочники пустые, вы будете вбивать реквизиты руками каждый раз и рискуете ошибиться в ИНН или цене.

• 👤 Контрагент. Карточка в справочнике Контрагенты. Минимум — наименование, ИНН/КПП, вид (юрлицо или ИП). Банковские реквизиты покупателя для счёта не обязательны, но пригодятся для сверки.
• 📄 Договор. Без договора счёт выписать можно, но для корректного учёта расчётов (счёт 62) лучше, чтобы договор с видом «С покупателем» был заведён. Валюта договора определяет валюту счёта.
• 📦 Номенклатура. Позиции из справочника Номенклатура. У каждой задаётся ставка НДС и, желательно, цена в регистре Цены номенклатуры (в УТ — виды цен).
• 🏦 Банковский счёт организации. Реквизиты, которые попадут в бланк для оплаты. Заводятся в карточке организации.

Где лежит документ счёта в разных конфигурациях

Название документа и путь к нему зависят от конфигурации. Чаще всего счёт выписывают в этих трёх:

Внутренняя логика у них разная. В 1С:Бухгалтерии счёт — это, по сути, печатная заготовка: он связывает заказ, оплату и реализацию, но в бухгалтерские регистры не пишет. В 1С:Управление торговлей счёт встроен в цепочку заказов и может резервировать товар. Дальше в статье разбираем на примере 1С:Бухгалтерии 3.0, отмечая отличия УТ там, где они есть.

Как создать документ «Счёт покупателю»

Откройте Продажи → Счета покупателям (в УТ — Продажи → Счета на оплату) и нажмите «Создать». Откроется форма нового счёта.

Заполните шапку:

1. Дата — по умолчанию текущая, при необходимости поправьте.
2. Контрагент — выберите покупателя из справочника. КПП и реквизиты подтянутся из карточки.
3. Договор — подставится, если у контрагента он один; при нескольких выберите нужный.
4. Организация — заполняется автоматически, если в базе ведётся учёт по одной организации.
5. Оплата до — срок действия счёта. Поле справочное, но его видит покупатель в печатной форме.

Номер счёту программа присваивает сама, по порядку в пределах года. Менять его вручную без необходимости не стоит: сквозная нумерация упрощает поиск и сверку с покупателем. Если ведёте учёт по нескольким организациям, к номеру добавляется префикс организации — это нормально.

Поле «Оплата до» задаёт срок, в течение которого счёт действителен. После этой даты цены и наличие товара можно пересмотреть. Срок виден покупателю в бланке и служит мягким напоминанием оплатить вовремя.

Счёт можно создать и быстрее — на основании другого документа. Если заказ уже оформлен реализацией или заказом покупателя, откройте его и выберите Создать на основании → Счёт покупателю. Тогда контрагент, договор и вся номенклатура с суммами перенесутся в счёт автоматически.

Заполнение табличной части и расчёт сумм

В таблице «Товары и услуги» подбирайте позиции кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — последний удобнее, когда позиций много: он показывает остатки и цены в одном окне.

Для каждой строки заполняется:

• Номенклатура — товар или услуга.
• Количество — число единиц.
• Цена — подставляется из вида цен по договору; можно задать вручную.
• % НДС — ставка из карточки номенклатуры (20%, 10%, «Без НДС», 0%).
• Сумма — считается как количество × цена, НДС выделяется автоматически.

Ключевой момент — как цена соотносится с НДС. По ссылке «НДС сверху» (или «Цена включает НДС») в правом верхнем углу таблицы выбирается режим:

Разберём на числах. Вы продаёте 10 единиц товара по цене 1 000 ₽ без налога, ставка 20%.

• В режиме «НДС сверху»: сумма без НДС 10 000 ₽, НДС 2 000 ₽, итог к оплате 12 000 ₽.
• В режиме «НДС в сумме» при той же цене 1 000 ₽: итог остаётся 10 000 ₽, но внутри выделяется НДС 1 666,67 ₽ (10 000 ÷ 120 × 20), а стоимость без налога — 8 333,33 ₽.

Разница в счёте — 2 000 ₽ на ровном месте. Поэтому режим сверяют с прайсом до печати, особенно когда цены подставляются из разных типов цен.

Внизу таблицы 1С показывает итог и сумму НДС. Сверьте их перед печатью: это те цифры, которые увидит и оплатит покупатель.

Печать счёта: бланк, логотип, печать и подпись

Нажмите «Печать → Счёт на оплату». Откроется печатная форма. На старте она выглядит пустовато — без логотипа и подписей. Всё это добавляется один раз в настройках организации, после чего подставляется в каждый счёт.

Откройте Главное → Организации, выберите организацию и перейдите по ссылке «Логотип и печать». Здесь загружаются картинки:

1. Логотип — изображение в верхней части бланка.
2. Факсимильная печать — скан печати организации (файл PNG или JPG).
3. Подпись руководителя и подпись главного бухгалтера — сканы подписей.

После загрузки картинок в печатной форме появится галочка/настройка «Печать и подпись» — включите её, и оттиск с подписями встанет в бланк. Готовый счёт сохраняется в PDF или сразу уходит на принтер.

Факсимиле подписи и печати на счёте юридически допустимо: счёт на оплату — это оферта (ст. 435, 437 ГК РФ), а не первичный учётный документ, строгих требований к подписи для него нет. Для накладных и актов правила строже.

Пару слов о самом бланке. 1С печатает счёт по типовому макету, и для большинства случаев этого достаточно. Если нужно изменить структуру бланка — добавить колонку, своё поле или текст оферты, — макет правят через расширение конфигурации , а не редактированием типовой формы напрямую. Это сохраняет изменения при обновлении программы. Для разовой правки текста проще сохранить счёт в табличный документ или PDF и дооформить его вне 1С.

Отдельно стоит включить вывод банковских реквизитов именно того счёта организации, с которого ждёте оплату. Если у организации несколько расчётных счетов, основной задаётся в её карточке, а конкретный можно выбрать в самом документе — тогда в бланк попадут нужные реквизиты для платёжки.

Что происходит после выписки: движения и связанные документы

Здесь кроется частое недопонимание. Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии не делает бухгалтерских проводок. Вы можете провести его — в учёте по счетам 62, 90, 51 ничего не изменится. Счёт нужен только для печати и для связи с последующими документами.

Реальные движения появляются на следующих шагах:

• 💰 Поступление оплаты. Когда деньги придут, вы загружаете банковскую выписку. Платёж от покупателя даёт проводку Дт 51 Кт 62 (или 62.02 — аванс). Счёт удобно указать как основание платежа.
• 📦 Реализация. На основании счёта вводится «Реализация (акты, накладные)». Вот она уже формирует Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), списывает себестоимость.
• 🧾 Счёт-фактура. Выставляется из документа реализации, а при необходимости — на аванс после оплаты.

В 1С:Управление торговлей 11 логика чуть другая: счёт на оплату может участвовать в резервировании товара и в контроле оплаты заказа, если в настройках продаж включён соответствующий статус. Но и там счёт — не бухгалтерский, а оперативный документ.

Чтобы увидеть, оплачен ли счёт, в списке Счета покупателям смотрите колонку с состоянием оплаты (она заполняется по связанным платежам) либо откройте по счёту отчёт Связанные документы через Ещё → Связанные документы. Там одной схемой видно всю цепочку: счёт → оплата → реализация → счёт-фактура. Это удобно, когда покупатель звонит и спрашивает, дошли ли деньги и отгрузили ли товар.

Если счёт так и не оплатили, никаких действий в учёте не требуется — проводок по нему не было, сторнировать нечего. Неоплаченный счёт можно пометить на удаление или просто оставить: на отчётность он не влияет.

Типичные ошибки при выставлении счёта

Разберём то, что реально мешает, — без повтора шагов выше.

Частые вопросы