Транспортная накладная в 1С:Бухгалтерии 8.3: от реализации до печати и ЭТрН

Транспортную накладную в 1С 8.3 выписывают отдельным документом «Транспортная накладная », который проще всего создать на основании проведённой реализации: кнопка «Создать на основании» в форме документа продажи. Программа сама перенесёт организацию, покупателя, товары и количество. Вам остаётся указать перевозчика, водителя, машину, адреса погрузки и выгрузки, проверить массу груза и распечатать форму или отправить её как электронную накладную (ЭТрН).

Есть два пути. Первый — бумажная ТрН: заполнили, распечатали в трёх экземплярах, подписали. Второй — электронная ЭТрН через оператора ЭДО: те же данные, но подпись квалифицированная и документ уходит в государственную систему электронных перевозочных документов. Заполнение в 1С у обоих путей одинаковое, разница начинается на этапе печати и отправки.

Где в 1С создать транспортную накладную и что выбрать основанием

Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». В других типовых конфигурациях логика та же: накладная строится от документа отгрузки.

Способ 1. На основании реализации (рекомендуемый)

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Найдите проведённый документ отгрузки и откройте его.
3. В командной панели нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная».
4. Откроется новый документ, где уже заполнены организация, грузополучатель и товары.

Так вы не перепечатываете позиции вручную и не ошибаетесь в количестве. Связь с реализацией видна в структуре подчинённых документов.

Способ 2. Из списка транспортных накладных

Если перевозка не связана с продажей (например, вы перемещаете товар на свой склад в другом городе или везёте давальческое сырьё), создайте документ из журнала транспортных накладных в разделе Продажи и заполните всё вручную. Если пункта в меню не видно, откройте Все функции или воспользуйтесь поиском по меню: введите слово «транспортная».

Шапка документа: номер, дата и роли сторон

В шапке проверьте три вещи.

• 📅 Дата. Ставьте дату фактической передачи груза перевозчику. Если реализация проведена задним числом, а машина пришла сегодня, накладная должна быть сегодняшней.
• 🔢 Номер. Программа присваивает его автоматически по своей нумерации. Номер ТрН не обязан совпадать с номером реализации.
• 🏢 Организация. При нескольких юрлицах в базе убедитесь, что выбрано то, от чьего имени идёт отгрузка.

Дальше назначают участников перевозки. Их три или четыре: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик и, если договор перевозки заключает не отправитель, заказчик перевозки. В 1С каждого выбирают из справочника Контрагенты. Поэтому заранее заведите карточку перевозчика с ИНН, КПП и юридическим адресом.

Грузоотправитель и грузополучатель: что проверить в реквизитах

Первые два раздела печатной формы — сведения об отправителе и получателе. В печать попадают данные из карточек контрагентов и организации, поэтому ошибки обычно сидят именно там.

Что должно быть заполнено:

• 🏷 полное наименование и ИНН;
• 📍 адрес — для юрлица юридический, для ИП адрес места жительства;
• ☎️ контактный телефон;
• 👤 для ИП — фамилия, имя, отчество.

Отдельно идут адрес погрузки и адрес выгрузки. Это не юридические адреса, а места, куда подаётся машина. Склад отправителя может быть в другом районе, чем офис из ЕГРЮЛ. Пропишите реальные адреса в документе, иначе водитель приедет по юридическому адресу.

💡 Если вы отгружаете с нескольких складов, удобно хранить адреса складов в справочнике и выбирать их, а не набирать текстом каждый раз.

Когда отправитель и продавец — разные лица

Грузоотправителем может быть не ваша организация. Например, товар отгружает ваш ответственный хранитель или производитель напрямую вашему покупателю. В этом случае в поле грузоотправителя выберите того контрагента, со склада которого уходит груз. Продавцом по реализации остаётесь вы.

Груз, перевозчик и машина: разделы, которые заполняют вручную

Эти сведения 1С из реализации не возьмёт: в продаже их просто нет. Форма ТрН по Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом содержит отдельные разделы о грузе, сопроводительных документах, указаниях отправителя, перевозчике и транспортном средстве.

Сведения о грузе

• 📦 Наименование груза. Можно общим словом («строительные материалы»), если подробности есть в сопроводительных документах.
• 🧮 Количество грузовых мест и вид упаковки: паллеты, коробки, мешки.
• ⚖️ Масса брутто в килограммах. О её расчёте — в следующем разделе.
• 📐 Объём — если груз оценивают по объёму.
• ☣️ Для опасных грузов — класс опасности. Если груз обычный, поле оставляют пустым.

Сопроводительные документы

Перечислите, что едет вместе с грузом: товарная накладная или УПД, сертификаты, ветеринарные документы. Номер и дату реализации обычно подставляют автоматически, если ТрН создана на основании.

Перевозчик, водитель и транспортное средство

1. Выберите перевозчика из справочника контрагентов.
2. Укажите водителя: ФИО и данные водительского удостоверения.
3. Укажите машину: марку, модель, государственный регистрационный номер.
4. Если есть прицеп или полуприцеп — его тип и номер.
5. Укажите тип владения машиной (собственность, аренда, лизинг) — это отдельная графа формы.

Если вы возите своим транспортом, перевозчиком указывается ваша организация, водитель — штатный сотрудник.

Табличная часть и расчёт массы груза

В табличной части стоят товары из реализации. Масса нужна по каждой строке и итогом.

Откуда 1С берёт вес. Если в карточке номенклатуры заполнена масса единицы, программа умножает её на количество. Если масса не заполнена, колонка будет пустой и вес придётся ввести вручную. Проверяйте это до печати: пустая масса брутто в ТрН — частая причина вопросов у перевозчика и на весовом контроле.

Пример расчёта

Отгружаем 40 мешков цемента по 25 кг и 2 паллеты под ними. Каждая паллета весит 20 кг.

Масса брутто включает тару и упаковку. Если в карточке товара указан вес нетто, а груз едет на паллетах, вес тары добавьте отдельно — иначе масса в накладной окажется занижена.

Количество мест

Число грузовых мест — это не количество товара. В примере выше 40 мешков на 2 паллетах. Если мешки не снимают с паллет при погрузке, мест 2. Если грузят россыпью — 40. Укажите так, как фактически принимает груз водитель.

Масса и количество мест должны совпадать с тем, что водитель увидит при приёмке. Расхождение он отметит в накладной, и это станет поводом для спора с получателем.

Печать транспортной накладной и отправка ЭТрН

Бумажная накладная

1. Запишите и проведите документ.
2. Нажмите «Печать» и выберите форму «Транспортная накладная».
3. Проверьте предпросмотр: все разделы, номер машины, массу, подписи.
4. Распечатайте по общему правилу три экземпляра: для отправителя, получателя и перевозчика.

Экземпляры подписывают отправитель и перевозчик при погрузке, затем получатель и перевозчик при выгрузке. Отметки о времени прибытия и убытия машины вписывают от руки на месте.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

С 1 сентября 2022 года ТрН можно оформлять в электронном виде. Документ проходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов, и каждый участник подписывает свой титул квалифицированной электронной подписью.

Что нужно, чтобы отправить ЭТрН из 1С:

• 🔐 подключённый и настроенный электронный документооборот в программе;
• 🖋 КЭП руководителя или МЧД на сотрудника, который подписывает;
• 🤝 перевозчик и получатель тоже работают с ЭТрН — иначе цепочка подписей оборвётся.

Порядок титулов такой: отправитель формирует и подписывает первый титул, перевозчик подтверждает приём груза, получатель — приёмку, перевозчик — сдачу. Пока все стороны не подписали свои титулы, перевозка в электронном виде не закрыта.

Отправка запускается из формы документа или из рабочего места ЭДО. Найти её проще всего через кнопку, связанную с ЭДО, в командной панели проведённой накладной.

Чем ТрН отличается от ТТН и нужна ли вторая

Эти документы часто путают. ТТН по форме 1-Т — товарно-транспортная накладная, которая служила для учёта движения товаров и расчётов с перевозчиком. Транспортная накладная — обязательный перевозочный документ по Уставу автомобильного транспорта. Она подтверждает договор перевозки груза.

На практике при доставке покупателю достаточно реализации (ТОРГ-12 или УПД) и транспортной накладной. ТТН оформляют, если её требует контрагент или ваша учётная политика.

Перевозку груза своим транспортом для собственных нужд транспортной накладной не всегда оформляют. Если сомневаетесь, нужна ли ТрН в вашем случае, сверьтесь с Правилами перевозок грузов и Уставом автомобильного транспорта.

Ошибки при оформлении транспортной накладной в 1С

Чего не делать

• ❌ Не меняйте реализацию после выписки накладной без пересоздания ТрН. Количество в накладной останется старым.
• ❌ Не копируйте прошлогоднюю ТрН с другим водителем и машиной: в копию тянутся старые адреса и груз.
• ❌ Не ставьте дату накладной раньше даты договора перевозки или заявки.

Частые вопросы