Список именинников на месяц: отчёт, отбор и рассылка в 1С

Дни рождения сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 списком выводит готовый отчёт: Кадры → Кадровые отчеты → Дни рождения сотрудников. Укажите период, например с 1 по 30 ноября, нажмите «Сформировать» — и получите именинников месяца, упорядоченных по дню рождения, а не по году.

Типичная ситуация: 25-го числа офис-менеджер просит у кадровика список на следующий месяц, чтобы заказать торты и открытки. В ЗУП это минутное дело. В Бухгалтерии готового отчёта может не оказаться, но список собирается универсальным отчётом, а рассылка избавляет от ежемесячного напоминания вовсе.

Где хранится дата рождения и что проверить до формирования списка

Дата рождения в 1С принадлежит не сотруднику, а физическому лицу. Справочник «Сотрудники» ссылается на справочник «Физические лица», и уже в карточке физлица заполнено поле «Дата рождения».

Отсюда три практических следствия:

• 👤 Если у человека два трудовых договора (основной и совместительство), в базе два элемента «Сотрудники», но одно физлицо. В отчёте по сотрудникам он может появиться дважды.
• 📅 Пустая дата рождения — человек просто не попадёт ни в один список. Ошибки программа не покажет.
• 🗂️ Уволенные сотрудники из справочника не исчезают. Отчёты по кадрам их отсекают, а самодельный запрос — нет, если не добавить условие.

Перед первым запуском полезно найти тех, у кого дата не заполнена. Откройте Кадры → Физические лица, выведите колонку «Дата рождения» через Ещё → Изменить форму и отсортируйте по ней: пустые значения окажутся вверху или внизу списка.

Отчёт «Дни рождения сотрудников» в ЗУП 3.1

Это основной способ. Отчёт входит в типовую конфигурацию и не требует настройки.

Как сформировать список за месяц

1. Откройте раздел Кадры, в нём группу Кадровые отчеты.
2. Выберите в списке отчётов «Дни рождения сотрудников».
3. Задайте период. Для списка на ноябрь — с 01.11 по 30.11 любого года: программа смотрит на день и месяц.
4. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в поле «Организация» или оставьте пустым для всех.
5. Нажмите «Сформировать».

В результате строки идут по возрастанию дня: сначала родившиеся 1-го числа, потом 2-го и так далее. Уволенных в отчёте нет, работающие на дату формирования попадают.

Как настроить отчёт под себя

Кнопка «Настройки» открывает форму, где можно:

• 🏢 добавить отбор по подразделению — когда каждый руководитель поздравляет свой отдел;
• 📊 включить группировку по подразделениям, чтобы список читался блоками;
• 🔤 убрать лишние колонки, если список пойдёт на общую доску.

Удобный вариант настроек стоит сохранить: в меню Ещё формы отчёта есть команда сохранения варианта. Назовите его, например, «Именинники по отделам» — в следующий раз хватит выбрать вариант и поменять месяц.

Вывод в Excel и на печать

Готовый отчёт сохраняется кнопкой с дискетой или через Ещё → Сохранить как. Формат XLSX удобен, если офис-менеджер ведёт свой календарь поздравлений. Для печати на доску объявлений подойдёт PDF.

Отбор по дате рождения в списках сотрудников и физлиц

Иногда отчёт не нужен: требуется одна выборка — например, все юбиляры года. Это делается прямо в списке.

Почему простая сортировка не работает

Колонку «Дата рождения» в списке «Физические лица» можно отсортировать. Но 1С сортирует дату целиком, вместе с годом. Человек, родившийся 3 мая 1985 года, окажется выше родившегося 1 января 1990-го. Для списка «по месяцам» это бесполезно.

Отбор по интервалу тоже привязан к году. Условие «Дата рождения с 01.11 по 30.11» покажет только тех, кто родился в ноябре конкретного года.

Как найти юбиляров через отбор

А вот для юбилеев именно это и нужно. Юбилей — это 30, 40, 50, 55, 60 лет и т. д. Значит, для каждого возраста есть свой год рождения.

Порядок действий:

1. Откройте список Кадры → Физические лица или Кадры → Сотрудники.
2. В меню Ещё вызовите настройку списка и перейдите на вкладку отбора.
3. Добавьте поле «Дата рождения» (в списке сотрудников — через реквизит «Физическое лицо»), вид сравнения «Интервал», задайте год.
4. Нажмите «Завершить редактирование» — в списке останутся только юбиляры этого года.

Если вам нужен список юбиляров по месяцам, переходите к собственному отчёту ниже: там дату можно разложить на день и месяц.

Список именинников в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт упрощённый, и набор кадровых отчётов скромнее, чем в ЗУП. Начните с раздела Зарплата и кадры: в нём откройте группу кадровых отчётов. Если отчёт по дням рождения там есть, он работает так же, как в ЗУП, — период, организация, «Сформировать».

Если такого отчёта в вашем релизе нет, есть два надёжных пути:

• 📋 Универсальный отчёт. Он есть во всех современных конфигурациях на БСП. Откройте его через Главное меню → Все функции → Отчеты → Универсальный отчет (если пункта «Все функции» нет, включите его в Сервис → Параметры). Тип — «Справочник», объект — «Физические лица». В настройках выведите поля «ФИО» и «Дата рождения».
• 🛠️ Собственный отчёт на СКД — разобран в следующем разделе. Подходит, когда список нужен регулярно.

В универсальном отчёте пригодится расширенный режим настроек. В нём на вкладке пользовательских полей можно создать поле-выражение. Добавьте два поля:

Месяц(ДатаРождения)
День(ДатаРождения)

Назовите их «Месяц» и «День», отсортируйте отчёт сначала по месяцу, потом по дню. Получится тот же список «по календарю», что и в ЗУП.

Свой отчёт по дням рождения через конструктор

Собственный отчёт решает то, чего нет в типовом: фильтр по месяцу параметром, колонку «сколько исполняется», отметку юбилеев. Делается он во внешнем отчёте, конфигурацию менять не надо.

Создание внешнего отчёта

1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
2. Файл → Новый → Внешний отчет.
3. Нажмите «Открыть схему компоновки данных», в схеме добавьте набор данных — запрос.
4. Вставьте текст запроса ниже или соберите его в конструкторе запроса.

Текст запроса

Запрос рассчитан на ЗУП 3.1 и Бухгалтерию 3.0: в обеих конфигурациях есть регистр сведений «Текущие кадровые данные сотрудников» с датами приёма и увольнения.

ВЫБРАТЬ
    Сотрудники.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
    ДЕНЬ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК День,
    ГОД(&ДатаОтчета) - ГОД(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК Исполняется,
    Кадры.ТекущееПодразделение КАК Подразделение
ИЗ
    Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
        ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников КАК Кадры
        ПО Сотрудники.Ссылка = Кадры.Сотрудник
ГДЕ
    НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
    И МЕСЯЦ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) = &Месяц
    И Кадры.ДатаПриема <> ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)
    И (Кадры.ДатаУвольнения = ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)
        ИЛИ Кадры.ДатаУвольнения >= &ДатаОтчета)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    День

Что здесь важно:

• &Месяц — число от 1 до 12. На вкладке «Параметры» схемы задайте ему тип «Число» и сделайте доступным пользователю.
• &ДатаОтчета — дата, на которую считается возраст и проверяется увольнение. Удобно поставить по умолчанию текущую дату.
• Поле «Исполняется» считает возраст в году даты отчёта. Для списка на ноябрь 2026 года человек 1976 года рождения получит 2026 − 1976 = 50.
• Совместители попадут дважды. Если это мешает, уберите из выборки подразделение и добавьте РАЗЛИЧНЫЕ после ВЫБРАТЬ.

Настройки и подключение к базе

1. На вкладке «Настройки» схемы добавьте детальные записи и выведите поля.
2. Для юбилеев добавьте условное оформление: поле «Исполняется» кратно 5 — выделять строку цветом. Проще всего завести вычисляемое поле с выражением Исполняется % 5 и условием «равно 0».
3. Сохраните отчёт в файл .erf.
4. В пользовательском режиме откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, включите флажок дополнительных отчётов и обработок и добавьте файл.

Тестируйте отчёт на копии базы, если подключаете его через дополнительные отчёты впервые: ошибка в запросе не испортит данные, но может мешать пользователям открывать раздел.

Автоматическая рассылка списка именинников

Чтобы никто не вспоминал о списке 25-го числа, настройте рассылку отчётов. Механизм входит в БСП и работает и в ЗУП, и в Бухгалтерии.

Что нужно подготовить

• 📧 Учётную запись электронной почты в базе. Её добавляют в настройках администрирования, раздел про органайзер и почту.
• ⏰ Работающие регламентные задания. В клиент-серверной базе их выполняет сервер 1С. В файловой базе — только пока открыт хотя бы один сеанс пользователя, поэтому рассылка в 3 часа ночи при закрытой базе не уйдёт.
• 👥 Согласованный круг получателей с учётом согласий на обработку персональных данных.

Как настроить рассылку

1. Включите флажок рассылок отчётов в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Откройте отчёт «Дни рождения сотрудников» и сохраните вариант с нужными отборами.
3. В меню Ещё формы отчёта выберите команду создания рассылки.
4. Укажите получателей, формат вложения (XLSX или PDF) и расписание — например, ежемесячно 25-го числа в 9:00.

Есть тонкость: в расписании нельзя «сдвинуть» период на месяц вперёд, если в варианте отчёта задана фиксированная дата. Ставьте в варианте относительный период вроде «Следующий месяц» — при каждой отправке 1С пересчитает его сама.

Если рассылка не подходит

Альтернатива — напоминание пользователю. В карточках и списках многих объектов есть команда «Напомнить»: можно поставить себе ежемесячное напоминание открыть отчёт. Это не автоматизация в полном смысле, но работает и в файловой базе без постоянного сеанса.

Почему сотрудник не попал в список дней рождения

Частые вопросы