Как вызвать работника из отпуска и пересчитать отпускные в 1С

Отзыв оформляют документом «Отзыв из отпуска» — его вводят на основании исходного документа «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска. Вы указываете дату, с которой человек выходит на работу, программа сама считает число неиспользованных дней и сумму отпускных к сторнированию. Переплата зачитывается при ближайшем расчёте зарплаты.

Но перед тем как открыть 1С, нужно решить правовую часть: без письменного согласия работника отзыв незаконен, а для некоторых сотрудников он запрещён в принципе. Разберём обе стороны — сначала документы на бумаге, потом корректный ввод в ЗУП 3.1, перерасчёт отпускных, НДФЛ и взносов, и что делать, если отзыв оформили с ошибкой.

Когда отозвать можно, а когда нельзя

Отзыв регулирует ст. 125 ТК РФ. Главное правило: досрочный вызов из отпуска допустим только с согласия работника. Заставить выйти нельзя, и отказ не считается нарушением дисциплины.

Отдельным категориям отпуск прерывать запрещено, даже если человек сам не против:

• 🤰 беременные женщины;
• 🧒 работники младше 18 лет;
• ⚠️ занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.

Неиспользованные дни не сгорают. Работник выбирает, когда их взять: в удобное время текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий год. Это его право, а не решение работодателя.

Три похожие ситуации, которые часто путают:

• Отзыв — человек уже в отпуске, его вызвали досрочно. Часть дней использована, часть возвращается.
• Перенос — отпуск сдвигают на другие даты до его начала. Оформляется через изменение документа «Отпуск».
• Отмена — отпуск отменяют целиком, человек к нему так и не приступил. Исходный документ помечают на удаление или сторнируют.

Дальше речь только об отзыве — когда отпуск уже начался.

Какие бумаги нужны до ввода в программу

1С не заменяет кадровый документооборот — она отражает уже принятое решение. До ввода документа подготовьте:

1. Согласие работника — в письменном виде. Можно отдельным заявлением «не возражаю против отзыва», можно отметкой с подписью на приказе.
2. Приказ об отзыве — в свободной форме, унифицированного бланка нет. В нём: Ф. И. О., дата выхода на работу, число неиспользованных дней и когда они будут предоставлены.
3. Решение по отпускным — удержать излишек или зачесть в счёт будущих выплат.

В приказе формулировка обычно такая: «отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска с такого-то числа, неиспользованную часть в количестве N дней предоставить в такой-то период». Чем точнее указаны дата выхода и судьба оставшихся дней, тем проще потом свести данные с 1С и не спорить с работником.

Порядок именно такой: сначала бумаги, потом программа. Если ввести отзыв в 1С раньше, чем подписан приказ, расчёт уйдёт в зарплату, а юридического основания под ним не будет.

Создаём документ «Отзыв из отпуска» в ЗУП 3.1

Документ вводят на основании исходного отпуска — так программа подтянет все данные расчёта.

1. Откройте журнал отпусков: Зарплата → Отпуска (этот же журнал доступен и из раздела Кадры).
2. Найдите в списке документ «Отпуск» нужного сотрудника и откройте его.
3. Нажмите Создать на основании → Отзыв из отпуска.
4. В поле даты выхода укажите день, с которого человек приступает к работе.

После указания даты программа автоматически рассчитает, сколько дней отпуска остаётся неиспользованными, и покажет сумму перерасчёта отпускных — она будет отрицательной, то есть сторнирующей.

Проверьте перед проведением:

• дату отзыва — это первый рабочий день, а не последний день отпуска;
• число неиспользованных дней — оно должно совпасть с приказом;
• месяц начисления — в нём пройдёт перерасчёт.

После проверки проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Дата выхода — ключевое поле всего документа. Это первый рабочий день, а не последний день отпуска. Ошибка на один день меняет и число неиспользованных дней, и сумму перерасчёта. Если человек выходит, например, 15-го числа, именно 15-е и ставят: 14-е ещё считается отпуском, а 15-е — уже рабочим днём.

Отдельную ведомость на «возврат» денег создавать не нужно — зачёт переплаты пройдёт внутри обычной выплаты зарплаты. Документ отзыва только фиксирует перерасчёт, а движение денег отразится в ближайшей ведомости на выплату.

Как программа пересчитывает отпускные

При отзыве часть отпускных оказывается выплаченной за дни, которые человек не отгулял. 1С сторнирует именно эту часть.

Логика расчёта:

• отпускные выплачиваются заранее, за весь период отпуска;
• при отзыве дни после даты выхода считаются неиспользованными;
• сумма за эти дни сторнируется (начисление со знаком минус);
• одновременно пересчитываются НДФЛ и страховые взносы с этой суммы.

Прикинуть сумму к перерасчёту можно заранее — пригодится, чтобы сверить её с тем, что покажет документ:

Результат в документе и в калькуляторе могут немного разойтись из-за округлений и среднего заработка, который 1С берёт из своей базы. Ориентируйтесь на цифру из проведённого отзыва — она учитывает фактический среднедневной заработок сотрудника.

Разберём на цифрах. Сотруднику предоставили отпуск на 28 календарных дней, среднедневной заработок — 2 000 руб. Начислено отпускных: 28 × 2 000 = 56 000 руб., НДФЛ 56 000 × 13 % = 7 280 руб., на руки выдано 48 720 руб.

Через две недели человека вызвали на работу — он использовал 14 дней, неиспользованными остались ещё 14. Что сделает документ отзыва:

• сторнирует отпускные за 14 дней: 14 × 2 000 = 28 000 руб. со знаком минус;
• пересчитает НДФЛ: 28 000 × 13 % = 3 640 руб. вернутся в зачёт;
• итоговая переплата «на руки»: 28 000 − 3 640 = 24 360 руб.

Эти 24 360 руб. и будут зачтены в ближайшей зарплате. Если сотрудник в этом же месяце заработает больше — переплата просто уменьшит сумму к выплате. Если меньше или зарплаты нет вовсе — повиснет долгом, который закроется в следующих расчётах.

Связь с графиком отпусков и табелем учёта времени

Отзыв затрагивает не только расчёт, но и кадровый учёт.

График отпусков. Факт отзыва в графике (Кадры → Графики отпусков) напрямую не отражается — график планирует намерения, а не факт. Оставшиеся дни логично внести в график как перенос, чтобы не потерять их в планировании следующего периода.

Остаток дней отпуска. Неиспользованные дни возвращаются в остаток сотрудника автоматически после проведения отзыва. Проверить остатки удобно отчётом Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков.

Табель учёта рабочего времени. После даты выхода дни должны отражаться как явка, а не как отпуск. Если отзыв проведён вовремя, табель (Зарплата → Табель) подтянет корректные виды времени сам. Если отзыв внесли задним числом, табель за уже закрытый период придётся перезаполнить.

Типичная ошибка здесь — провести отзыв, но забыть про табель за прошедшие дни. Тогда в учёте рабочего времени останется вид «ОТ» (отпуск) на дни, которые человек фактически отработал, и расчёт зарплаты за них не начислится. Поэтому после отзыва задним числом табель всегда перезаполняют вручную и сверяют виды времени с датой выхода.

Удержание переплаты, НДФЛ и взносы

Сторнированные отпускные образуют переплату — её нужно вернуть в оборот.

Как это работает в 1С:

• отрицательная сумма перерасчёта попадает в ближайший документ Начисление зарплаты и взносов;
• она уменьшает сумму к выплате за текущий месяц (зачёт);
• если начисленной зарплаты не хватает, остаток формирует долг сотрудника перед организацией.

По ст. 137 ТК РФ прямое удержание из будущей зарплаты ограничено. На практике переплату при отзыве чаще всего зачитывают в счёт текущих начислений, а не удерживают принудительно. Если сотрудник увольняется раньше, чем долг закрыт, сумму согласовывают отдельно.

Разберём три сценария, что происходит с переплатой дальше:

• Зарплаты за месяц хватает. Переплата просто уменьшает выплату, никаких дополнительных документов не нужно.
• Зарплаты не хватает. Разница остаётся долгом сотрудника и переносится на следующий месяц — 1С держит её во взаиморасчётах и гасит при первой возможности.
• Сотрудник увольняется с непогашенным долгом. Удержать больше 20 % от выплаты при увольнении нельзя. Остаток работник либо вносит добровольно, либо возвращает по соглашению; принудительно взыскать переплату отпускных, как правило, не получится.

НДФЛ. При сторнировании отпускных налог пересчитывается в меньшую сторону. Излишне удержанный НДФЛ зачитывается при ближайшем расчёте — отдельных действий обычно не требуется.

Страховые взносы. Пересчитываются автоматически в том же месяце. Если отзыв относится к закрытому периоду, за который уже сдан РСВ, может потребоваться корректировка отчётности.

Как отменить отзыв или исправить ошибку

Ошиблись с датой выхода или оформили отзыв не тому сотруднику — ничего страшного, документ правится.

Неверная дата выхода. Откройте документ «Отзыв из отпуска», измените дату, перепроведите. Суммы и дни пересчитаются автоматически.

Отзыв не нужен (отменяем целиком). Пометьте документ на удаление и перепроведите расчёт зарплаты за месяц. Отпуск вернётся к исходному состоянию, переплата аннулируется. Если месяц уже закрыт и выплаты прошли, корректнее не удалять, а ввести обратный отпуск на оставшиеся дни.

Отзыв внесли в закрытом периоде. Перепроведите документы по цепочке: сначала сам отзыв, затем Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц, затем проверьте ведомости. Порядок важен — расчёт опирается на уже проведённые документы. Если за этот период уже сдан РСВ или 6-НДФЛ, после перепроведения сверьте суммы и при расхождении подготовьте корректировку отчётности.

Частые вопросы