Заводим новый товар в 1С: карточка, цены, остатки

Новый товар в 1С заводят через справочник «Номенклатура». В «1С:Бухгалтерии 8» (БП 3.0) это раздел Справочники → Номенклатура, в «1С:Управлении торговлей» (УТ 11) — НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура, в «1С:Рознице» — Справочники → Номенклатура. Нажимаете «Создать», заполняете наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС — после записи позицию уже можно подставлять в поступление и продажу.

Ниже — как создать карточку без ошибок, чем различаются виды номенклатуры, как задать цены и единицы, завести начальные остатки по складу и загрузить сразу весь прайс из Excel, а не вбивать позиции по одной.

Что настроить до создания первой карточки

Перед тем как забивать товары, стоит подготовить справочник, иначе придётся переделывать карточки задним числом.

• 📁 Группы (папки) номенклатуры. Разбейте товары по видам деятельности или по разделам прайса: «Материалы», «Товары для перепродажи», «Тара». Группа задаётся полем Входит в группу. Плоский список из тысячи позиций без групп потом не отфильтровать.
• 🏷 Виды номенклатуры. Это не то же самое, что группа. Вид задаёт поведение позиции: товар, услуга, тара, работа. От него зависят счета учёта и набор полей в карточке.
• 📏 Единицы измерения. Проверьте, что в справочнике единиц есть штуки, килограммы, метры — то, чем реально торгуете.
• 🧾 Ставки НДС и счета учёта. Если у вас несколько ставок (20%, 10%, без НДС), настройте счета учёта номенклатуры заранее.

Есть ещё одна сущность, которую путают с группами, — номенклатурные группы (в БП 3.0). Это не папки каталога, а разрезы учёта выручки и себестоимости на счетах 90 и 20. Их заводят под направления деятельности («Опт», «Розница», «Услуги») и привязывают к позиции в карточке. Если учёт выручки по направлениям вам не нужен, достаточно одной номенклатурной группы на всё.

Разновидности номенклатуры: товар, услуга, тара

Вид номенклатуры — ключевое поле карточки. Основные разновидности:

Если завести услугу как товар, 1С будет ждать от неё остатки на складе и выдавать расхождения в отчётах. Поэтому вид выбирают осознанно на этапе создания.

Создание карточки товара шаг за шагом

Порядок одинаков во всех конфигурациях, отличаются только названия разделов меню.

1. Откройте список Справочники → Номенклатура (в УТ 11 — НСИ → Номенклатура) и нажмите «Создать».
2. В поле «Наименование» введите рабочее, короткое имя — по нему вы будете искать позицию. В «Полное наименование» — как в документах поставщика и в печатных формах.
3. Укажите «Входит в группу» — ту папку, которую подготовили заранее.
4. Выберите «Вид номенклатуры». От него подтянутся счета учёта и ставка НДС по умолчанию.
5. Задайте единицу измерения (поле «Единица» или «Единица хранения остатков»).
6. Проверьте ставку НДС. Если ставка не 20% — поменяйте вручную.
7. При необходимости заполните артикул, страну происхождения и номер ГТД (для импортных товаров).
8. Нажмите «Записать» (или «Записать и закрыть»).

После записи позиция становится доступной в документах. Чтобы товар корректно попадал в учёт, проверьте, что счета учёта подставились: в БП 3.0 они задаются по ссылке Счета учёта в карточке или общим регистром для всей группы.

Единицы измерения и упаковки

Единица хранения остатков — та, в которой товар лежит на складе и по которой считается количество (штуки, килограммы, метры). Задавайте её сразу и не меняйте потом: смена единицы у позиции с движениями путает остатки.

Если товар приходит коробками, а продаётся поштучно, заводят упаковки. В УТ 11 и Рознице упаковка привязывается к позиции с коэффициентом пересчёта (например, коробка = 12 штук), и в документах можно выбирать, в чём указать количество. В БП 3.0 упаковок как отдельного механизма нет — там обходятся базовой единицей и пересчётом вручную.

Характеристики и дополнительные свойства

Когда один товар выпускается в разных размерах или цветах (футболка S/M/L, обои разных артикулов), заводить отдельную карточку на каждый вариант неудобно. Для этого есть характеристики.

• В УТ 11 и 1С:УНФ характеристики — штатный механизм. У вида номенклатуры включается признак использования характеристик, после чего в карточке появляется список вариантов (цвет, размер). Остатки и цены при этом ведутся в разрезе характеристик.
• В БП 3.0 полноценных характеристик нет. Там для разделения вариантов заводят отдельные позиции номенклатуры либо используют дополнительные реквизиты и сведения.

Дополнительные реквизиты и сведения доступны почти во всех конфигурациях и включаются в разделе администрирования (Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения). Разница между ними:

• Дополнительный реквизит хранится в самой карточке, его видно и можно менять прямо в форме (например, «Гарантия, мес»).
• Дополнительное сведение хранится отдельно и не загромождает карточку (например, служебная пометка).

Цены и валюта

Цена не хранится в самой карточке — её задают отдельно, чтобы вести историю изменений.

В БП 3.0 цены устанавливают документом Склад → Установка цен номенклатуры (или из списка номенклатуры по кнопке установки цен). Предварительно в справочнике «Типы цен номенклатуры» заводят нужные типы: «Закупочная», «Оптовая», «Розничная».

В УТ 11 аналогичный механизм называется «Виды цен» (НСИ → Виды цен), а сами цены назначают документом Установка цен номенклатуры. Не путайте термины: в БП это «Типы цен», в УТ — «Виды цен».

Порядок установки цены:

1. Создайте документ установки цен на нужную дату.
2. Выберите тип (вид) цены.
3. Подберите товары и проставьте значения.
4. Проведите документ — цена действует с его даты.

Если торгуете в валюте или закупаете импорт, валюта задаётся в типе цены и в договоре с контрагентом. Сама карточка номенклатуры валюту не хранит — она подтягивается из условий сделки. Для учёта в валюте проверьте, что в настройках функциональности включён мультивалютный учёт.

Остатки и складской учёт

Новая карточка товара всегда создаётся с нулевым остатком. Остаток появляется двумя путями.

При обычной работе — документом «Поступление (акты, накладные)» (Покупки → Поступление). Приход по накладной одновременно ставит товар на счёт 41.01 и на склад. Это штатный способ: в текущей работе начальные остатки вручную не вбивают.

При старте учёта в новой базе — через ввод начальных остатков . В БП 3.0 это Главное → Помощник ввода остатков: выбираете счёт 41.01, указываете склад, номенклатуру, количество и сумму. Такой документ создаётся один раз при переходе на 1С и датируется днём до начала учёта.

Чтобы товар вообще учитывался по складам, в настройках функциональности должен быть включён складской учёт:

• В БП 3.0 — Главное → Функциональность → Запасы (учёт по складам, по ячейкам).
• В УТ 11 складской учёт включён по умолчанию, настраивается детальность (ордерная схема, адресное хранение).

Проверить текущие остатки можно отчётом Склад → Остатки товаров или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 (Отчёты → ОСВ по счёту).

Загрузка товаров из Excel и внешних файлов

Забивать сотни позиций руками не нужно — весь прайс загружается из таблицы.

В БП 3.0 в списке номенклатуры есть кнопка «Загрузить» (в командной панели списка). Откроется помощник:

1. Скопируйте данные из Excel или укажите файл .xls / .mxl.
2. Сопоставьте колонки файла с полями 1С: наименование, артикул, единица, ставка НДС, группа.
3. Проверьте, какие позиции 1С опознала как новые, а какие — как уже существующие (сопоставление идёт по наименованию и артикулу).
4. Запустите загрузку. Новые карточки создадутся автоматически.

В УТ 11 для массовой загрузки используют обработку загрузки из файла в разделе НСИ либо обмен через стандартные форматы. Если позиций очень много и нужен регулярный обмен с поставщиком — настраивают загрузку по прайс-листу поставщика.

Сопоставление по артикулу надёжнее, чем по наименованию: наименования у поставщика и у вас часто отличаются пробелами и регистром, из-за чего 1С создаёт дубли.

После загрузки пройдитесь по новым позициям и проверьте три вещи: правильно ли определился вид номенклатуры (загрузчик обычно ставит «Товар» всем подряд), подтянулась ли нужная группа и верна ли ставка НДС. Если вид и ставку оставить как попало, ошибка всплывёт только при первой продаже или при закрытии месяца. Найти случайные дубли помогает штатная обработка поиска и удаления дублей в разделе администрирования — запускать её лучше до того, как по позициям пойдут документы.

Частые ошибки при заведении номенклатуры

Отдельная частая проблема — когда товар завели правильно, но он не виден коллегам. Причина почти всегда в правах доступа или в том, что позиция попала в чужую группу с ограничением. Это уже вопрос настройки прав, а не карточки.

Частые вопросы