Депонирование невыплаченной зарплаты в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Депонировать зарплату в 1С — значит перенести невыплаченную из кассы сумму с кредита счёта 70 на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 это делается на основании ведомости на выплату: после закрытия срока выдачи наличных по сотрудникам, которые деньги не забрали, формируется операция депонирования, а касса возвращает остаток на расчётный счёт.

Депонент возникает только при выплате через кассу. Если зарплата уходит на карты по зарплатному проекту, депонирования не бывает — деньги либо зачислены, либо вернулись с ошибкой реквизитов. Ниже разберём сроки, проводки, порядок действий в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии, выплату депонента и списание сумм, за которыми так и не пришли.

Когда зарплата становится депонентом: сроки и норматив

Наличные на зарплату можно держать в кассе сверх лимита ограниченное число дней. По Указанию Банка России № 3210-У этот срок — не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке. Конкретную дату устанавливает руководитель и указывает в ведомости (в поле срока выплаты).

Логика простая:

• 💵 деньги получены в банке под зарплату, лимит кассы на эти дни не действует;
• 🗓 в течение срока сотрудники приходят в кассу и расписываются в получении;
• ⏳ в последний день кассир закрывает ведомость: кто расписался — тем выплачено, кто нет — суммы депонируются;
• 🏦 неполученный остаток наличных сдаётся обратно на расчётный счёт.

На каждого, кто не получил деньги, кассир напротив фамилии в платёжной ведомости делает отметку о депонировании. Общую сумму депонентов выносят в реестр депонированных сумм, а для учёта на длительный срок организации обычно ведут книгу (карточку) учёта депонированных сумм — по сотрудникам и месяцам. В 1С эту аналитику хранит счёт 76.04, поэтому отдельную книгу от руки вести не обязательно: достаточно оборотно-сальдовой ведомости по счёту.

Депонированная сумма числится за организацией до тех пор, пока работник за ней не обратится. Предельный срок хранения долга — общий срок исковой давности, три года (ст. 196 ГК РФ). После этого невостребованный депонент списывается в доходы (об этом в конце статьи).

Что подготовить перед депонированием

Депонирование опирается на ведомость, поэтому до него порядок действий такой:

1. Начислить зарплату документом начисления за месяц.
2. Сформировать ведомость на выплату через кассу и указать в ней срок выплаты.
3. Выдать наличные тем, кто пришёл, расходным кассовым ордером (РКО) на основании ведомости.
4. В РКО провести не всю сумму ведомости, а только фактически выданную — по тем сотрудникам, кто расписался.

Разница между суммой ведомости и фактически выданной суммой и есть кандидат на депонирование. Поэтому ключевой момент — в кассовом ордере отразить реальную выдачу, а не «всё по списку».

Взносы на депонент никак не влияют: страховые взносы начисляются по дате начисления зарплаты, а не выплаты, поэтому они уже отражены и пересчитывать их не нужно. НДФЛ по невыплаченной зарплате пока не удерживается — его удержат в момент фактической выдачи депонента, потому что доход в виде зарплаты для НДФЛ считается полученным на дату выплаты.

Проводки по депонированной зарплате

По депоненту формируются три операции на разных этапах. Счёт-накопитель один — 76.04.

Проводка Дт 70 Кт 76.04 закрывает задолженность по оплате труда и одновременно фиксирует долг перед конкретным работником на счёте депонентов. Аналитика на 76.04 ведётся по сотрудникам, поэтому к каждой сумме привязан человек и месяц, за который зарплата депонирована.

Обратите внимание на порядок счетов: на этапе депонирования касса ещё не трогается — движется только долг с 70 на 76.04. Наличные уходят отдельной операцией Дт 51 Кт 50, когда незабранные деньги физически сдаются в банк. Эти две операции не нужно путать: первая — бухгалтерское признание депонента, вторая — движение самих денег. По времени они обычно совпадают (один день), но суммы у них разные: депонируется зарплата конкретных людей, а в банк сдаётся весь неизрасходованный остаток кассы.

Депонирование зарплаты в 1С:ЗУП 3.1

В «Зарплате и управлении персоналом» ведомости живут в разделе Выплаты. Порядок такой:

1. Откройте ведомость, по которой платили (вид — через кассу), раздел Выплаты.
2. После закрытия срока выдачи в ведомости отметьте, кому зарплата не выдана. В строках сотрудников есть статус выплаты — незабранные суммы переводятся в неполученные.
3. На основании ведомости создайте документ депонирования неполученных сумм — он фиксирует депонент за сотрудниками.

ЗУП 3.1 ведёт отдельный учёт депонентов: по каждому работнику видно, какая сумма и за какой месяц осталась неполученной. Проверить остатки удобно отчётом по невыплаченной зарплате — он покажет, кто и сколько ещё не получил.

Название конкретной команды в карточке ведомости между релизами может отличаться, но логика неизменна: сначала статус «не выплачено» по сотруднику, затем документ депонирования на основании ведомости.

Депонирование в 1С:Бухгалтерии 3.0

В «Бухгалтерии предприятия» 3.0 всё завязано на разделе Зарплата и кадры. Если учёт зарплаты ведётся в самой Бухгалтерии (упрощённый расчёт), последовательность следующая:

1. Создайте ведомость на выплату через кассу в разделе Зарплата и кадры.
2. Проведите РКО Выдача наличных с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» — на сумму, которую реально выдали.
3. Остаток по ведомости, не закрытый расходным ордером, депонируется: по нему формируется проводка Дт 70 Кт 76.04.
4. Сдайте незабранную наличность в банк документом в разделе Банк и касса — получится Дт 51 Кт 50.

Главное отличие от ЗУП: в Бухгалтерии нет развёрнутого кадрового учёта, поэтому депонент ведётся проще — суммой на 76.04 с аналитикой по сотрудникам и ведомостям. Проверить, что депонировано, можно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 76.04.

Как оформляли депонент в старых версиях и вручную

В конфигурациях прошлых поколений (ЗУП 2.5, Бухгалтерия 2.0) и тем более в 1С 7.7 автоматики было меньше: депонент часто заводили отдельным документом или ручной операцией. Если вы работаете в такой базе, принцип тот же, меняется только способ ввода.

Ручное оформление депонента сводится к проводке:

Дт 70 Кт 76.04 — на сумму неполученной зарплаты

Операцию вводят документом «Операция, введённая вручную» (в 8.3 — раздел Операции → операции, введённые вручную). В аналитике по кредиту 76.04 указывают сотрудника и, при необходимости, период. Это рабочий вариант и для современных баз, если штатный механизм по какой-то причине не подходит, но для регулярной работы лучше оформлять депонент документом конфигурации — тогда суммы корректно попадают в учёт депонентов и отчёты.

Выплата депонированной зарплаты

Когда сотрудник приходит за депонированной зарплатой, деньги выдаются из кассы или перечисляются на карту:

1. Создайте документ выплаты депонированной зарплаты (в ЗУП — на основании учтённого депонента, в Бухгалтерии — ведомость/РКО по остатку на 76.04).
2. Выдайте наличные РКО — проводка Дт 76.04 Кт 50.
3. Если сотрудник просит перечислить на счёт — платёжка и списание с расчётного счёта, Дт 76.04 Кт 51.
4. В этот момент удерживается НДФЛ с данной выплаты, поскольку зарплата считается фактически полученной на дату выдачи.

Выплата закрывает аналитику на 76.04 по конкретному сотруднику. После неё остаток депонента по нему обнуляется — это удобно контролировать по оборотно-сальдовой ведомости.

Срок, в который работник может потребовать депонент, формально не ограничен внутренним регламентом: пока не прошли три года, деньги за ним. Поэтому не стоит привязывать выдачу депонента к следующей зарплате «по умолчанию» — сотрудник вправе прийти за ним в любой рабочий день. Если он просит выдать депонент вместе с текущей зарплатой, в кассе это оформляется двумя суммами: текущая выплата идёт по новой ведомости (Дт 70 Кт 50), а депонент — отдельно (Дт 76.04 Кт 50), чтобы не смешивать периоды и аналитику.

Списание невостребованной депонированной зарплаты

Если за депонентом так и не пришли, его списывают по истечении срока исковой давности — трёх лет с даты, когда зарплата должна была быть выплачена (ст. 196 ГК РФ). Проводка:

Дт 76.04 Кт 91.01 — невостребованный депонент в прочие доходы

В налоговом учёте списанная кредиторская задолженность включается во внереализационные доходы (п. 18 ст. 250 НК РФ) — с суммы придётся заплатить налог на прибыль. Поэтому раньше трёх лет списывать невыгодно и неправомерно: пока срок не вышел, работник вправе потребовать свои деньги.

Оформляют списание документом «Операция, введённая вручную» на дату, когда истёк трёхлетний срок по конкретной сумме. Перед этим стоит убедиться по аналитике 76.04, что депонент действительно «старый» и за ним не обращались.

Перед списанием пройдитесь по короткому чек-листу — он убережёт от преждевременного или ошибочного включения сумм в доходы:

Списывать депонент «пачкой» на удобную дату нельзя: срок считается по каждой сумме отдельно, от своей даты выплаты.

Частые вопросы