Перенос строк накладной из таблицы Excel в документ 1С 8.3
Содержание
Загрузить документ
из Excel в 1С 8.3 проще всего так: создайте документ, сохраните шапку и в его табличной части нажмите команду Загрузить (в некоторых формах она спрятана в меню Ещё). Откроется форма загрузки данных из файла: вставьте строки из Excel или выберите файл .xlsx, сопоставьте товары и нажмите «Загрузить». Если в вашей форме такой команды нет, поможет внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа».
Поставщик прислал накладную на 300 строк, а вбивать её руками — полдня работы и десяток опечаток. Ниже разобраны оба способа загрузки, подготовка таблицы и разбор ошибок, из-за которых строки не попадают в документ.
Готовим таблицу Excel к загрузке в 1С
Многие сбои загрузки закладываются ещё в файле. Поэтому сначала приводим таблицу в порядок, а уже потом открываем 1С.
Таблица должна быть «плоской»: одна строка Excel — одна строка документа. Что убрать и поправить:
- 🧹 Объединённые ячейки. Разъедините их во всём диапазоне. Объединённая ячейка читается как одно значение в первой строке, остальные строки останутся пустыми.
- 🧾 Шапку накладной, подписи, итоги. Оставьте одну строку заголовков колонок и строки данных. Строку «Итого» удалите, иначе 1С попытается загрузить её как товар.
- 🔢 Формулы. Скопируйте диапазон и вставьте «как значения». Ссылки на другие листы и книги при чтении файла могут дать пустоту или ошибку.
- 👻 Скрытые строки и столбцы. Покажите всё. Скрытая строка всё равно загрузится.
- ✂️ Лишние пробелы. «Гвоздь 100 мм » с пробелом в конце не совпадёт с «Гвоздь 100 мм» в справочнике. Почистите столбец функцией
СЖПРОБЕЛЫ(TRIM). - 📄 Формат файла. Сохраните книгу как
.xlsxи оставьте нужные данные на первом листе.
Отдельно проверьте столбец, по которому 1С будет искать товар. Лучше всего ищется артикул: он короткий и уникальный. Наименование подходит, только если оно в Excel написано ровно так же, как в карточке номенклатуры.
Добавьте в Excel временный столбец с порядковым номером строки. После загрузки по нему удобно сверять, какая строка не попала в документ.
Способ 1. Загрузка из Excel прямо в табличную часть документа
В типовых конфигурациях на БСП (Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2) в табличных частях товаров есть встроенная загрузка из файла. Внешние обработки для неё не нужны.
Порядок действий
- Создайте документ, например
Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)в Бухгалтерии 3.0. - Заполните шапку: организацию, контрагента, договор, склад.
- Нажмите
Записать. Проводить пока не нужно. - В командной панели табличной части «Товары» найдите
Загрузить. Если кнопки не видно, откройте менюЕщёнад таблицей. - Откроется форма загрузки с шаблоном таблицы. Колонки шаблона — это те реквизиты, которые 1С умеет принять: номенклатура, артикул, количество, цена, сумма, ставка НДС и другие.
- Заполните шаблон одним из двух путей:
- выделите в Excel диапазон данных без заголовков, скопируйте и вставьте в первую ячейку шаблона (
Ctrl+V); - или выберите загрузку из файла и укажите
.xlsx.
- выделите в Excel диапазон данных без заголовков, скопируйте и вставьте в первую ячейку шаблона (
- Нажмите
Далее. 1С попробует найти каждую позицию в справочнике номенклатуры. - На шаге сопоставления проверьте строки, для которых товар не найден, и сопоставьте их вручную.
- Нажмите
Загрузить. Строки появятся в табличной части документа.
При вставке через буфер обмена важен порядок колонок. Расставьте столбцы в Excel так же, как в шаблоне, или вставляйте по одной колонке.
Встроенная загрузка добавляет строки к уже существующим. Если вы грузите повторно после ошибки, сначала очистите табличную часть, иначе товары задвоятся.
Способ 2. Обработка «Загрузка данных из табличного документа»
Эта универсальная обработка выручает, когда встроенной загрузки нет: в самописной или старой конфигурации, в нестандартной табличной части, при загрузке в регистр сведений . Обработку распространяет фирма 1С в составе материалов ИТС. Для форм «Такси» нужна версия для управляемого приложения.
Как запустить
- Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) →
Файл → Открыть. - Выберите файл обработки
.epf. - Подтвердите предупреждение безопасности. Если 1С не даёт открыть файл, у пользователя нет права на интерактивное открытие внешних обработок — его выдаёт администратор базы.
Как настроить загрузку в документ
- В поле режима загрузки выберите «Загрузка в табличную часть».
- В поле «Ссылка» укажите заранее созданный и записанный документ.
- Выберите табличную часть, например «Товары». Ниже появится список её реквизитов.
- Перейдите на закладку с табличным документом и откройте в неё файл Excel или вставьте данные из буфера.
- Укажите номер первой строки с данными. Если в файле одна строка заголовков, это строка 2.
- Вернитесь к списку реквизитов и настройте каждую колонку (подробно — в следующем разделе).
- Нажмите «Контроль заполнения». Обработка покажет ячейки, значения которых не удалось распознать.
- Когда ошибок нет, нажмите «Загрузить».
Настройки колонок можно сохранить в файл и подгрузить в следующий раз. Если поставщик присылает накладные в одном и том же виде, настройку делаете один раз.
| Встроенная загрузка | Внешняя обработка | |
|---|---|---|
| Где работает | Типовые конфигурации на БСП | Любая конфигурация на 8.3 |
| Права | Обычные права на документ | Право открывать внешние обработки |
| Сопоставление товаров | Пошаговое, с ручным выбором | По правилам поиска для колонки |
| Гибкость | Только колонки шаблона | Любой реквизит, вычисляемые значения |
| Кому подходит | Бухгалтеру, кладовщику | Администратору, опытному пользователю |
Сопоставление колонок Excel и реквизитов документа 1С
Сердце загрузки — правило, по которому колонка Excel превращается в реквизит строки. Во внешней обработке у каждого реквизита есть три важных поля.
Пометка. Снимите флажки у реквизитов, которые не грузите. Иначе обработка попытается заполнить их пустыми значениями.
Номер колонки. Номер столбца в табличном документе: A — 1, B — 2, C — 3. Если включена ручная нумерация колонок, номер задаёте сами, и порядок столбцов в Excel менять не нужно.
Режим загрузки. Их три:
| Режим | Что делает | Пример |
|---|---|---|
| Искать | Находит элемент справочника по значению из ячейки | Номенклатура по артикулу |
| Устанавливать | Ставит одно значение во все строки | Ставка НДС 20% для всей накладной |
| Вычислять | Считает значение выражением на встроенном языке | Сумма = Количество × Цена |
Для ссылочных реквизитов (номенклатура, единица измерения, ставка НДС) укажите, по какому полю искать: наименование, код или артикул. Если товар записан в Excel артикулом, а поиск стоит по наименованию, обработка не найдёт ни одной позиции.
Во встроенной загрузке колонки фиксированы шаблоном, а сопоставление идёт на отдельном шаге. Строки делятся на найденные однозначно, найденные с вариантами и ненайденные. Для двух последних групп выберите элемент справочника вручную.
Если товаров из накладной ещё нет в справочнике, сначала загрузите их в справочник номенклатуры: в списке номенклатуры есть та же загрузка из файла. Потом грузите документ — сопоставление пройдёт без ручной работы.
Числа, даты и ставки НДС: как 1С понимает типы данных
1С не угадывает, что вы имели в виду. Ячейка должна содержать значение, которое приводится к типу реквизита.
Числа
Самая частая беда — число, сохранённое как текст. Excel показывает его с зелёным треугольником в углу ячейки. Причины:
- 🔸 пробел между разрядами: «1 250,00» вместо «1250,00»; часто это неразрывный пробел из выгрузки другой программы;
- 🔸 точка вместо запятой в дробной части при русских региональных настройках;
- 🔸 приписка валюты или единицы: «1250 руб.», «12 шт».
Лечится в Excel: найти и заменить пробел на пусто (для неразрывного пробела в поле поиска нажмите Alt и наберите 0160 на цифровой клавиатуре), затем «Данные → Текст по столбцам» или формат «Числовой».
Даты
Если загружаете дату (например, срок годности или дату ГТД), храните её в Excel как дату, а не как текст «07.10.26». Двузначный год и американский порядок «месяц/день» дадут неверное значение без всякой ошибки.
Ставка НДС и единицы измерения
Ставка НДС в 1С — значение перечисления или элемент справочника, а не число. В ячейке пишите так, как ставка называется в программе: «20%», «10%», «Без НДС». Число 0,2 при формате «процент» в Excel может прочитаться как 0,2, а не как 20%.
Единица измерения ищется по наименованию или коду ОКЕИ. «шт.» с точкой и «шт» без точки — разные строки.
Проверьте в шапке документа, как считается НДС: в сумме или сверху. Если в Excel цены с НДС, а документ считает НДС сверху, итог накладной разойдётся на величину налога.
Создание документа, проверка и проведение
Обе схемы загружают строки в уже существующий документ. Сам документ 1С по файлу не создаёт, поэтому шапку заполняете вручную до загрузки.
После загрузки:
- Откройте документ и сверьте число строк с Excel. Пригодится тот самый временный столбец с номерами строк.
- Сравните итог по сумме и НДС с итогом накладной поставщика.
- Пролистайте колонки «Количество», «Цена», «Сумма» на нули и пустоты.
- Проверьте счета учёта в строках. В Бухгалтерии 3.0 они подставляются автоматически по правилам счетов учёта номенклатуры. Если для новой группы товаров правило не задано, счёт может оказаться пустым.
- Нажмите
Провести и закрыть.
Расхождение итога на копейки — обычно округление. 1С пересчитывает сумму как количество × цену. Если поставщик считал наоборот, цену от суммы, копейки поплывут. В таком случае грузите и цену, и сумму, а в документе поправьте сумму последней строки.
Пробную загрузку большой накладной делайте в копии базы или на непроведённом документе. Ошибка в сопоставлении колонок на 500 строках проще удаляется вместе с документом, чем правится вручную.
Если товары не загрузились: разбор ошибок
Если не помогло
Когда шаблон загрузки не принимает нужный реквизит, а внешняя обработка слишком сложна для регулярной работы, есть два пути:
- 📨 Попросите поставщика присылать УПД через ЭДО. Входящий электронный документ создаёт поступление без Excel и без ручного сопоставления после первой настройки.
- 🧩 Закажите у программиста дополнительную обработку под формат конкретного поставщика. Её подключают через
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки, и тогда право на открытие произвольных файлов давать пользователю не нужно.