Загрузка накладных, выписок и УПД в 1С из Excel и XML

Загрузить документ в 1С из файла можно тремя путями: таблицу из Excel — командой Загрузить над табличной частью документа, электронную накладную или УПД в XML — через загрузку электронного документа, банковскую выписку — через Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. Отдельной кнопки «открыть любой файл и получить документ» в 1С нет: путь зависит от формата.

Частое заблуждение — что 1С «прочитает» PDF или скан накладной. Не прочитает: PDF прикрепляют к документу как файл, а строки товаров переносят из Excel, XML или через сервис распознавания. Поэтому начинают не с 1С, а с файла.

Какой файл подходит для загрузки документа в 1С

Сначала определите, что у вас на руках. От формата зависит, загрузится ли документ целиком или только его таблица.

Как подготовить Excel перед загрузкой

Excel от поставщика почти никогда не готов к загрузке «как есть». Перед импортом приведите его к простому виду:

• 📄 один лист, одна таблица, первая строка — заголовки колонок;
• 🧹 удалите объединённые ячейки, итоговые строки «Всего», пустые строки внутри таблицы;
• 🔢 количество, цена и сумма — числовой формат, без «шт.» и «руб.» в ячейке;
• 🔑 отдельная колонка с ключом для поиска товара: артикул, код или штрихкод;
• 📏 ставка НДС текстом, как в 1С: 20%, 10%, Без НДС.

Где в 1С кнопки загрузки документов из файла

В типовых конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, ЗУП 3.1) механизм загрузки из таблицы один и тот же. Он встроен в табличные части и списки справочников.

В некоторых релизах команда загрузки над таблицей спрятана в меню Ещё. Если не видите её ни там, ни там — проверьте права пользователя: загрузку иногда отключают ролями.

Для нетиповых и старых конфигураций есть внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС. Её открывают через Файл → Открыть. Она умеет заполнить справочник, табличную часть документа или регистр сведений .

Как загрузить накладную из Excel в 1С: пошагово

Разберём самый частый случай: поставщик прислал Excel на 40 позиций, их нужно провести поступлением в Бухгалтерии 3.0.

Шаг 1. Создайте документ и заполните шапку

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции, например «Товары».
3. Заполните контрагента, договор, склад, номер и дату входящего документа.
4. Нажмите Записать. Проводить пока не нужно.

Шапку загрузчик не заполняет: он работает только с табличной частью. Поэтому сначала шапка, потом строки.

Шаг 2. Откройте окно загрузки

Над таблицей «Товары» нажмите Загрузить. Откроется окно с пустой таблицей-шаблоном: колонки «Номенклатура», «Количество», «Цена», «Сумма» и другие.

Дальше два варианта:

• 📋 копировать и вставить — выделите в Excel диапазон без заголовков, Ctrl+C, щёлкните в первую ячейку шаблона и Ctrl+V;
• 📂 загрузить файл — выберите файл на диске, программа сама разложит колонки.

Первый вариант надёжнее. Вы видите, что вставилось, и порядок колонок контролируете сами.

Шаг 3. Расставьте колонки

Порядок колонок в шаблоне должен совпадать с порядком в Excel. Если в файле сначала артикул, потом наименование, а в шаблоне наоборот — поменяйте колонки местами в Excel до копирования. Лишние колонки удалите.

Шаг 4. Проверьте сопоставление и перенесите строки

Нажмите Далее. Программа ищет каждую строку в справочнике номенклатуры и показывает итог: сколько строк найдено, сколько нет, где несколько совпадений. О том, как разобраться с несопоставленными строками, — в следующем разделе.

Когда все строки найдены, нажмите кнопку переноса в документ. Строки появятся в таблице «Товары».

Шаг 5. Сверьте и проведите

Перед проведением сверьте итог документа с итогом накладной поставщика: количество позиций, сумму и НДС. Расхождение в 1-2 копейки — это округление НДС построчно, его правят в последней строке. Расхождение больше — ищите пропущенную или задвоенную строку.

Затем Провести и закрыть.

Сопоставление полей и справочников при загрузке

Главная сложность загрузки — не перенос чисел, а поиск товара. В файле поставщика «Бумага А4 Снегурочка 500л», а у вас в справочнике «Бумага офисная А4 SvetoCopy». По наименованию такие строки не сойдутся никогда.

По какому полю искать номенклатуру

В окне сопоставления можно выбрать, по какой колонке искать элемент справочника:

Если артикулы поставщика не совпадают с вашими, заведите для них соответствие один раз. Самый простой способ — колонка «Артикул поставщика» в вашем прайсе и формула ВПР в Excel, которая подставит ваш артикул рядом с чужим перед загрузкой.

Что делать с ненайденными строками

Для каждой несопоставленной строки есть три выхода:

1. Выбрать элемент справочника вручную прямо в окне сопоставления.
2. Создать новый элемент номенклатуры из этой строки.
3. Исключить строку из загрузки и добавить позже.

Если новых позиций много, сначала загрузите их в справочник через Справочники → Номенклатура → Загрузить, заполните группы, единицы и ставки НДС, а уже потом загружайте накладную.

Загрузка УПД и банковской выписки из XML и TXT

Таблица из Excel — только половина задач. Вторая половина — файлы, которые 1С понимает целиком, вместе с шапкой.

Электронная накладная или УПД в XML

Если контрагент прислал УПД по формату ФНС (файл с именем вида ON_NSCHFDOPPR_...xml), документ поступления создаётся из него полностью. В Бухгалтерии 3.0 команда загрузки электронного документа из файла находится в списке Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в меню ЭДО над списком.

После загрузки откроется форма сопоставления: программа найдёт контрагента по ИНН и КПП, а номенклатуру предложит сопоставить так же, как при загрузке из Excel. Сопоставление запоминается — в следующий раз товары этого поставщика подставятся сами.

Сканы и PDF прикрепляйте к уже созданному документу кнопкой со скрепкой. Тогда файл хранится в базе рядом с поступлением и открывается при проверке.

Выписка из клиент-банка

Банк выгружает файл в формате 1CClientBankExchange, обычно с именем kl_to_1c.txt. Загрузка:

1. В клиент-банке выгрузите выписку за период в формате для 1С.
2. В 1С откройте Банк и касса → Банковские выписки и нажмите Загрузить.
3. Укажите файл и проверьте список операций: каждая строка станет списанием или поступлением на расчётный счёт.
4. Нажмите загрузку — документы создадутся и проведутся.

Если у организации подключён 1С:ДиректБанк, файл не нужен: выписка приходит по кнопке обновления прямо в списке выписок.

Ошибки при загрузке документа из файла и что с ними делать

Большинство сбоев при импорте вызваны не программой, а содержимым файла. Ниже — симптомы, которые встречаются чаще всего, и способ их снять.

Чего не делать при загрузке

• ❌ Не загружайте один и тот же файл повторно «для проверки» — получите задвоенные строки или задвоенные выписки.
• ❌ Не правьте загруженные строки массово через групповую обработку в проведённом документе за закрытый период.
• ❌ Не меняйте порядок колонок в шаблоне после вставки данных — числа уедут в чужие поля.

Если выписку всё-таки загрузили дважды, найдите задвоенные документы в списке по сумме и дате и пометьте лишние на удаление. Удалять документы закрытого периода без согласования с главным бухгалтером нельзя — после этого придётся перезакрывать месяцы.

Пакетная загрузка документов: десятки файлов за раз

Стандартная загрузка из Excel работает с одним документом. Когда файлов десятки в день, нужен другой подход.

Как устроена обработка пакетной загрузки

Если поставщик или филиал присылает однотипные Excel-файлы, программист пишет внешнюю обработку . Она читает файл, ищет товар по артикулу и создаёт документ. Пример серверной процедуры для Бухгалтерии 3.0 — первая строка файла заголовки, колонки: артикул, количество, цена:

&НаСервереБезКонтекста
Функция ЗагрузитьНакладную(ИмяФайла)

    ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
    ТабДок.Прочитать(ИмяФайла);

    Документ = Документы.ПоступлениеТоваровУслуг.СоздатьДокумент();
    Документ.Дата = ТекущаяДатаСеанса();

    Для НомерСтроки = 2 По ТабДок.ВысотаТаблицы Цикл
        Префикс = "R" + Формат(НомерСтроки, "ЧГ=0");
        Артикул = СокрЛП(ТабДок.Область(Префикс + "C1").Текст);
        Если ПустаяСтрока(Артикул) Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        Номенклатура = Справочники.Номенклатура.НайтиПоРеквизиту("Артикул", Артикул);
        Если Номенклатура.Пустая() Тогда
            Сообщить("Строка " + Формат(НомерСтроки, "ЧГ=0") + ": не найден артикул " + Артикул);
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        СтрокаТЧ = Документ.Товары.Добавить();
        СтрокаТЧ.Номенклатура = Номенклатура;
        СтрокаТЧ.Количество = ЧислоИзЯчейки(ТабДок.Область(Префикс + "C2").Текст);
        СтрокаТЧ.Цена = ЧислоИзЯчейки(ТабДок.Область(Префикс + "C3").Текст);
        СтрокаТЧ.Сумма = СтрокаТЧ.Количество * СтрокаТЧ.Цена;
    КонецЦикла;

    Документ.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
    Возврат Документ.Ссылка;

КонецФункции

&НаСервереБезКонтекста
Функция ЧислоИзЯчейки(Текст)
    Строка = СтрЗаменить(Текст, " ", "");
    Строка = СтрЗаменить(Строка, Символы.НПП, "");
    Строка = СтрЗаменить(Строка, ",", ".");
    Возврат ?(ПустаяСтрока(Строка), 0, Число(Строка));
КонецФункции

Документ записывается без проведения. Шапку (организацию, контрагента, договор, склад) и НДС бухгалтер дозаполняет в форме, нажимает в таблице пересчёт и проводит. Так ошибка в файле не попадёт в учёт незамеченной.

Метод ТабличныйДокумент.Прочитать работает с .xlsx на платформе с номером не ниже 8.3.6. Путь к файлу должен быть доступен серверу 1С: в клиент-серверной базе файл с рабочего стола пользователя сервер не увидит, его сначала передают на сервер.

Частые вопросы