Конец рабочего дня на кассе: выемка, Z-отчёт и отчёт о продажах в 1С

Закрыть кассу в 1С можно прямо из рабочего места кассира (РМК): пересчитайте наличные, сделайте выемку и нажмите «Закрыть смену». Программа отправит на фискальный регистратор команду закрытия смены (Z-отчёт), а затем по пробитым чекам сформирует документ «Отчёт о розничных продажах». Если ККТ подключена к 1С, отдельно печатать Z-отчёт из драйвера не нужно — это сделает сама программа.

Порядок одинаков для 1С:Розница и 1С:Управление торговлей 11: оба решения используют один и тот же РМК и библиотеку подключаемого оборудования. Отличия — в том, кто и откуда может закрыть смену и куда потом уходят данные. Для бухгалтера в 1С:Бухгалтерии 8 «закрытие смены » сводится к отчёту о розничных продажах и кассовым документам.

Перед тем как закрыть кассу в 1С: что сверить

Смену закрывают один раз, отменить Z-отчёт нельзя. Поэтому пять минут до нажатия кнопки важнее самой кнопки.

Что проверить:

• 💵 Наличные в ящике. Снимите X-отчёт (отчёт без гашения) — он показывает выручку за смену и не закрывает её. Сумма наличных в отчёте плюс размен на начало смены должна совпасть с деньгами в ящике.
• 💳 Оплаты картой. Сверьте итог по безналу в X-отчёте с итогом сверки на банковском терминале. Расхождение чаще всего означает чек, пробитый «наличными» при оплате картой, или наоборот.
• 🧾 Отложенные и незавершённые чеки. В РМК не должно остаться отложенного чека или чека, который «завис» после ошибки печати.
• 🔄 Возвраты. Все возвраты за день должны быть пробиты чеками возврата, а не выданы из ящика «на словах».
• 🌐 Связь с ОФД. Если касса давно не передавала документы оператору, лучше узнать об этом до закрытия, а не на следующее утро.

Как закрыть смену в 1С:Розница через РМК

Порядок для кассира, у которого ККТ подключена к 1С через подключаемое оборудование.

Шаг 1. Сделайте выемку наличных

1. В РМК выберите команду «Выемка».
2. Укажите сумму, которую забираете из ящика в сейф или для инкассации. Обычно оставляют размен на следующую смену — например, 3 000 ₽.
3. Подтвердите. Регистратор напечатает чек изъятия, а в 1С появится документ движения денег из кассы ККМ.

Пример: выручка наличными за смену 47 350 ₽, размен на утро был 3 000 ₽. В ящике 50 350 ₽. Выемка — 47 350 ₽, в ящике остаются те же 3 000 ₽ на завтра.

Шаг 2. Закройте смену

1. Нажмите «Закрыть смену». В зависимости от настроек интерфейса РМК команда стоит на панели функций или открывается по горячей клавише.
2. Программа передаст на ККТ команду закрытия смены. Регистратор распечатает отчёт о закрытии смены — тот самый Z-отчёт.
3. Дождитесь сообщения в РМК о том, что смена закрыта. Не выключайте кассу и не закрывайте окно, пока печать не завершилась.

Шаг 3. Проверьте, что сформировался отчёт о розничных продажах

После закрытия смены 1С собирает пробитые чеки в документ «Отчёт о розничных продажах». Он и есть итог смены для учёта: списывает товары с магазина и фиксирует выручку.

Откройте раздел Продажи и найдите там список кассовых смен или отчётов о розничных продажах. Последняя смена должна быть в статусе «Закрыта», а отчёт за неё — проведён.

Номер смены на Z-отчёте и номер смены в 1С должны совпадать. Если они разошлись, касса и программа «живут» разной жизнью, и это нужно исправить до следующего открытия.

Как закрывать кассу в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 кассир работает в том же РМК, поэтому кнопки и порядок шагов не меняются. Разница в организации работы.

Чем УТ 11 отличается на практике:

• 🏬 Розница — часть оптовой базы. В той же программе есть заказы клиентов и оптовые отгрузки. Отчёт о розничных продажах должен попасть на правильный склад-магазин, иначе остатки в опте поедут.
• 🔐 Права. В УТ кассир нередко не видит список кассовых смен. Если смена «зависла», закрыть её из списка сможет пользователь с правами старшего кассира или администратора.
• 🔁 Обмен с бухгалтерией. Если УТ выгружает данные в БП, проверяйте, что отчёт о розничных продажах проведён до ближайшего сеанса обмена. Непроведённый отчёт в бухгалтерию не уйдёт или уйдёт пустым.

Фискальный регистратор при закрытии смены: Атол, Штрих-М, Эвотор

1С не закрывает смену сама — она командует регистратору через драйвер. Поэтому половина проблем при закрытии кассы на самом деле — проблемы связи 1С с ККТ.

Где настраивается оборудование:

Атол

Регистраторы Атол работают через драйвер ККТ от производителя. Драйвер ставят на компьютер кассира той же разрядности, что и клиент 1С. Если 1С 64-разрядная, а драйвер 32-разрядный, оборудование не подключится — это частая причина ошибки после переустановки.

Штрих-М

Штрих-М подключается через драйвер ФР от производителя. В комплекте с ним идёт тестовая утилита. Не держите тестовую утилиту открытой во время работы РМК: она занимает порт, и 1С не может достучаться до кассы.

Эвотор

Эвотор — смарт-терминал со своей кассовой программой. Чаще он работает автономно, а 1С получает данные о продажах через обмен. В такой схеме смену закрывают на самом Эвоторе, а не в РМК. 1С узнаёт о закрытии, когда придут данные. Сверяйте выручку из обмена с Z-отчётом Эвотора.

Закрытие смены в 1С:Бухгалтерии 8: что важно бухгалтеру

Бухгалтер смену не закрывает. Ему важен результат: отчёт о розничных продажах, кассовые документы и выручка по Z-отчёту.

Откуда берутся данные

• 🔄 По обмену из Розницы или УТ. Отчёты о розничных продажах приходят готовыми, бухгалтер проверяет и проводит.
• ✍️ Вручную по Z-отчёту. Если ККТ с 1С не связана, документ Продажи → Отчёты о розничных продажах заполняют по данным отчёта о закрытии смены: товары, суммы, оплаты картами.

Что получится в учёте

Для автоматизированной торговой точки отчёт о розничных продажах в БП формирует проводки:

Деньги по картам уходят с 57.03, когда банк зачислит возмещение. Комиссию эквайрера относят на прочие расходы.

Кассовые документы

По правилам кассовой дисциплины приходный кассовый ордер на выручку, принятую через ККТ, оформляют по окончании смены на общую сумму. Сверяйте его сумму с Z-отчётом, а не с X-отчётом середины дня.

Что можно автоматизировать при закрытии кассы

Полностью убрать кассира из закрытия смены не получится: деньги пересчитывает человек. Но рутину вокруг кнопки можно сократить.

• ⌨️ Горячие клавиши в РМК. Выемку, X-отчёт и закрытие смены вешают на клавиши. Кассир не ищет команды мышкой в конце долгого дня.
• 📄 Автоматический отчёт о продажах. Отчёт о розничных продажах формируется при закрытии смены сам — проверьте, что эта настройка включена, и бухгалтер не будет собирать его руками.
• ⏰ Контроль 24 часов. РМК предупреждает, что смена скоро перешагнёт 24 часа. Не отключайте предупреждения: смену с превышением ККТ не даст продолжить.
• 🔌 Обработки от поставщика ККТ. Производители и сервисные центры выпускают драйверы и обработки обслуживания для 1С. Ставьте только с сайта производителя или от своего ЦТО.
• 🔁 Обмен по расписанию. Если продажи идут в БП, регламентный обмен ночью заберёт закрытые смены без участия бухгалтера.

После того как закрыли смену в 1С: что сделать дальше

Закрытие смены — не конец дня. Остаются три вещи.

1. Убедитесь, что Z-отчёт ушёл в ОФД. ККТ отправляет его сама, если есть интернет. Зайдите в личный кабинет оператора и проверьте, что отчёт о закрытии смены там есть. Если касса не передаёт документы 30 дней, фискальный накопитель перестаёт формировать чеки.
2. Сдайте выручку. Наличные из выемки сдают инкассатору или вносят в банк. В бухгалтерии это два шага: выдача из кассы на 57.01 и зачисление на 51 по выписке.
3. Сверьте остатки. Отчёт о розничных продажах списал проданный товар. Посмотрите остатки магазина: отрицательные остатки говорят о том, что товар продали раньше, чем оприходовали.

Для бухгалтера итог каждого дня — одна цепочка: Z-отчёт → отчёт о розничных продажах → ПКО на выручку → РКО на сдачу в банк → выписка. Если одно звено выпало, сальдо по 50.01 или 57.01 перестаёт сходиться.

Сбои при закрытии смены и что с ними делать

Выберите свой симптом — к каждому указана причина и порядок действий.

Частые вопросы