Закрытие заказов покупателей и поставщикам в УНФ, УТ 11 и ERP

Заказ в 1С закрывают сменой статуса на финальный: в УТ 11 и ERP это статус «Закрыт» в шапке документа, в УНФ — финальное состояние заказа или флажок «Закрыт». Если заказ выполнен не полностью, перед закрытием невыполненные строки отменяют, иначе остаток продолжит висеть в резерве, в ожидаемых поступлениях и в списке задолженности.

Порядок одинаков для заказа покупателя (продажа) и заказа поставщику (покупка): проверить, что отгружено или получено, разобраться с остатком и деньгами, поставить финальный статус. Различаются только названия документов и место команды в конкретной конфигурации.

Что происходит при закрытии заказа и где это есть

Заказ — это не бухгалтерский документ. Проводок он не делает. Он держит «обязательство»: сколько товара ещё нужно отгрузить клиенту или получить от поставщика, что под это зарезервировано и сколько денег ждём.

Пока заказ открыт, программа считает его незавершённым:

• 📦 товар под заказ клиента остаётся в резерве и недоступен для других продаж;
• 🚚 недопоставка по заказу поставщику числится как ожидаемое поступление и влияет на планирование закупок;
• 💰 предоплата, полученная или выданная по заказу, ждёт зачёта;
• 📋 заказ виден в рабочих списках «к отгрузке» и «к поступлению».

Закрытие снимает эти хвосты. Документы отгрузки и поступления при этом не трогаются: их движения остаются как были.

Закрытие заказа поставщику по шагам

Сценарий: вы заказали у поставщика 100 единиц, получили 100 по одному или нескольким приходам. Заказ нужно закрыть, чтобы он ушёл из ожидаемых поступлений.

УТ 11 и ERP

1. Откройте Закупки → Заказы поставщикам и найдите заказ.
2. Проверьте состояние: в списке заказов есть колонка с текущим состоянием выполнения. Полностью выполненный заказ уже не ждёт поступления и оплаты.
3. Откройте заказ, на вкладке с товарами сравните заказанное и полученное количество. Для этого удобно сформировать по заказу связанные документы (команда структуры подчинённости в командной панели документа).
4. Если всё пришло — в поле статуса выберите «Закрыт».
5. Нажмите «Провести и закрыть».

Если поставщик привёз меньше

Поставщик отгрузил 80 из 100, оставшиеся 20 не привезёт. Тогда:

1. В табличной части заказа найдите строку с недопоставкой.
2. Установите в ней флажок «Отменено».
3. Укажите причину отмены из справочника причин (можно добавить свою, например «Поставщик снял позицию»).
4. Смените статус на «Закрыт» и проведите документ.

Отмена строки — правильный способ. Уменьшать количество в заказе задним числом хуже: теряется история того, что заказывали изначально, и отчёты по выполнению заказов покажут искажённую картину.

УНФ

1. Откройте журнал заказов поставщикам в разделе закупок.
2. Откройте заказ и проверьте, что приходные накладные введены на основании этого заказа.
3. Выберите финальное состояние (в типовой поставке — «Выполнен»). Если заказ не будет выполнен до конца, установите флажок «Закрыт».
4. Проведите документ.

Как закрыть заказ клиента после отгрузки

Заказ покупателя закрывают, когда товар отгружен и расчёты завершены. Порядок для УТ 11 и ERP:

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов.
2. Найдите заказ и проверьте его текущее состояние в списке.
3. Убедитесь, что реализация введена именно на основании этого заказа (или заказ указан в ней как основание расчётов). Если реализацию оформили «сама по себе», без связи с заказом, программа не узнает, что заказ выполнен.
4. Откройте заказ, выберите статус «Закрыт».
5. Проведите документ.

После проведения резерв под непоставленные позиции снимается, а заказ уходит из списков к отгрузке.

В УНФ логика та же: реализация на основании заказа, затем финальное состояние «Выполнен». Флажок «Закрыт» ставят, когда клиент отказался от остатка и выполнять заказ дальше не нужно.

Частичная отгрузка: пример с числами

Клиент заказал 50 коробок по 1 200 ₽, итого 60 000 ₽, и внёс 100% предоплату. Отгрузили 42 коробки на 50 400 ₽, остальные 8 клиент брать не будет.

Что сделать:

1. В заказе отметьте строку с 8 коробками как отменённую, укажите причину «Отказ клиента».
2. Переплата составит 60 000 − 50 400 = 9 600 ₽.
3. Эти 9 600 ₽ либо возвращают клиенту (документ списания денег с видом операции возврата покупателю), либо зачитывают в счёт другого заказа взаимозачётом или переносом аванса.
4. Только после того как переплата разнесена, ставьте статус «Закрыт».

Если закрыть заказ раньше, 9 600 ₽ останутся авансом по закрытому заказу. В акте сверки это будет видно как долг перед клиентом, и через полгода никто не вспомнит, откуда он.

Статусы заказа и массовое закрытие

Статус — главный рычаг управления заказом. В УТ 11 и ERP набор статусов фиксированный, их нельзя переименовать или добавить свои. Основные статусы заказа клиента:

У заказа поставщику свой набор промежуточных статусов (согласование, подтверждение поставщиком), но финальный тоже называется «Закрыт». Какие статусы видны в документе, зависит от настроек раздела продаж или закупок. Например, при отключённом использовании статусов часть промежуточных этапов пропадает, а закрытие остаётся.

В УНФ состояния — это справочник. В него можно добавить свои этапы («Согласование макета», «В производстве», «Ждём оплату»), но финальное состояние одно, и именно оно завершает заказ.

Массовое закрытие

Закрывать по одному 300 заказов, накопившихся за квартал, никто не будет. В УТ 11 и ERP для этого есть обработки «Закрытие заказов клиентов» и «Закрытие заказов поставщикам». Проще всего найти их через поиск по интерфейсу (иконка лупы в шапке программы).

Как работать с обработкой:

1. Задайте отбор: организация, период, менеджер, контрагент.
2. Обработка покажет заказы, которые фактически выполнены или давно не двигаются.
3. Отметьте те, что нужно закрыть. Для недовыполненных заказов можно разрешить отмену непоставленных строк и выбрать общую причину.
4. Запустите закрытие.

Закрытие можно поставить на автоматический запуск регламентным заданием: тогда выполненные заказы будут закрываться сами, например каждую ночь. Регламентные задания настраивают в разделе НСИ и администрирование → Обслуживание. Включать автозакрытие стоит только когда менеджеры аккуратно вводят реализации на основании заказов, иначе обработка «не увидит» выполнение.

Когда закрывать заказ рано

Не каждый «застрявший» заказ надо закрывать. Оставьте его открытым, если:

• ⏳ поставщик подтвердил допоставку остатка, просто позже срока;
• 🧾 клиент оплатил, но забирает товар частями по графику;
• 🔁 по заказу ожидается возврат или замена бракованной позиции.

Закрытие в таких случаях снимет резерв, и товар уйдёт другому клиенту. Восстановить резерв потом получится, только если товар ещё лежит на складе.

Как проверить, что не закрыто

Раз в месяц полезно смотреть хвосты. Что проверять:

• 🔎 Открытые заказы старше 30–60 дней. В списке заказов отфильтруйте по статусу «К выполнению» и отсортируйте по дате. Всё, что старше пары месяцев, почти наверняка забыли закрыть.
• 📦 Резервы. Отчёт по остаткам и доступности товаров покажет, сколько товара зарезервировано. Если резерв числится под заказ, который уже не будет выполнен, склад «теряет» эти позиции.
• 🚚 Ожидаемые поступления. Незакрытые заказы поставщикам с недопоставкой раздувают ожидаемый приход, и расчёт потребности в закупке врёт.
• 💰 Расчёты по заказам. Ведомость расчётов с клиентами и поставщиками в разрезе заказов покажет авансы и долги, привязанные к закрытым заказам.

Для анализа уже закрытых сделок удобно сравнивать заказанное и фактически отгруженное. Отменённые строки с причинами — это готовая статистика отказов: по ней видно, какие позиции клиенты снимают чаще всего, и какой поставщик регулярно недовозит.

Отчёты по продажам в УТ 11 и ERP поддерживают отбор и группировку по заказу клиента. Начните с отчёта, которым уже пользуетесь, и добавьте в него группировку по заказу.

Ошибки при закрытии заказов и что с ними делать

Заказ не закрывается: программа сообщает о невыполненных строках. Причина почти всегда одна: в заказе остались позиции, которые не отгружены и не отменены. Найдите их по колонкам «заказано» и «отгружено», отмените или отгрузите.

Всё отгружено, а заказ числится невыполненным. Реализацию ввели без связи с заказом. Откройте реализацию и проверьте, указан ли в ней заказ. Если нет, укажите заказ в документе и перепроведите его. Проверьте, что количество и номенклатура в реализации совпадают с заказом: отгрузка аналога вместо заказанного товара заказ не выполняет.

После закрытия у клиента остался аванс. Заказ закрыли раньше, чем разнесли деньги. Сделайте возврат или зачёт аванса, указав в документе этот заказ как основание расчётов.

Закрытый заказ надо открыть снова. В УТ 11 и ERP смените статус обратно на «К выполнению» и снимите флажки отмены со строк, которые всё-таки будут выполнены. Учтите: резерв при этом восстановится, только если товар есть на складе.

Резерв не снялся после закрытия. Скорее всего, заказ закрыли, но не провели: статус поменяли и закрыли форму кнопкой «Записать». Откройте документ и нажмите «Провести и закрыть».

Массовая обработка не находит заказы. Проверьте отборы по организации и периоду. Если реализации вводили без указания заказа, обработка считает заказы невыполненными и не предложит их закрыть автоматически.

Частые вопросы