Отпуск сотруднику в 1С: от проверки графика до выплаты отпускных

Отпуск заносят документом Отпуск: в ЗУП 3.1 — раздел Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Отпуска. В документе указывают сотрудника, даты начала и окончания, программа сама подтянет расчётный период, посчитает средний заработок и сумму отпускных. Дальше остаётся распечатать приказ и выплатить деньги — не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха.

Разберём весь путь по шагам для обеих конфигураций: что проверить до ввода документа, как 1С считает средний заработок, какие печатные формы нужны, как отпуск попадает в табель и когда перечислять отпускные с НДФЛ. Пути меню и логика у ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 близки — различия отмечу отдельно.

С чего начать: график отпусков и остаток дней

Перед вводом документа проверьте два момента — есть ли сотрудник в графике отпусков и сколько дней отпуска у него накоплено.

График отпусков на год — документ График отпусков (в ЗУП 3.1 это раздел Кадры → Графики отпусков). Он не начисляет деньги, а только фиксирует запланированные даты и служит основанием для приказа по форме Т-7. Фактический отпуск может сдвигаться относительно графика — это нормально, документ Отпуск вводят по факту.

Остаток дней 1С считает автоматически исходя из даты приёма и отработанного стажа. Стандартная норма — 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Увидеть, сколько дней сотрудник уже отгулял и сколько осталось, удобнее всего в отчёте по остаткам отпусков.

Если сотрудник идёт в отпуск авансом (рабочий год ещё не отработан), программа это допускает, но при последующем увольнении излишне выплаченные отпускные придётся удерживать — помните об этом при согласовании дат.

Как создать документ «Отпуск»

Основной инструмент — документ Отпуск. Он одновременно и кадровый (фиксирует период отсутствия), и расчётный (начисляет отпускные).

Порядок ввода одинаков для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте журнал отпусков: в ЗУП — Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отпуска. Нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Если ведёте учёт по нескольким организациям, следите, чтобы выбранная совпадала с местом работы сотрудника.
3. Укажите вид отпуска. По умолчанию — Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Для дополнительных дней (за вредность, ненормированный день, северные) выбирают соответствующий вид.
4. Задайте даты с и по. Число календарных дней программа посчитает сама; при необходимости период делят на несколько строк (например, основной плюс дополнительный).
5. Проверьте месяц начисления — обычно это месяц, в котором начинается отпуск.

После заполнения дат 1С автоматически определит расчётный период и подтянет данные о заработке. Сумму вы увидите сразу в документе.

В ЗУП 3.1 в документе доступны дополнительные закладки — Начислено (подробно) и Удержано, где видно расшифровку по месяцам. В Бухгалтерии 3.0 интерфейс проще, но принцип тот же.

Как 1С считает средний заработок

Это ключевой расчёт, и ошибки здесь встречаются чаще всего. 1С считает по правилам ст. 139 ТК РФ и Постановления № 922, но результат зависит от того, что вы внесли в базу.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если отпуск с 10 марта, период — с 1 марта прошлого года по 28 (29) февраля текущего.

Среднедневной заработок при полностью отработанном периоде считается так:

Среднедневной = База за 12 месяцев / 12 / 29,3

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней (закреплено в ст. 139 ТК РФ). Если какие-то месяцы отработаны не полностью (были больничные, командировки, прошлый отпуск), 1С пересчитывает число дней в этих месяцах пропорционально — это тоже происходит автоматически.

Сумма отпускных:

Отпускные = Среднедневной × число календарных дней отпуска

Пример. За расчётный период сотрудник заработал 720 000 ₽, период отработан полностью. Среднедневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽. За 14 дней отпуска начислят 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.

Из базы среднего заработка 1С сама исключает выплаты, которые по Постановлению № 922 в расчёт не входят: прошлые отпускные, больничные, матпомощь, командировочные. Исключаются и сами дни, когда сотрудник отсутствовал по этим причинам, — иначе среднедневной занизился бы.

Премии учитываются по особым правилам в зависимости от периода, за который начислены:

• ежемесячные премии — не более одной за каждый показатель в каждом месяце периода;
• квартальные и за период больше месяца — в размере месячной части за каждый месяц расчётного периода;
• годовая премия за прошлый год — учитывается независимо от времени начисления, если относится к расчётному периоду.

В 1С это зашито в видах начислений: важно, чтобы премия была начислена своим документом и с правильным видом, а не внесена в общую сумму зарплаты. Если в регионе действует районный коэффициент, он уже сидит в начислениях и попадает в базу среднего автоматически — отдельно его к отпускным не прибавляют.

Была ли в компании индексация окладов в расчётном периоде — ещё один повод перепроверить расчёт: при повышении оклада всем сотрудникам подразделения средний заработок за «доиндексационные» месяцы корректируется на коэффициент повышения. В ЗУП 3.1 для этого есть документ индексации заработка; без него программа коэффициент не применит.

Приказ на отпуск и печатные формы

С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но большинство организаций продолжают использовать привычный бланк. 1С печатает их прямо из документа Отпуск по кнопке Печать:

Приказ Т-6 печатают, подписывают у руководителя и дают сотруднику под подпись об ознакомлении. Записка-расчёт Т-60 остаётся внутренним документом — в ней видно, как сложилась сумма.

Если организация утвердила собственные формы приказов, печатную форму в 1С можно заменить через механизм внешних печатных форм или расширение конфигурации — но для стандартной работы хватает встроенных бланков.

Как отпуск отражается в табеле учёта времени

Проведённый документ Отпуск автоматически меняет табель: дни отпуска помечаются буквенным кодом. Для ежегодного основного оплачиваемого отпуска это код ОТ, для дополнительного оплачиваемого — ОД, для отпуска без сохранения зарплаты — ДО.

Отдельно ставить эти отметки в табеле вручную не нужно — связь документа и табеля в 1С работает автоматически. Проверить результат можно так:

• в ЗУП 3.1 — отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13);
• в Бухгалтерии 3.0 — через печать табеля из раздела Зарплата и кадры.

Выплата отпускных, НДФЛ и взносы

Деньги сотруднику выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Три дня считаются календарными, поэтому при отпуске с понедельника безопаснее выплатить в среду-четверг предыдущей недели.

В 1С на отпускные формируют отдельную ведомость — Ведомость в банк или Ведомость в кассу. В ведомости выбирают вид выплаты Отпуск и подбирают проведённый документ. Программа сама предложит сотрудников, которым причитается выплата именно отпускных.

Про налоги:

• 🧾 НДФЛ удерживается в момент фактической выплаты отпускных. Сумма к перечислению сотруднику — уже за вычетом налога.
• 📅 Срок перечисления НДФЛ с 2023 года привязан к единым срокам уплаты по ЕНП — налог попадает в уведомление за соответствующий период.
• 💰 Страховые взносы начисляются на всю сумму отпускных в месяце начисления и уплачиваются в составе взносов за этот месяц.

Взносы с 2023 года администрирует Социальный фонд России (СФР) — объединённый из ПФР и ФСС. На механику в 1С это не влияет: начисление взносов на отпускные происходит автоматически при закрытии месяца или проведении начислений.

Какие проводки формирует отпуск

В Бухгалтерии 3.0 проводки по отпускным формируются автоматически — при проведении документа начисления зарплаты за месяц, в который попал отпуск. Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) программа берёт из настройки отражения зарплаты в учёте для конкретного подразделения или вида начисления.

Счёт затрат зависит от того, где работает сотрудник: по производственным работникам обычно 20 или 25, по управленцам — 26, по торговле — 44. Если проводки легли не на тот счёт, проверьте настройку отражения зарплаты, а не правьте движения документа вручную.

Перенос и продление отпуска

Планы меняются — сотрудник заболел в отпуске или его отозвали. 1С позволяет это оформить, но порядок разный.

• 📌 Отпуск ещё не начался, даты сдвигаются. Проще всего открыть проведённый документ Отпуск, изменить даты и перепровести. Отпускные и табель пересчитаются автоматически.
• 🤒 Болезнь во время отпуска. Введите больничный на дни болезни. Отпуск на число дней болезни продлевается или переносится — это решает сотрудник. Для переноса скорректируйте документ Отпуск или введите новый на перенесённые дни.
• 🔙 Отзыв из отпуска. Неиспользованные дни возвращаются в остаток, а излишне выплаченные отпускные идут в зачёт будущих начислений. В ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ-основание по отзыву.

Частые вопросы