Отчёт по взносам на травматизм в 1С: подготовка, таблицы 1–5 и сдача в фонд

Отчёт 4-ФСС в 1С заполняют в журнале регламентированных отчётов: Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты в Бухгалтерии 3.0 или Отчетность, справки → 1С-Отчетность в ЗУП 3.1. Кнопка Создать, в поиске набрать «4-ФСС», выбрать организацию и квартал, нажать Заполнить. Таблицы 1 и 2 программа считает по начислениям зарплаты, таблицы 4 и 5 чаще всего дописывают вручную. Затем проверка контрольных соотношений и выгрузка файла.

Одна оговорка до старта. С 1 января 2023 года ФСС объединили с ПФР в Социальный фонд России (СФР), а форму 4-ФСС заменил раздел 2 единой формы ЕФС-1. Саму 4-ФСС сегодня заполняют только за периоды до 2023 года — как правило, это уточнённые расчёты и ответы на требования фонда. Логика таблиц при этом почти один в один перешла в ЕФС-1, поэтому порядок работы ниже пригодится и для нового отчёта.

Что проверить в учёте до формирования 4-ФСС

Программа заполняет отчёт из того, что уже проведено. Если в учёте дыра, в 4-ФСС она будет в той же строке. Пять минут на проверку перед кнопкой Заполнить снимают большую часть вопросов фонда.

Реквизиты организации

Откройте карточку организации и найдите блок с данными фондов. Там должны стоять:

• 🔢 регистрационный номер страхователя в ФСС (10 цифр);
• 🏷️ код подчинённости (5 знаков);
• 📍 ОКВЭД основного вида деятельности — от него зависит класс профессионального риска.

Пустой регистрационный номер — частая причина ошибки при выгрузке: файл просто не сформируется.

Тариф взносов на травматизм

Тариф задают в процентах по классу риска, плюс скидка или надбавка, если фонд их установил.

Ставка хранится с историей. Если тариф поменялся с 1 января после подтверждения вида деятельности, а запись осталась старой, взносы за весь год будут посчитаны неверно. Посмотрите, с какой даты действует текущее значение.

💡 Скидку или надбавку к тарифу программа не применяет сама по уведомлению. Её вносят как итоговую ставку (например, 0,16% вместо 0,2%), а сам размер скидки и дату приказа указывают в таблице 1 отчёта.

Начисления за квартал

• 📌 Все документы Начисление зарплаты за три месяца квартала проведены.
• 📌 Больничные, отпуска, премии и договоры ГПХ внесены в своих месяцах, а не задним числом в следующем квартале.
• 📌 У видов начислений правильно отмечено, облагаются ли они взносами на травматизм. Для договоров ГПХ это отдельный признак: взносы на травматизм с них платят, только если это прямо предусмотрено договором.

Для сверки удобно сформировать отчёт Анализ взносов в фонды за квартал и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 69.11 в Бухгалтерии. Начисленные взносы на травматизм в обоих местах должны совпасть. Если не совпадают — ищите документ, проведённый вручную или исправленный после расчёта зарплаты.

Как создать и заполнить 4-ФСС в 1С: пошагово

Форма одна для Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1, различается только путь к журналу. Если учёт ведут в двух базах, отчёт лучше формировать в ЗУП: там исходные начисления.

1. Откройте журнал регламентированных отчётов по пути из первого абзаца.
2. Нажмите Создать. В открывшемся списке наберите в строке поиска «4-ФСС».
3. Выберите организацию и отчётный период — квартал, полугодие, 9 месяцев или год. Период нарастающий: за полугодие отчёт содержит данные с 1 января по 30 июня.
4. Нажмите Создать, затем в форме отчёта — Заполнить.
5. Пройдитесь по титульному листу и таблицам, допишите ручные показатели.
6. Нажмите Записать.

Титульный лист

Большая часть титульного листа подтягивается из карточки организации: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер и код подчинённости. Руками проверяют:

• 📝 номер корректировки: 000 для первичного отчёта, 001, 002 и далее для уточнённых;
• 👥 среднесписочную численность работников;
• ✍️ кто подписывает отчёт — руководитель или представитель (для представителя нужен документ о полномочиях).

Среднесписочную численность проверьте отдельно. Если она больше 25 человек, отчёт принимают только в электронном виде. Бумажный вариант при такой численности считается несданным.

Сроки, которые действовали для 4-ФСС

Для уточнённого отчёта срок не важен: его подают, когда нашли ошибку. Но если ошибка занижала взносы, сначала доплачивают недоимку и пени, потом сдают уточнёнку — так снижается риск штрафа.

Таблица 1 4-ФСС: база для начисления взносов и тариф

Это главная таблица отчёта. Из неё фонд берёт сумму взносов, все остальные цифры сверяются с ней.

Что заполняет программа

Что дописывают вручную

• 📉 размер скидки или надбавки к тарифу в процентах;
• 📅 дата приказа фонда об установлении надбавки (если она есть);
• 🔍 итоговый тариф с учётом скидки или надбавки — проверьте, что он совпал с тем, что стоит в настройках.

Пример расчёта для проверки

Организация за квартал начислила 1 200 000 руб., из них пособия по больничным — 50 000 руб.

• База: 1 200 000 − 50 000 = 1 150 000 руб.
• Тариф по классу риска — 0,2%, фонд дал скидку 20%: 0,2% × (1 − 0,2) = 0,16%.
• Взносы: 1 150 000 × 0,16% = 1 840 руб.

Если в таблице 2 начисленные взносы за квартал отличаются от вашего ручного расчёта больше чем на копейки округления, ищите причину в базе: чаще всего это вид начисления с неверным признаком обложения.

Таблица 1.1 для тех, кто направляет персонал

Её заполняют только организации, которые временно направляют своих работников другому работодателю по договору о предоставлении труда. В ней по каждой принимающей стороне указывают её реквизиты, базу и тариф. У обычной организации таблица остаётся пустой и в отчёт не выводится.

Таблицы 2 и 3: расчёты с фондом и расходы на страхование

Таблица 2 — сальдо, начислено, уплачено

Таблица показывает движение по расчётам с фондом за период:

• 📥 задолженность на начало года — за организацией или за фондом;
• ➕ начислено взносов (с начала года и по месяцам квартала);
• 💳 уплачено взносов;
• ➖ расходы, принятые к зачёту, и возмещения от фонда;
• 📤 задолженность на конец периода.

Начисленные взносы программа берёт из расчёта зарплаты. Уплаченные — из документов списания с расчётного счёта, отнесённых на счёт 69.11, поэтому таблицу 2 корректнее заполнять в Бухгалтерии, где есть банк. В ЗУП суммы оплат часто приходится вводить руками.

Таблица 3 — расходы по страхованию от несчастных случаев

С переходом на прямые выплаты пособия по травме и профзаболеванию работникам выплачивает фонд, а не организация. Поэтому в таблице 3 у большинства компаний остаётся один блок — расходы на предупредительные меры: спецоценка, медосмотры, средства защиты, санаторное лечение работников вредных производств.

Эти расходы попадают в таблицу, только если фонд заранее одобрил их финансирование за счёт взносов. Если такого решения нет, таблица 3 пустая.

💡 Предупредительные меры программа не выделяет из общего потока расходов автоматически. Сумму берут из своих документов по одобренному плану и вносят вручную, а в таблице 2 тот же расход должен попасть в строку зачтённых сумм.

Таблицы 4 и 5: пострадавшие, СОУТ и медосмотры

Таблица 4 — численность пострадавших

Её заполняют, если в отчётном периоде были несчастные случаи на производстве или выявлены профзаболевания. Указывают число пострадавших по видам случаев, в том числе со смертельным исходом. Источник — акты о несчастных случаях и о профзаболевании.

В 1С таких данных нет, таблицу заполняют руками. Если случаев не было, она остаётся пустой.

Таблица 5 — результаты спецоценки и медосмотров

Таблица 5 обязательна для всех, даже если показатели нулевые. Её заполняют по данным на 1 января отчётного года и переносят без изменений во все отчёты этого года.

Данные берут из отчёта о спецоценке и списков работников, направленных на медосмотр. В Бухгалтерии этих показателей нет вовсе. В ЗУП класс условий труда хранится у позиций штатного расписания, но в таблицу 5 программа его не собирает — цифры вводят вручную.

Какие таблицы обязательны

Проверка, контроль и выгрузка отчёта 4-ФСС

Контрольные соотношения

В форме отчёта откройте меню Проверка и выполните проверку контрольных соотношений. Программа покажет, какие строки не сходятся между собой, и по клику перейдёт к ячейке.

Отдельно запустите проверку выгрузки: она ловит незаполненные обязательные реквизиты — регистрационный номер, код подчинённости, подписанта. Пока она не пройдёт, файл не выгрузится.

Выгрузка и отправка

Есть три пути сдать готовый отчёт:

1. Через 1С-Отчетность. Кнопка Отправить в форме отчёта. Программа подпишет файл электронной подписью, отправит в фонд и покажет статус в журнале отчётов.
2. Через стороннего оператора. Меню Выгрузить — сохранить файл на диск и загрузить его в программу оператора ЭДО.
3. На бумаге. Кнопка Печать, если численность не больше 25 человек.

После отправки дождитесь протокола контроля. Отрицательный протокол означает, что отчёт не принят: исправьте ошибки по протоколу и отправьте его заново, номер корректировки при этом остаётся 000, потому что первичный отчёт так и не был принят.

Как сдать уточнённый 4-ФСС

1. Исправьте ошибку в учёте: начисления, вид начисления, тариф.
2. Создайте новый экземпляр отчёта за тот же период.
3. На титульном листе укажите номер корректировки 001 (или следующий по порядку).
4. Заполните отчёт целиком — уточнённый расчёт содержит все показатели, а не только исправленные.
5. Проверьте и отправьте.

Уточнёнку за 2022 год и ранее подают именно по форме 4-ФСС, а не ЕФС-1: форма определяется периодом, за который исправляют данные.

Чем заменили 4-ФСС с 2023 года и что изменилось в 1С

За периоды с 2023 года взносы на травматизм отражают в разделе 2 формы ЕФС-1, которую сдают в СФР ежеквартально. В 1С это отдельный регламентированный отчёт ЕФС-1, раздел 2 создают в нём по кварталам.

Что осталось прежним:

• ✅ база, тариф, скидка или надбавка — как в таблице 1;
• ✅ данные о пострадавших и о спецоценке с медосмотрами;
• ✅ проверки перед формированием: тариф с историей, признаки обложения в видах начислений.

Что изменилось:

• 🔄 нет таблицы с расчётами с фондом (сальдо, уплачено): с 2023 года взносы на травматизм платят единым платежом, а расчёты видны в личном кабинете СФР;
• 🔄 сдаётся только электронно при численности больше 10 человек;
• 🔄 срок — не позднее 25-го числа месяца после квартала.

Если вы пришли сюда за отчётом за текущий период — ищите в журнале ЕФС-1, а не 4-ФСС. Подготовка данных, описанная выше, работает для обоих отчётов.

Частые вопросы по заполнению 4-ФСС в 1С