Оформление и расчёт больничного в 1С 8.3 шаг за шагом

Больничный лист в 1С вводится документом Больничный лист: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Программа сама рассчитает средний заработок, применит процент по стажу и разделит пособие на две части: первые три дня болезни платит работодатель, с четвёртого — Социальный фонд напрямую сотруднику.

Почти все листки нетрудоспособности сейчас электронные (ЭЛН). Бумажный бланк выдают в единичных случаях, поэтому основной способ — загрузить данные ЭЛН по номеру прямо из фонда. Ниже — как подготовить базу, завести документ, проверить расчёт и отразить пособие в учёте.

Оговорка по названиям: ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР). В старых релизах и в быту встречается «ФСС» — это тот же фонд.

Что настроить в базе до первого больничного

Прежде чем заводить документ, проверьте три вещи. Без них расчёт либо не пойдёт, либо посчитается неверно.

• 🔧 Обмен с СФР включён. В ЗУП это Настройка → Организации → закладка с данными для фонда и настройки электронного документооборота с СФР (СЭДО). В Бухгалтерии обмен идёт через сервис 1С-Отчётность. Без подключённого обмена ЭЛН не загрузится.
• 👤 Карточка сотрудника заполнена. Нужны дата приёма, СНИЛС и страховой стаж. Стаж задаётся в карточке физлица на закладке со сведениями о трудовой деятельности — от него напрямую зависит процент пособия.
• 📅 Есть данные о заработке за два предыдущих года. Если сотрудник пришёл недавно, внесите справку о заработке с прежнего места (по сведениям от бывшего работодателя или из данных СФР) через документ Справка для расчёта пособий (входящая). Иначе средний заработок посчитается только по доходам в вашей базе и пособие выйдет заниженным.

Пути к документу Больничный лист отличаются по конфигурациям:

В 1С:Управление торговлей, Рознице и базовой УНФ без модуля зарплаты больничные не рассчитываются — там документа Больничный лист нет. Для кадрового и зарплатного учёта нужна ЗУП или Бухгалтерия с включённым расчётом зарплаты.

Как завести документ «Больничный лист»

Порядок одинаковый для ЗУП и Бухгалтерии, отличаются только названия разделов.

1. Откройте список Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Программа подтянет его стаж, оклад и данные для расчёта.
3. Укажите номер ЭЛН — тот, что назвал сотрудник (номер приходит ему в СМС или виден на Госуслугах). По кнопке получения данных из СФР (в документе она подписана как загрузка сведений по номеру листка) программа запросит в фонде период нетрудоспособности и причину.
4. Проверьте причину нетрудоспособности: заболевание самого работника, травма, уход за больным членом семьи, карантин. От причины зависит, кто платит с первого дня.
5. Убедитесь, что верно определён период освобождения от работы — даты начала и окончания. При продолжении болезни по тому же случаю заводится листок-продолжение, он связывается с первичным.
6. Нажмите Провести. На закладке с расчётом появятся средний дневной заработок, процент по стажу и сумма пособия с разбивкой по источникам выплаты.

Если ЭЛН по какой-то причине оформлен на бумаге (гостайна, отдельные категории застрахованных), данные вводятся вручную: серия и номер бланка, наименование медорганизации, даты. Остальной расчёт идёт так же.

Загрузка электронного листка (ЭЛН) из СФР

Электронный больничный работодатель не создаёт сам — его формирует медорганизация, а фонд проактивно уведомляет компанию о новом ЭЛН. Схема такая:

• 🏥 Врач закрывает приём и оформляет ЭЛН. Сотруднику приходит номер.
• 📨 СФР через СЭДО присылает в вашу базу входящее сообщение о том, что на сотрудника открыт листок.
• 💻 Вы заводите документ Больничный лист, подставляете номер и загружаете по нему данные из фонда.

В ЗУП входящие сообщения от фонда видны в рабочем месте обмена с СФР (раздел Отчётность, справки → документооборот с СФР). Там же отображаются запросы фонда на недостающие сведения. В Бухгалтерии обмен встроен в 1С-Отчётность.

Что проверить после загрузки ЭЛН:

• номер и статус листка (должен быть «открыт» или «закрыт», а не «аннулирован»);
• даты периода — совпадают ли с тем, что назвал сотрудник;
• причину нетрудоспособности — именно она определяет источник и процент выплаты.

Как считается пособие: стаж, средний заработок, ограничения

Сумма пособия в 1С складывается из трёх множителей: средний дневной заработок × процент по стажу × число календарных дней болезни.

Средний дневной заработок. Берётся заработок за два календарных года перед годом болезни и делится на 730. В заработок входят выплаты, с которых платились взносы в СФР. Доход за каждый год ограничен предельной базой по взносам этого года: за 2024 год это 2 225 000 ₽, за более ранние годы — меньше. Всё, что выше базы, в расчёт не попадает.

Процент по стажу. Здесь всё по закону № 255-ФЗ:

При стаже менее 6 месяцев пособие за полный месяц не превышает МРОТ.

Нижняя граница. Если фактический заработок мал или его нет, пособие считается из МРОТ. 1С сравнивает расчёт по заработку и по МРОТ и берёт больший результат автоматически — вручную ничего делать не нужно.

Верхняя граница. Максимальный средний дневной заработок ограничен: это сумма предельных баз за два года, делённая на 730. Выше этого потолка пособие не вырастет, каким бы высоким ни был оклад. 1С применяет ограничение сама, но при проверке расчёта имейте его в виду — у топ-менеджеров пособие часто упирается именно в этот предел.

Районный коэффициент. В пособии, рассчитанном из МРОТ, районный коэффициент учитывается. А вот в пособии из фактического заработка он уже «сидит» в самих выплатах, поэтому отдельно сверху не начисляется. В карточке сотрудника и в настройках организации коэффициент должен быть задан верно, иначе минимальный расчёт выйдет заниженным.

Короткий пример. Стаж сотрудника — 10 лет (100 %). Заработок за два года — 2 200 000 ₽. Средний дневной: 2 200 000 / 730 = 3 013,70 ₽. Больничный на 10 дней: 3 013,70 × 10 = 30 136,99 ₽. Из них первые 3 дня (3 013,70 × 3 = 9 041,10 ₽) платит работодатель, остальные 7 дней (21 095,89 ₽) — фонд.

Прикиньте сумму по своим данным перед тем, как проводить документ:

Отдельно про источник выплаты. За первые три дня болезни самого работника платит работодатель, с четвёртого дня и далее — Социальный фонд напрямую сотруднику. А вот если причина — уход за больным ребёнком или родственником, карантин, протезирование или долечивание в санатории, пособие с первого дня целиком за счёт фонда. 1С определяет это по причине нетрудоспособности и сама распределяет суммы.

Проводки и НДФЛ по больничному

В учёте отражается только та часть пособия, которую платит работодатель, — первые три дня. Часть фонда проходит мимо вашей бухгалтерии: СФР перечисляет её сотруднику сам.

Пособие за первые три дня — это расход организации. Проводки формируются при проведении начисления зарплаты (в ЗУП — после синхронизации с Бухгалтерией):

Счёт затрат (20, 25, 26, 44, 91) подставляется по способу отражения зарплаты сотрудника или подразделения.

Про НДФЛ важно помнить:

• 💰 Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — в отличие от зарплаты, тут налог удерживается со всей суммы пособия, включая часть за счёт фонда.
• ✅ С части работодателя НДФЛ удерживает и перечисляет сам работодатель. С части фонда НДФЛ удерживает СФР как налоговый агент.
• 🚫 Пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается — не путайте его с обычным больничным.
• 📄 Страховыми взносами больничное пособие не облагается в любом случае.

Выплата пособия и обмен сведениями с фондом

Свою часть (первые 3 дня) работодатель выплачивает вместе с ближайшей зарплатой или авансом. Часть фонда приходит сотруднику отдельно, на реквизиты, которые есть у СФР.

Чтобы фонд начислил и выплатил свою долю, ему нужны сведения о сотруднике: стаж, заработок, реквизиты для перечисления. При проактивном механизме компания не формирует реестр заранее — фонд сам присылает запрос недостающих сведений через СЭДО, когда получает ЭЛН.

Порядок ответа на запрос:

1. В рабочем месте обмена с СФР появляется входящий запрос по конкретному сотруднику.
2. Откройте его и проверьте подставленные данные (стаж, средний заработок, способ выплаты).
3. Подпишите и отправьте ответ. На ответ фонду даётся три рабочих дня — не затягивайте, иначе выплата сотруднику задержится.

После выплаты фонд присылает извещение о произведённой выплате — оно тоже приходит в документооборот с СФР. Так вы видите, что пособие дошло.

Свою часть фонд перечисляет в течение 10 рабочих дней с момента, когда получит от вас полный комплект сведений. Поэтому задержка ответа на запрос прямо откладывает деньги сотруднику — он их получит ровно настолько позже, насколько поздно вы отправили данные.

Отдельный случай — внешний совместитель. Если в расчётном периоде он работал у нескольких работодателей, пособие по каждому месту считается отдельно по заработку у этого работодателя. В 1С это отражается признаком работы по совместительству в карточке и в документе больничного — тогда программа не задвоит заработок.

Для сверки удобны стандартные отчёты:

• в ЗУП — Налоги и взносы → Анализ взносов и расчётные листки, где видна разбивка пособия по источникам;
• в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника.

Частые вопросы