Оформление больничного листа в 1С:ЗУП — от ввода до выплаты пособия

Больничный в 1С:ЗУП 3.1 вводят документом Больничный лист в разделе Зарплата → Больничные листы. Программа сама подтягивает страховой стаж, считает средний заработок за два года и делит оплату на две части: первые три дня болезни платит работодатель, остальное — Социальный фонд (СФР, бывший ФСС) напрямую сотруднику. От вас требуется ввести данные листка, проверить стаж и заработок, провести документ .

Дальше — где взять электронный больничный (ЭЛН), как разбивается пособие по стажу, что делать с сотрудником-новичком без заработка за прошлые годы и какие ошибки чаще всего ломают расчёт.

Что проверить до ввода больничного

Три вещи, из-за которых пособие считается неверно: пустой страховой стаж, отсутствие заработка за расчётный период и неверная дата приёма.

• 🧮 Страховой стаж. Открываете карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), ссылка Трудовая деятельность → Стаж. От стажа зависит процент оплаты: 100 % при стаже 8 лет и больше, 80 % — от 5 до 8 лет, 60 % — менее 5 лет. Если поле пустое, программа посчитает пособие по минимуму.
• 💰 Заработок за два предыдущих года. Пособие считается из выплат за два календарных года до года болезни. Если сотрудник работает у вас недавно, этих сумм в базе нет — их нужно ввести отдельно (как именно — ниже).
• 📅 Кадровые документы. Должны быть проведены приём и, если были, кадровые переводы. Иначе программа не найдёт плановых начислений и ставки для сравнения с МРОТ.

Где создавать документ в разных конфигурациях

Пункт меню зависит от того, в какой программе вы ведёте зарплату.

Дальше разбор на примере ЗУП 3.1 — в Бухгалтерии форма документа почти такая же.

Ввод бумажного больничного: по шагам

Бумажные листки сейчас редкость, но встречаются (например, выданные за границей или продолжение старого листка). Порядок такой:

1. В журнале Больничные листы нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Программа подставит подразделение и плановые начисления.
3. В поле Причина нетрудоспособности выберите код из листка: 01 — заболевание, 02 — травма, 09 — уход за больным членом семьи, 05 — отпуск по беременности и родам и т. д. От кода зависит порядок оплаты.
4. Укажите период в полях Освобождение от работы с … по … — ровно как в листке.
5. Проверьте процент оплаты по стажу — он подставится автоматически из карточки.
6. Перейдите на вкладку Оплата (или Начислено (подробно)) и сверьте средний дневной заработок.
7. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Номер бумажного листка вносится в соответствующее поле документа — он нужен для отчётности перед СФР.

Электронный больничный (ЭЛН): запрос данных из СФР

Электронные листки с 2022 года — основной формат. Сотрудник сообщает вам только номер ЭЛН, а данные вы запрашиваете из фонда прямо из программы.

Для этого должна быть настроена 1С-Отчётность (раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, с действующим сертификатом подписи и подключённым документооборотом с СФР).

Порядок:

1. Создайте документ Больничный лист, выберите сотрудника.
2. Введите номер ЭЛН в соответствующее поле.
3. Нажмите кнопку запроса данных из фонда (на разных релизах она называется Получить данные из ФСС или Запросить данные по ЭЛН — ищите в командной панели документа).
4. Программа подтянет период, причину нетрудоспособности и отметки о нарушении режима. Вручную эти поля при ЭЛН заполнять не нужно.
5. Проверьте стаж и заработок, проведите документ.

После болезни по ЭЛН в фонд уходит реестр сведений для назначения пособия — его программа формирует отдельно, когда СФР запросит данные (проактивный порядок).

Как считается пособие: стаж, средний заработок, три дня работодателя

Формула одна для всех: средний дневной заработок × процент по стажу × число календарных дней болезни.

Средний дневной заработок = сумма облагаемых взносами выплат за два календарных года до года болезни ÷ 730. База каждого года ограничена предельной величиной взносов на социальное страхование за этот год: всё, что сверх предельной базы, в расчёт не идёт. Поэтому у сотрудников с высокой зарплатой пособие упирается в максимум — программа подставляет предельные величины за нужные годы сама, вручную их считать не нужно.

Расчётный период можно сдвинуть: если в одном из двух лет сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, эти годы по заявлению заменяют на более ранние, когда это увеличивает пособие. Замену указывают на отдельной вкладке документа — основанием служит заявление сотрудника.

Процент по стажу:

• 8 лет и больше — 100 %;
• от 5 до 8 лет — 80 %;
• менее 5 лет — 60 %;
• менее 6 месяцев общего стажа — пособие не выше МРОТ за месяц.

Разделение оплаты. При заболевании и бытовой травме (коды 01, 02) первые три календарных дня оплачивает работодатель из своих средств, с четвёртого дня и до закрытия листка платит СФР напрямую сотруднику. При уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании (код 09 и др.) весь период оплачивает фонд с первого дня.

Пример. Стаж 7 лет (80 %), облагаемая база за два года — 1 200 000 ₽, болезнь 10 календарных дней.

• Средний дневной заработок: 1 200 000 ÷ 730 = 1 643,84 ₽.
• С учётом стажа: 1 643,84 × 80 % = 1 315,07 ₽ в день.
• Всего пособие: 1 315,07 × 10 = 13 150,68 ₽.
• Из них работодатель (3 дня): 1 315,07 × 3 = 3 945,21 ₽; СФР (7 дней): 9 205,47 ₽.

Посчитать свою сумму можно в калькуляторе — он учитывает стаж, предельную базу и районный коэффициент:

НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (кроме пособия по беременности и родам). Со своей части налог удерживает работодатель, с части фонда — сам СФР как налоговый агент. Страховыми взносами больничное пособие не облагается.

Заработок, когда сотрудник работает недавно

Если за два прошлых года у сотрудника не было выплат в вашей организации, программа возьмёт заработок с предыдущих мест работы — но только если вы введёте его вручную.

Раньше заработок подтверждали справкой по форме 182н. С 2023 года форма 182н отменена — её больше не выдают. Сведения о заработке у прошлых работодателей фонд передаёт сам по запросу, а в карточке сотрудника их вносят через ссылку Доходы с предыдущего места работы (поле заполняется вручную на основании данных, полученных от сотрудника или из СФР).

Без этих сумм расчёт пойдёт из того, что есть, — часто это заниженное пособие. Поэтому заработок у новичка проверяют до проведения больничного.

Особые случаи: уход за ребёнком и нарушение режима

Уход за ребёнком до 8 лет. Пособие платят в размере 100 % среднего заработка независимо от стажа и формы лечения (амбулаторно или в стационаре). Это нужно выбрать в документе — указать код 09 и заполнить данные о том, за кем ухаживает сотрудник.

Уход за ребёнком 8 лет и старше, за взрослым членом семьи. Размер зависит от стажа и условий лечения: при амбулаторном лечении первые 10 дней — по стажу, далее 50 % независимо от стажа; при стационаре — по стажу за весь период.

Нарушение режима. Если в листке стоит отметка о нарушении (не явился к врачу, нарушил предписания), в документе заполняется дата нарушения. С этой даты пособие считают из МРОТ — программа сделает это сама, если дату внести.

Болезнь во время отпуска. Больничный в период ежегодного оплачиваемого отпуска оплачивается, а сам отпуск продлевается или переносится — но это отдельная кадровая операция, в документе больничного она не делается.

Проверка начисления и выплата пособия

После проведения сверьте результат, пока документ ещё под рукой.

• Откройте вкладку Начислено (подробно) — там видно разбивку по дням и источникам (работодатель / фонд).
• Распечатайте расчёт кнопкой Печать → Подробный расчёт пособия: это расшифровка среднего заработка, её удобно приложить к пояснениям.
• Для контроля по всем сотрудникам используйте отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений (или Полный свод начислений) — проверьте, что суммы попали в нужные виды начислений.

Своя часть пособия (первые три дня) выплачивается сотруднику вместе с зарплатой или отдельной ведомостью Ведомость в банк / Ведомость в кассу. Часть фонда сотрудник получает от СФР напрямую — через неё ведомость не делается.

Отдельно стоит проверить, что сведения для назначения пособия ушли в фонд. При проактивном порядке СФР сам запрашивает данные, увидев закрытый ЭЛН, и программа формирует ответ — реестр сведений. Найти его можно в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Входящие (запросы фонда) и Исходящие (ваши ответы). Если реестр не ушёл или вернулся с ошибкой, пособие сотруднику не придёт — проверьте статус документооборота и исправьте данные, на которые ругается фонд.

Частые ошибки при вводе больничного

• ❌ Пустой страховой стаж → пособие посчитано по минимуму. Заполните стаж в карточке и перепроведите документ.
• ❌ Не введён заработок новичка → заниженная сумма. Внесите доходы с прошлых мест работы до проведения.
• ❌ Неверный код причины → неправильно разделилась оплата (три дня работодателя там, где весь период платит фонд). Сверьте код с листком.
• ❌ Пересечение с отработанными днями → задвоение в табеле. Проверьте даты освобождения от работы.
• ❌ Ошибка нашлась после сдачи отчётности. Не удаляйте проведённый больничный. Исправьте его и перепроведите — программа автоматически сторнирует старые суммы и начислит новые в текущем периоде. Если пособие уже ушло в реестр СФР, подайте уточнённые сведения через 1С-Отчётность.

Частые вопросы