Филиал в 1С: подразделение или отдельная организация и что указать в карточке

Филиал в 1С заполняют одним из двух способов. Если у филиала нет отдельного баланса, его создают в справочнике подразделений с флажком «Обособленное подразделение» и указывают КПП, код налоговой и ОКТМО. Если филиал ведёт свой баланс, его заводят в справочнике организаций и в карточке указывают головную организацию.

Самая частая ошибка — завести филиал как новое юрлицо со своим ИНН. У филиала ИНН всегда головной организации, отличаются только КПП, адрес и ОКТМО. Если в 1С появилась «вторая фирма» с тем же ИНН, но без связи с головной, отчёты и налоги разъедутся.

Когда филиал нужно заводить в 1С и каким способом

Для гражданского права филиал — это обособленное подразделение, которое выполняет все или часть функций юрлица и указано в ЕГРЮЛ (ст. 55 ГК РФ). Для налоговой шире: обособленным подразделением считается любое место, где оборудованы стационарные рабочие места на срок больше месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ). Поэтому в учёте «филиал» и «обособленное подразделение» почти всегда одно и то же.

Заводить его в 1С нужно, как только у подразделения появился свой КПП. Без этого программа не разнесёт НДФЛ, взносы и налог на прибыль по месту нахождения подразделения.

Выбор способа зависит от того, ведёт ли филиал свой баланс:

Перед тем как открывать справочники, подготовьте выписку ЕГРЮЛ или уведомление о постановке на учёт. Из него нужны КПП, код налоговой, дата постановки и адрес. ОКТМО берут по адресу подразделения.

Как заполнить филиал без отдельного баланса: пошагово

Этот вариант подходит большинству компаний. Филиал — это строка в справочнике подразделений, у которой есть свои налоговые реквизиты.

Где открыть справочник в разных конфигурациях:

Также в карточке организации есть ссылка «Подразделения» в верхней панели — она открывает тот же список, уже отобранный по нужной организации.

Шаг 1. Создайте подразделение

1. Нажмите «Создать».
2. В поле «Наименование» укажите название так, как его поймут кадровики и бухгалтер: «Филиал Казань», «Склад Екатеринбург».
3. Проверьте поле «Организация» — там должна стоять головная компания.
4. Если у филиала есть отделы, создайте их отдельно и укажите филиал вышестоящим подразделением. Налоговые реквизиты отдела наследуются от обособленного родителя.

Шаг 2. Отметьте подразделение как обособленное

Установите флажок «Обособленное подразделение». После этого в карточке появятся поля налоговой регистрации.

Заполните:

• 🧾 КПП — из уведомления о постановке на учёт. Девять цифр, первые четыре совпадают с кодом инспекции филиала.
• 🏛 Код налогового органа — четыре цифры инспекции по месту филиала.
• 📍 ОКТМО — восемь или одиннадцать цифр по адресу подразделения.
• 📅 Дата регистрации — дата постановки на учёт. От неё программа начинает учитывать НДФЛ по новому КПП.

В некоторых релизах КПП и инспекция хранятся в отдельной записи «Регистрация в налоговом органе». Тогда в карточке подразделения будет ссылка на неё — создайте регистрацию и выберите её.

Шаг 3. Привяжите к филиалу сотрудников

НДФЛ и взносы попадают на КПП филиала только через кадровые документы. Сотрудников принимают или переводят в подразделение документом «Приём на работу» или «Кадровый перевод» в разделе «Зарплата и кадры».

Если сотрудник числился в головном офисе, а работает в филиале с начала года, переводите его датой фактического перехода. Начисления до этой даты останутся на КПП головной организации.

Шаг 4. Включите учёт зарплаты по подразделениям

В Бухгалтерии предприятия откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там найдите настройку расчёта зарплаты по обособленным подразделениям и включите её. Без неё 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ будут формироваться только по головному КПП.

В ЗУП 3.1 отдельно включать ничего не нужно: программа сама берёт КПП и ОКТМО из подразделения, в котором работает сотрудник.

Филиал на отдельном балансе: заполнение карточки организации

Если филиал ведёт свои закупки, продажи и остатки, его заводят как организацию.

Подготовка: разрешите несколько организаций

В Бухгалтерии предприятия откройте Главное → Настройки → Функциональность, вкладку «Главное», и включите флажок «Учёт по нескольким организациям». Без него справочник «Организации» показывает только одну фирму.

Карточка филиала

1. Откройте Главное → Организации и нажмите «Создать».
2. Выберите вариант обособленного подразделения на отдельном балансе.
3. В поле «Головная организация» укажите основную компанию. ИНН подставится из головной, менять его нельзя.
4. Заполните КПП, код инспекции, ОКТМО и адрес филиала.
5. На вкладке с банковскими счетами добавьте расчётный счёт филиала, если он открыт.
6. Укажите ответственных лиц филиала: руководитель, главный бухгалтер. Они попадут в подписи печатных форм.

Учётная политика филиала

У филиала на отдельном балансе не бывает своей учётной политики. Налоговые нормы и методы учёта одинаковы для всей компании, поэтому 1С берёт учётную политику головной организации.

Что из этого следует на практике:

• 📘 Если открыть Главное → Налоги и отчёты из карточки филиала, программа покажет настройки головной организации или сошлётся на них.
• 🔁 Меняете метод списания запасов, базу распределения расходов или ставку налога — меняйте у головной. Изменения действуют и для филиала.
• 🧮 Для налога на прибыль в настройках головной задайте показатель для распределения прибыли между подразделениями: среднесписочная численность или расходы на оплату труда. Выбранный показатель нельзя менять в течение года — это требование ст. 288 НК РФ.

У филиала без баланса вопроса нет вовсе: он работает под учётной политикой своей организации, потому что это одна запись в справочнике организаций.

Документы и расчёты между головным офисом и филиалом

Для филиала без баланса никаких внутренних документов не нужно. Перемещение товаров между складами головного офиса и филиала оформляют обычным «Перемещением товаров», а сотрудники различаются по подразделениям.

Для филиала на отдельном балансе правила другие. Это одна компания, поэтому между головной и филиалом не бывает реализации, НДС и счетов-фактур. Внутренние расчёты ведут на счёте 79 «Внутрихозяйственные расчёты».

Если для внутренней передачи в вашей конфигурации нет отдельного документа, такие операции вводят операцией вручную: Операции → Операции, введённые вручную. Внутри компании проверяйте одно правило: сальдо 79 у головной и у филиала в сумме должно давать ноль.

Обмен данными между головным офисом и филиалом

Если головной офис и филиал работают в одной базе, обмен не нужен. Пользователю филиала достаточно доступа через тонкий клиент, веб-клиент или удалённый рабочий стол.

Чтобы бухгалтер филиала не видел чужие документы, включите Администрирование → Пользователи и права доступа → Ограничивать доступ на уровне записей и в группе доступа укажите только организацию филиала. Ограничение работает по организациям, поэтому для филиала без баланса оно не разделит документы.

Если у филиала своя база, варианты такие:

1. Распределённая информационная база. Главный узел — у головного офиса, подчинённый — у филиала. Конфигурация и данные синхронизируются автоматически. Подходит, если в филиале та же конфигурация.
2. Синхронизация данных между разными конфигурациями. Например, филиал ведёт торговлю в «Управлении торговлей», а бухгалтерия — в головной Бухгалтерии предприятия. Настраивается в Администрирование → Синхронизация данных.
3. Работа в облаке. Одна база доступна обоим офисам через интернет, без обмена.

Отчётность по филиалу: что и куда сдавать

От того, как заполнен филиал в 1С, зависят реквизиты этих отчётов.

Отчёты формируют в Отчёты → Регламентированные отчёты. В 6-НДФЛ и уведомлении выбирайте не только организацию, но и КПП/ОКТМО филиала — для каждого обособленного подразделения отчёт отдельный.

Если несколько филиалов стоят на учёте в одном муниципальном образовании, 6-НДФЛ можно сдавать по одному из них, уведомив инспекцию. Тогда в 1С отчёт формируют по ответственному подразделению.

Для налога на прибыль 1С распределяет прибыль по подразделениям в приложении к листу 02. Программа считает доли по выбранному показателю. Проверьте, что сотрудники и основные средства закреплены за правильными подразделениями: от этого зависят суммы в каждом регионе.

Частые ошибки при заполнении филиала

• ❌ Флажок стоит, но КПП пустой. НДФЛ уйдёт на КПП головной организации, а в 6-НДФЛ по филиалу будут нули.
• ❌ Дата регистрации позже первой выплаты. Начисления до этой даты программа отнесёт к головной.
• ❌ Сотрудники остались в головном подразделении. Карточка филиала заполнена, но данных в ней нет: подразделение пустое.
• ❌ Переезд филиала через правку КПП. Если перезаписать КПП у работающего подразделения, отчёты за прошлые периоды пересчитаются по новым реквизитам. Надёжнее создать новое подразделение под новый адрес и перевести сотрудников кадровым переводом.
• ❌ Отделы внутри филиала созданы на верхнем уровне. Они не наследуют КПП филиала и попадают на головной.