Чья фирма отгружает товар: настраиваем поле «Грузоотправитель» в накладной, УПД и счёте-фактуре

Грузоотправителя в 1С заполняют прямо в документе отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это гиперссылка «Грузоотправитель и грузополучатель» в форме документа Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД). По умолчанию там стоит «Он же»: товар отгружает сама организация-продавец. Если груз уходит со стороннего склада или напрямую от вашего поставщика, переключите значение на другого контрагента. В печатной форме ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры подставятся его название и адрес.

Вариантов всего два. «Он же» — обычная продажа со своего склада. «Другой» нужен, когда физически груз отпускает не продавец: транзит, склад ответственного хранения, отгрузка от имени обособленного подразделения с отдельным адресом.

Когда грузоотправитель совпадает с продавцом, а когда нет

Сначала определите, кто реально отпускает товар. От этого зависит, что писать в документе.

Для счёта-фактуры правило задано постановлением Правительства № 1137. В строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» пишут «он же», если продавец и грузоотправитель совпадают. Для работ и услуг ставят прочерк. УПД со статусом 1 построен на форме счёта-фактуры, поэтому для него действует то же правило.

Подготовка карточек организации и контрагента в 1С

Печатные формы берут реквизиты не из документа, а из справочников. Документ хранит только ссылку: «кто». Всё остальное подтягивается при печати. Поэтому начните с карточек.

Карточка своей организации

Откройте Главное → Организации и проверьте:

• 🏢 полное наименование — оно выводится в ТОРГ-12;
• 📍 адреса и телефон на вкладке контактной информации;
• 🏦 основной банковский счёт — ТОРГ-12 печатает банковские реквизиты грузоотправителя;
• 🔢 код ОКПО — у него отдельная графа в шапке накладной.

Если что-то из этого пусто, в накладной будет пустая строка, а не ошибка. Программа не предупредит.

Карточка стороннего грузоотправителя

Сторонний грузоотправитель в 1С:Бухгалтерии выбирается из справочника Справочники → Контрагенты. Отдельного справочника «Грузоотправители» нет.

1. Найдите контрагента или создайте новую карточку.
2. Заполните ИНН, КПП и полное наименование. По ИНН программа подтянет данные из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка.
3. Проверьте юридический и фактический адрес.
4. Добавьте банковский счёт и ОКПО, если они нужны в накладной.

Как указать грузоотправителя в реализации товаров: пошагово

Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0. Документ один и тот же для накладной, акта и УПД — меняется только вид операции и печатная форма.

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) и создайте документ с видом операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».
2. Заполните шапку и табличную часть как обычно: покупатель, договор, склад, товары.
3. Найдите в форме гиперссылку «Грузоотправитель и грузополучатель». Она расположена в нижней части формы рядом с другими реквизитами печати.
4. В открывшемся окне для грузоотправителя выберите вариант:
   • «Он же» — отгружает ваша организация;
   • другой контрагент — выберите его из справочника.
5. Там же укажите грузополучателя. По умолчанию это сам покупатель. Если товар везут на склад другой фирмы, выберите её.
6. Нажмите «ОК», затем «Провести».
7. Через кнопку «Печать» откройте накладную или УПД и проверьте блок грузоотправителя.

Изменение грузоотправителя не влияет на проводки. Проводки по реализации (Дт 62 Кт 90.01, Дт 90.02 Кт 41, НДС) формируются одинаково при любом значении этого поля. Меняется только печатная форма.

Если реализацию создали на основании

Когда документ создан на основании счёта покупателю или заказа, проверьте поле заново. Не все реквизиты переносятся из документа-основания. Копирование существующей реализации переносит и грузоотправителя — удобно, если клиент постоянно берёт товар с одного и того же стороннего склада.

Что выводится в ТОРГ-12 и УПД: проверка печатных форм

В разных формах блок грузоотправителя выглядит по-разному. Сравните, что видите на экране, с таблицей.

Особенности ТОРГ-12

В ТОРГ-12 грузоотправитель печатается полностью даже при значении «Он же». Слова «он же» в накладной не будет — туда выводятся реквизиты вашей организации. Поэтому пустой ОКПО или отсутствие банковского счёта в карточке сразу видны на печати.

Поставщик в ТОРГ-12 — отдельная строка. Если вы выбрали стороннего грузоотправителя, в накладной будут две разные фирмы: в строке «Грузоотправитель» хранитель или транзитный поставщик, в строке «Поставщик» — вы.

Особенности УПД

В УПД адрес грузоотправителя — обычная строка. Если адрес склада отличается от юридического адреса продавца, покупатель часто просит указать именно склад. Это решается выбором другого грузоотправителя или правкой адреса в его карточке.

Электронный документооборот

При отправке УПД через 1С-ЭДО грузоотправитель попадает в XML-файл из данных документа. Если покупатель отклонил документ из-за неверного адреса склада, исправьте карточку или выбор в документе, перепроведите реализацию и сформируйте электронный документ заново.

Отгрузка от обособленного подразделения и со стороннего склада

Здесь чаще всего путаются. Разберём оба случая отдельно.

Обособленное подразделение

Если подразделение выделено на отдельный баланс и заведено в базе как отдельная организация, документ оформляют от неё. Грузоотправитель тогда «Он же», а реквизиты возьмутся из карточки подразделения: его КПП и адрес.

Если подразделение не выделено на баланс, продавец — головная организация. Чтобы в накладной стоял адрес склада подразделения, заведите карточку в справочнике «Контрагенты» с ИНН организации, КПП и адресом подразделения. Выбирайте её грузоотправителем.

Склад ответственного хранения

Товар учитывается на вашем балансе, но физически лежит у хранителя. Кто будет грузоотправителем, решает договор хранения. Если хранитель сам отпускает товар и подписывает накладную — укажите его. Если на складе хранителя работает ваш кладовщик — оставьте «Он же».

Транзит

При транзитной поставке грузоотправитель в вашей реализации — ваш поставщик. Возьмите его наименование и адрес из его накладной, чтобы данные совпали. Покупатель сверит два документа, и расхождение в адресе вызовет вопросы.

Пример. Вы купили 200 коробок у ООО «Альфа» и продали их ООО «Бета». Машина «Альфы» везёт груз со своего склада прямо к «Бете». В вашей реализации для «Беты» продавец — вы, грузоотправитель — «Альфа» с адресом её склада, грузополучатель — «Бета». В поступлении от «Альфы» грузополучателем будет «Бета», а не ваша фирма.

Транзитная схема часто сопровождается транспортной накладной. В ней отправителем тоже указывают того, кто фактически передал груз перевозчику, то есть поставщика.

Массовое заполнение и типичные ошибки

Как поменять грузоотправителя в десятках документов

Если вы выяснили, что весь месяц документы печатались с неверным грузоотправителем, не открывайте их по одному. В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

1. Выберите вид объекта «Реализация (акт, накладная, УПД)».
2. Отберите документы по периоду и контрагенту.
3. Укажите реквизит грузоотправителя и новое значение.
4. Запустите изменение и выборочно проверьте печатные формы.

Поле не влияет на движения, поэтому перепроводить документы не нужно. Но если период закрыт датой запрета изменения, обработка не сохранит изменения: дату запрета придётся временно сдвинуть.

Частые ошибки

Грузоотправитель в УТ 11, КА и ERP

Логика та же, но форма документа другая. В 1С:Управлении торговлей 11 документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе Продажи → Документы продажи. Грузоотправитель и грузополучатель в нём вынесены на отдельные вкладки формы, а не в гиперссылку внизу, как в Бухгалтерии.

Если в УТ 11 не нашли поле с первого взгляда, переберите вкладки документа или воспользуйтесь поиском по форме сочетанием Ctrl+F со словом «грузоотправитель». В УТ 11 значения по умолчанию часто зависят от настроек склада и организации, поэтому проверяйте поле в первом же документе после смены склада.

Частые вопросы о грузоотправителе в 1С