Книга учёта доходов и расходов в 1С: от настройки до сдачи

КУДИР в 1С:Бухгалтерия 8.3 не заполняют вручную — книга собирается автоматически из проведённых документов. Открывается она в разделе Отчёты → УСН → Книга доходов и расходов УСН, а всё, что влияет на её строки, задаётся один раз в настройках налогов. Если книга пустая или суммы в ней не те, причина почти всегда в двух местах: не выбран объект налогообложения или документы проведены без оплаты.

Ниже — как настроить программу, чем наполнить разделы с I по V, как формируется книга доходов для патента и что проверить перед сдачой декларации. Отдельно разберём, почему в книге нет расходов и куда делся ЕНВД.

Настройка УСН: без этого книга останется пустой

Прежде чем смотреть на книгу, зайдите в Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения. Здесь должна стоять Упрощённая (УСН) и выбран объект:

• 🟢 Доходы — ставка обычно 6%, в книге заполняются доходы и раздел IV (страховые взносы, которые уменьшают налог);
• 🔵 Доходы минус расходы — ставка обычно 15%, работают оба первых раздела плюс раздел II по основным средствам.

От объекта зависит, какие колонки книги вообще будут заполняться. Если объект выбран неверно, раздел расходов не появится, и переключение задним числом потребует перепроведения всех документов за период.

Дальше откройте ссылку УСН в том же окне (Главное → Налоги и отчёты → УСН). Для объекта «доходы минус расходы» здесь настраивается порядок признания расходов — набор условий, при которых затрата попадёт в книгу:

Откуда 1С берёт цифры: первичные документы

Книга не вводится руками — каждая её строка приходит из проведённого документа. Доходы и расходы на УСН учитываются кассовым методом, поэтому ключевое слово здесь — оплата.

Доходы попадают в книгу из документов поступления денег:

1. Банк и касса → Банковские выписки — поступления на расчётный счёт;
2. Банк и касса → Приходные кассовые ордера — наличная выручка;
3. отчёты о розничных продажах и чеки ККТ, если торгуете в рознице.

Расходы (для объекта 15%) формируются из цепочки документов:

1. Покупки → Поступление (акты, накладные) — приход товара, материала или услуги;
2. Банк и касса — оплата поставщику;
3. Продажи → Реализация — для товаров ещё и факт продажи.

Пока цепочка не замкнулась, расход в книгу не встанет. Это не ошибка программы, а правило УСН: оплатили товар, но не продали — в расходах его ещё нет.

Раздел I: как заполняются доходы

Раздел I — главный, он есть при любом объекте. Каждая строка — одно поступление с датой, номером первичного документа и суммой дохода.

Что сюда попадает:

• 💰 оплата от покупателей (банк и касса);
• 💰 авансы полученные — доход признаётся в день поступления аванса, а не отгрузки;
• 💰 розничная выручка.

Что в доходы не идёт: возвраты от поставщиков, поступление займов и кредитов, пополнение счёта самим ИП, возврат подотчётных сумм. Если такие суммы попали в доход — проверьте, какой счёт и аналитику указали в банковской выписке.

Отдельный случай — возврат аванса покупателю. Он не отражается в расходах, а уменьшает доход того периода, в котором деньги вернули. В 1С для этого проводят Банк и касса → Списание с видом операции «Возврат покупателю» — программа сама сторнирует ранее признанный доход в разделе I. Если провести возврат как обычный платёж поставщику, доход завышается, а налог — переплачивается.

Пример. ИП на УСН 6% получил 20 января аванс 100 000 ₽, отгрузил товар 5 февраля. В КУДИР доход 100 000 ₽ встанет датой 20 января — по дате денег, а не отгрузки. Если 25 января часть аванса (40 000 ₽) вернули, в книге за январь останется доход 60 000 ₽.

В разделе I для объекта «доходы минус расходы» справа заполняется колонка расходов — туда и приходят затраты, прошедшие все условия признания.

Раздел II и расходы: что работает только на УСН 15%

Разделы расходов заполняются только при объекте «доходы минус расходы». На объекте «доходы» их не будет, и это нормально.

Раздел II — расходы на основные средства и нематериальные активы. Стоимость ОС списывается в расходы не сразу, а равными долями по кварталам до конца года, в котором объект введён в эксплуатацию и оплачен. 1С рассчитывает эти доли автоматически при Операции → Закрытие месяца, документом Признание расходов на приобретение ОС для УСН.

Пример. Станок за 400 000 ₽ куплен и введён в эксплуатацию в II квартале. В расходы он спишется тремя долями по кварталам: по 133 333,33 ₽ за II, III и IV кварталы (400 000 ÷ 3). Проверим: 133 333,33 × 3 = 399 999,99 ₽, копейка уходит на округление в последнем квартале.

Нематериальные активы (НМА) списываются по тем же правилам, что и ОС, — равными долями до конца года после оплаты и принятия к учёту. А вот если ОС оплачено частично, в расходы за квартал пойдёт только оплаченная доля стоимости: 1С считает признание от фактически перечисленной поставщику суммы, а не от всей цены по договору.

Почему в книге нет расходов — самый частый вопрос по 15%. Разберём по симптомам:

Разделы III, IV и V: убытки, взносы и торговый сбор

Книга не заканчивается на доходах и расходах — ещё три раздела нужны не всем, но заполняются автоматически.

• Раздел III — убытки прошлых лет. Только для объекта «доходы минус расходы». Переносит убыток прошлых периодов, уменьшая налоговую базу текущего года. Заполняется, если в прошлые годы расходы превысили доходы.
• Раздел IV — страховые взносы. Только для объекта «доходы». Сюда попадают уплаченные страховые взносы ИП за себя и за работников, больничные за счёт работодателя — всё, что уменьшает налог при УСН 6%. Условие одно: взносы должны быть уплачены, а не только начислены.
• Раздел V — торговый сбор. Актуален для торговли в регионах, где сбор введён (на практике — Москва). Уменьшает налог при объекте «доходы».

Книга доходов для патента (ПСН)

У патента своя книга — Книга учёта доходов ИП на ПСН. Она проще: только доходы, без расходов, потому что на патенте расходы на налог не влияют. Ведётся отдельно по каждому патенту.

В 1С книга для патента формируется из документов поступления денег, в которых указан вид деятельности на патенте. Чтобы доходы разделились правильно, в учётной политике и в документах должна быть настроена аналитика по патентам — иначе выручка смешается с УСН.

Открывается книга доходов по патенту в разделе отчётов по патентной системе (рядом с отчётностью по УСН). Если ИП совмещает УСН и патент, доходы в каждой книге — только по своему режиму.

Проверка книги перед сдачей декларации

Саму КУДИР в налоговую не сдают — её предъявляют только по запросу при проверке. Но цифры из книги попадают в декларацию по УСН, поэтому книгу сверяют до сдачи.

Инструменты проверки в 1С:

1. Отчёты → УСН → Анализ учёта по УСН — наглядная схема: откуда сложились доходы и расходы, можно провалиться в каждую сумму до документа.
2. Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта — ловит непроведённые документы, расхождения и типичные ошибки по УСН.
3. Сверка с оборотами банка и кассы: сумма доходов в разделе I должна биться с поступлениями денег за период (минус авансы к возврату, займы и прочие необлагаемые суммы).

На что смотреть в первую очередь:

• доходы = поступления денег, а не отгрузки;
• нет задвоения выручки (аванс + отгрузка одной суммы);
• расходы на товары закрыты реализацией;
• взносы в разделе IV не больше фактически уплаченных.

Если нашли ошибку — поправьте документ-источник и перепроведите период. Напрямую строку книги редактировать нельзя: при следующем перепроведении правка пропадёт.

Ещё один повод свериться — субсидии и гранты. Часть из них (например, на развитие бизнеса) учитывается в доходах в особом порядке: доход признаётся по мере расходования средств в течение двух-трёх лет, а не сразу в день поступления. В банковской выписке для таких сумм нужно выбрать соответствующий вид операции, иначе 1С поставит всю субсидию в доход первым же днём и завысит налог. Если получали целевое финансирование — проверьте эти строки отдельно.

Формирование и печать книги

Когда данные сверены, книга формируется парой кликов:

1. откройте Отчёты → УСН → Книга доходов и расходов УСН;
2. выберите год (книга ведётся нарастающим итогом с начала года);
3. нажмите Сформировать.

Программа соберёт все разделы на экране. Дальше:

• Печать — вывод на бумагу по действующей форме, утверждённой ФНС;
• Сохранить (⬇) — выгрузка в Excel или PDF для хранения в электронном виде.

Прошивать и нумеровать бумажную книгу, как раньше, уже не требуют — достаточно хранить её в доступном виде и предъявить по требованию инспекции. Вести книгу можно и целиком в электронном виде: распечатать и заверить придётся, только если налоговая запросит её при проверке.

Частые вопросы