НДФЛ в 1С от начисления до отчёта: настройки, вычеты, справки и 6-НДФЛ

НДФЛ в 1С вручную не «заполняют» — его рассчитывает программа при начислении зарплаты, а отчёты собираются кнопкой Заполнить. Ваша задача — правильно настроить коды доходов и вычеты, провести выплаты, а затем в Отчетность, справки → 1С-Отчетность создать 6-НДФЛ и нажать Заполнить. Если исходные данные верны, отчёт сойдётся сам.

Частое заблуждение — искать в 1С отдельный отчёт 2-НДФЛ для налоговой. С 2023 года его не сдают: сведения о доходах каждого человека теперь идут приложением № 1 к годовому 6-НДФЛ. Сотруднику на руки выдают «Справку о доходах и суммах налога физического лица» — её по привычке и называют 2-НДФЛ. Пути ниже даны для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Настройки до первого расчёта НДФЛ

Ошибки в 6-НДФЛ почти всегда родом из настроек. Проверьте три вещи до первой зарплаты.

Организация и налоговая

• 🏢 В карточке организации заполнены ИНН, КПП, ОКТМО и код налоговой.
• 🏬 Если есть обособленные подразделения со своим КПП, они заведены как отдельные регистрации в налоговом органе. Иначе 6-НДФЛ соберётся одним отчётом на головную организацию.
• 📅 В учётной политике по зарплате указан порядок учёта: в ЗУП — Настройка → Организации, в БП — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.

Коды доходов в видах начислений

Каждому начислению программа присваивает код дохода. Он попадает в справку о доходах и влияет на дату получения дохода в 6-НДФЛ.

Самые частые коды:

Статус налогоплательщика

У каждого сотрудника в карточке есть ссылка Налог на доходы. Там задают статус — резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист, иностранец с патентом. От статуса зависит ставка. Нерезиденту по умолчанию считается 30 %, и если статус не поменяли вовремя, налог пересчитывать придётся за все месяцы.

Вычеты по НДФЛ: заявления и уведомления

Вычет в 1С не появится сам. Его основание — заявление сотрудника или уведомление из налоговой.

Стандартные вычеты на детей

В ЗУП 3.1 вычеты оформляют документом Заявление на вычеты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы. В БП 3.0 — в карточке сотрудника по ссылке Налог на доходы, таблица стандартных вычетов.

Суммы в месяц по ст. 218 НК РФ:

• 👶 на первого ребёнка — 1 400 ₽;
• 👧 на второго — 2 800 ₽;
• 👨‍👩‍👧‍👦 на третьего и каждого следующего — 6 000 ₽;
• ♿ на ребёнка-инвалида — 12 000 ₽ (родителю).

Вычет дают, пока доход с начала года не превысил 450 000 ₽. В месяце, когда порог превышен, вычет уже не предоставляется.

Пример. Оклад 60 000 ₽, у сотрудника один ребёнок.

1. База: 60 000 − 1 400 = 58 600 ₽.
2. Налог: 58 600 × 13 % = 7 618 ₽.
3. За 7 месяцев доход составит 420 000 ₽, в августе — 480 000 ₽. С августа вычет прекращается, налог становится 7 800 ₽.

1С сама отслеживает этот порог — но только если доходы с прошлого места работы в текущем году внесены в карточку. Без них лимит считается от нуля, и вычет выдаётся лишний.

Имущественные и социальные вычеты

Их работодатель даёт по уведомлению налоговой. Сейчас ФНС направляет его работодателю сама, по запросу сотрудника. В ЗУП документ называется Уведомление НО о праве на вычеты, он находится в разделе Налоги и взносы. В документе указывают год, номер, дату, код налоговой и сумму вычета.

Вычет применяется с месяца, в котором пришло уведомление. Если уведомление пришло в мае, а НДФЛ с начала года уже удержан, программа при следующем расчёте покажет переплату. Её возвращают по заявлению сотрудника.

Необлагаемые суммы

Часть доходов облагается не полностью. Материальная помощь с кодом 2760 не облагается в пределах 4 000 ₽ в год — это вычет с кодом 503. В карточке начисления матпомощи должен стоять именно этот код дохода, тогда 1С применит вычет сама.

Как 1С исчисляет и удерживает налог

С 2023 года датой получения дохода по зарплате считается день выплаты. Поэтому НДФЛ в 1С живёт в двух документах.

1. Начисление зарплаты — налог исчисляется.
2. Ведомость на выплату (в банк, в кассу, на счета) — налог удерживается, у ведомости есть колонка НДФЛ к перечислению.

Ведомость должна быть отмечена как выплаченная. В ЗУП при выплате через банк это подтверждается отметкой о выплате или документом Подтверждение выплаты доходов, в БП — списанием с расчётного счёта с видом операции по выплате зарплаты. Пока выплата не подтверждена, удержание в отчёты не попадёт.

Прогрессивная шкала

Ставки для резидентов с 2025 года:

Повышенная ставка применяется только к сумме сверх порога. В 6-НДФЛ раздел 2 заполняется отдельно по каждой ставке, 1С разносит строки сама.

Сроки перечисления

Налог платят через ЕНП, а до уплаты подают уведомление об исчисленных суммах:

• удержанный с 1 по 22 число — уведомление до 25-го, уплата до 28-го того же месяца;
• удержанный с 23 по последнее число — уведомление до 3-го, уплата до 5-го следующего месяца.

В январе первый период — с 1 по 22, а в декабре последний — с 23 по 31, его платят не позже последнего рабочего дня года. Уведомление в 1С формируется в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность. В ЗУП перечисление дополнительно фиксируют документом Перечисление НДФЛ в бюджет, в БП — списанием с расчётного счёта.

Справка о доходах для сотрудника (бывшая 2-НДФЛ)

Справку выдают по заявлению сотрудника и при увольнении.

ЗУП 3.1: Налоги и взносы → Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников, затем Создать. В БП 3.0 справка в разделе Зарплата и кадры, группа НДФЛ. Название пункта зависит от релиза: в одних — «Справки 2-НДФЛ для сотрудников», в других — «Справки о доходах».

Порядок:

1. Укажите организацию, год и сотрудника.
2. Нажмите Заполнить — программа соберёт доходы по месяцам и кодам, вычеты, исчисленный и удержанный налог.
3. Сверьте итоговые суммы с расчётными листками.
4. Печать — подпись руководителя, при необходимости печать.

Справку можно сделать за любой период текущего года, например январь — июнь. Если сотрудник просит за прошлые годы, выберите нужный год — данные хранятся.

Как заполнить 6-НДФЛ в 1С

Отчёт квартальный, нарастающим итогом. Сроки — до 25 числа месяца после квартала, за год — до 25 февраля.

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Создать → найдите «6-НДФЛ» в списке отчётов.
3. Выберите организацию и период, для ОП — регистрацию в налоговой.
4. Нажмите Заполнить.

Что попадает в разделы:

В разделе 1 сроки перечисления совпадают с периодами ЕНП: на каждый месяц квартала — до двух сроков. Сумма за каждый срок должна сойтись с уведомлениями об исчисленном налоге.

Проверка и отправка 6-НДФЛ в ФНС

Перед отправкой отчёт проверяют внутри 1С и сверяют с учётом.

Встроенные проверки

В форме отчёта есть кнопка Проверить: проверка контрольных соотношений ФНС и проверка выгрузки. При подключённой 1С-Отчетности доступна проверка в интернете — по той же программе, которой пользуется налоговая.

Отчёты для сверки

В ЗУП 3.1 — Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Полезны три:

• 📊 Регистр налогового учёта по НДФЛ — доходы, вычеты и налог по каждому сотруднику по месяцам. Его же требует ст. 230 НК РФ.
• 🗓 Анализ НДФЛ по месяцам — исчислено, удержано, перечислено.
• ⏰ Контроль сроков уплаты НДФЛ — показывает недоплату и просрочку по каждому сроку.

В БП 3.0 аналогичные отчёты — в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Дополнительно сверьте оборот по кредиту 68.01 в части НДФЛ с удержанным налогом.

Отправка или выгрузка

С 1С-Отчетностью: Отправить прямо из формы отчёта. Статус и протокол приёма появятся в журнале отчётов. Без неё: Выгрузить — файл XML сохраняется на диск и отправляется через стороннего оператора ЭДО или личный кабинет.

Ошибки в НДФЛ и как их исправить

Ручная корректировка

Когда автоматический перерасчёт не помогает — например, налог удержан в прошлом году в другой программе — используют документ Операция учета НДФЛ. Он есть и в ЗУП, и в БП. Документом правят доходы, вычеты, исчисленный и удержанный налог точечно.

Ручная операция меняет данные для отчётов, но не меняет сами начисления. Если потом перепровести зарплату, расхождение вернётся. Делайте её последним шагом и оставляйте комментарий, зачем она.

Уточнённый отчёт

Если отчёт уже сдан, исправленный 6-НДФЛ подают с номером корректировки 001, 002 и так далее. Справку о доходах в составе годового отчёта отменяют аннулирующей справкой с номером корректировки 99 и подают взамен новую.

Лишне удержанный налог возвращают сотруднику по его заявлению в течение трёх месяцев — в ЗУП для этого есть документ Возврат НДФЛ. Сумма возврата отразится в разделе 1 отдельной строкой.

Частые вопросы