Отвечаем на требование ИФНС по освобождению от НДС: от настройки учёта до готового реестра в 1С

Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС, в 1С заполняют в 1С-Отчётности: создают новый регламентированный отчёт с названием «Реестр документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот», указывают тот же квартал, что и в декларации, и вносят строки по каждому коду операции из раздела 7. Сумма строк по коду должна совпасть с разделом 7 до рубля, иначе инспекция пришлёт уточняющий вопрос.

Обычно всё начинается с письма в 1С-Отчётности: декларация за квартал сдана, в разделе 7 есть освобождённая выручка, а инспекция требует подтвердить обоснованность применения налоговых льгот. Сформировать реестр в 1С несложно. Сложнее, если учёт льготных операций вели «как получилось»: тогда сначала придётся навести порядок в настройках и документах.

Когда инспекция просит реестр и из чего он состоит

Право запросить документы по льготам инспекции даёт п. 6 ст. 88 НК РФ. Требование приходит в рамках камеральной проверки декларации, где заявлены необлагаемые операции. Вместо коробки договоров и актов налогоплательщик может отправить реестр — опись документов. Уже по реестру инспектор выборочно запросит конкретные бумаги.

Реестр подаётся по утверждённой ФНС форме (КНД 1155127) в электронном виде через оператора ЭДО. Сам по себе, без требования, его не сдают.

Что содержит каждая строка реестра:

• 🔢 код операции из раздела 7 декларации;
• 💰 сумма операций по этому коду за квартал;
• 🏢 контрагент: наименование, ИНН и КПП (для организаций);
• 📄 реквизиты подтверждающего документа: вид, номер, дата;
• 🧮 сумма по конкретному документу.

Не путайте льготы по ст. 149 НК РФ с освобождением по ст. 145 НК РФ. Освобождение по ст. 145 снимает обязанность платить НДС со всей деятельности при небольшой выручке, и подтверждают его отдельным уведомлением. Реестр к нему не относится: он нужен тем, кто работает с НДС и при этом часть операций проводит без налога.

Настройка учётной политики по НДС для льготных операций

Реестр собирают из данных учёта. Если программа не знает, что операция освобождена, она не покажет её ни в разделе 7, ни в реестре. Поэтому первым делом проверьте параметры организации.

Где смотреть в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Откройте Главное → Налоги и отчёты и перейдите на вкладку НДС.
2. Убедитесь, что для периода, за который пришло требование, выбрана общая система налогообложения и организация не освобождена от НДС целиком по ст. 145 НК РФ.
3. Если есть и облагаемые, и необлагаемые продажи, включите флажок раздельного учёта входящего НДС. Без него программа не станет распределять налог по общим расходам.
4. Запишите настройку с датой начала квартала, а не «задним числом» с середины.

Отдельно проверьте бумажную учётную политику. В ней должно быть написано, как организация ведёт раздельный учёт и считает пропорцию. Её тоже могут попросить вместе с реестром, поэтому её номер и дату полезно держать под рукой.

Как отразить льготные продажи, чтобы они попали в реестр

Строка реестра рождается из документа реализации. Проверьте три вещи в каждом документе с освобождённой выручкой.

Ставка и код операции

• ✅ В табличной части стоит ставка «Без НДС», а не 0 %. Ставка 0 % — это экспорт и другие операции ст. 164 НК РФ, у них свой порядок подтверждения.
• ✅ Для операции определён код раздела 7. В зависимости от релиза код задаётся в настройках номенклатуры или при заполнении раздела 7. Найти поле можно поиском по форме: нажмите Ctrl+F и введите «код операции».
• ✅ Номенклатура для льготных и облагаемых продаж разделена. Одна позиция с двумя режимами налогообложения запутает и раздел 7, и распределение НДС.

Документы-основания

У каждой продажи должно быть основание, которое потом войдёт в реестр:

В карточке договора заполняйте номер и дату полностью. Если договор в базе назван «Основной», в реестр уйдёт пустой реквизит, а инспектору нужен реальный номер.

Раздельный учёт НДС и распределение общих расходов

Реестр подтверждает выручку, но на камералке инспектор почти всегда смотрит и на вычеты. Если есть необлагаемые продажи, входящий НДС по общим расходам нельзя целиком принимать к вычету: его делят по пропорции (п. 4 ст. 170 НК РФ).

Как это устроено в 1С:Бухгалтерии:

1. В документах поступления выбирайте способ учёта НДС. Для расходов только на облагаемые продажи — «Принимается к вычету». Для расходов только на льготные — «Учитывается в стоимости». Для общих расходов (аренда офиса, связь, бухгалтерия) — «Распределяется».
2. В конце квартала при закрытии месяца выполняется регламентная операция распределения НДС. Программа считает долю по стоимости отгрузок без НДС.
3. Часть налога, приходящаяся на льготные операции, списывается в расходы. Остальное попадает в книгу покупок.

Пример. За квартал отгружено на 3 000 000 ₽ без НДС облагаемой продукции и на 1 000 000 ₽ освобождённой. Доля необлагаемых — 25 %. Из 60 000 ₽ входящего НДС по аренде к вычету пойдёт 45 000 ₽, а 15 000 ₽ — в стоимость расходов.

Как в 1С сформировать реестр документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот

Когда учёт в порядке, сам реестр занимает 15–30 минут даже при сотне строк.

Шаг 1. Создайте отчёт

1. Перейдите в Отчёты → Регламентированные отчёты.
2. Нажмите Создать и в окне выбора формы наберите в поиске «реестр» или «льгот».
3. Выберите реестр документов по льготам, укажите организацию и квартал из требования.

Если такой формы в списке нет, проверьте релиз конфигурации и обновите её. В старых релизах реестр можно подготовить только во внешней программе подготовки отчётности.

Шаг 2. Заполните строки

Если в вашем релизе работает автозаполнение, нажмите Заполнить. Программа возьмёт коды и суммы из учёта за квартал. После этого обязательно пройдите строки глазами: автозаполнение подставляет то, что есть в документах, включая пустые номера договоров.

При ручном заполнении идите от раздела 7:

1. Выпишите все коды операций и суммы из раздела 7 сданной декларации.
2. Для каждого кода сформируйте выборку продаж: отчёт по продажам или ОСВ по счёту 90.01 с отбором по номенклатуре с освобождённой выручкой.
3. Внесите строки: код, контрагент, документ-основание, сумма.
4. Проверьте итог по каждому коду — он равен строке раздела 7.

Как выглядят строки на практике. Допустим, частная клиника за квартал оказала платные медицинские услуги на 1 240 000 ₽: 1 000 000 ₽ по договорам с двумя организациями и 240 000 ₽ населению.

Итог 1 240 000 ₽ должен стоять и в разделе 7 по этому коду. Если в разделе 7 указано 1 250 000 ₽, ищите неучтённые 10 000 ₽ до отправки, а не после.

Если требование пришло по прошлому периоду

Бывает, что инспекция запрашивает реестр за квартал, который давно закрыт. Тогда:

1. Не перепроводите документы закрытого периода без необходимости. Реестр должен совпасть с той декларацией, которая уже сдана.
2. Если дата запрета изменения данных стоит позже нужного квартала, читать данные она не мешает — для выборок её снимать не нужно.
3. Если в старых документах не хватает номеров договоров, дополните реквизиты в карточках договоров. Это не меняет проводки и суммы.

Шаг 3. Отправьте ответ

Реестр отправляют как ответ на конкретное требование. Откройте требование в журнале документооборота 1С-Отчётности и создайте ответ из него. Тогда в выгрузке будут правильные реквизиты требования, а инспекция свяжет ответ с проверкой.

Что делать со скан-копиями подтверждающих документов

Реестр — опись, сканы к нему не нужны. Документы прикладывают на втором этапе, когда инспектор пришлёт отдельное требование по выбранным строкам.

Чтобы второй этап не превратился в аврал, держите сканы прямо в базе:

• 📎 откройте договор или документ реализации и нажмите кнопку со скрепкой — «Присоединённые файлы»;
• 📎 добавьте подписанный скан в PDF или JPG, назовите файл по номеру и дате документа;
• 📎 первичку, подписанную по ЭДО, повторно сканировать не нужно — её электронный экземпляр уже лежит в базе.

При ответе на второе требование сканы прикладывают к ответу в 1С-Отчётности. Формат передачи документов ограничен по размеру и разрешению файлов. Если файл не уходит, пересохраните скан в чёрно-белом режиме с меньшим разрешением.

Сверка перед отправкой реестра в инспекцию

Ошибка в реестре оборачивается новым требованием или вопросом к вычетам. Перед отправкой потратьте 10 минут на сверку.

Чем сверять в 1С:

• 📊 раздел 7 сданной декларации — эталон для сумм;
• 📊 ОСВ по счёту 90.01 с отбором по номенклатуре — выручка без НДС;
• 📊 анализ учёта по НДС — расхождения между учётом и декларацией;
• 📊 экспресс-проверка ведения учёта — подсветит ошибки в документах НДС.

Если суммы не сходятся, причина обычно в одном из трёх: продажу провели со ставкой 0 % вместо «Без НДС», документ реализации проведён после формирования декларации, или раздел 7 правили вручную. В последнем случае исправьте сначала декларацию через уточнёнку, а уже потом реестр.

Частые вопросы