Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в 1С: формирование и печать

Справка о доходах сотрудника формируется в разделе Налоги и взносы → 2-НДФЛ для сотрудников (в 1С:ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → 2-НДФЛ для сотрудников (в Бухгалтерии 3.0). Выбираете работника и год, нажимаете Заполнить, проводите и печатаете. Это и есть то, что в быту называют «справкой 2-НДФЛ».

Важная оговорка, с которой стоит начать. Самостоятельной формы 2-НДФЛ больше нет: как отдельный годовой отчёт в налоговую она отменена начиная с доходов за 2021 год. Сведения о доходах физлиц теперь входят в расчёт 6-НДФЛ (Приложение № 1 за год), а работнику выдают документ с официальным названием «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Содержание осталось прежним — те же доходы, вычеты и налог, — поэтому и команда в 1С, и сама справка понятны любому, кто раньше работал с 2-НДФЛ.

Ниже разберу оба сценария: справку на руки сотруднику (для банка, нового работодателя, соцзащиты) и попадание тех же данных в налоговую через 6-НДФЛ.

Что сейчас вместо 2-НДФЛ: две разные задачи

Путаница почти всегда из-за того, что под «2-НДФЛ» понимают два разных документа.

• 📄 Справка работнику. Выдаётся по его заявлению. В 1С это документ 2-НДФЛ для сотрудников. В налоговую не уходит, срока сдачи у неё нет.
• 📊 Сведения в налоговую. Это Приложение № 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ. Отдельно как «2-НДФЛ» не сдаётся — только в составе 6-НДФЛ за год.

Что проверить до формирования справки

Справка берёт данные из регистров учёта НДФЛ. Если в них есть расхождения, они аккуратно перекочуют в печатную форму. Поэтому сначала — порядок в учёте.

1. Закрыт ли расчёт за нужный период. Зарплата начислена, документы проведены, межрасчётные выплаты (отпускные, больничные, премии) отражены.
2. Корректен ли статус резидента. Для нерезидента ставка и правила иные (ст. 207 НК РФ — резидент тот, кто пробыл в РФ не менее 183 дней за 12 месяцев). Статус задаётся в карточке физлица.
3. Применены ли вычеты. Стандартные на детей, имущественные и социальные по уведомлению из ИФНС должны быть внесены и действовать в нужных месяцах.
4. Совпадают ли исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Это главная причина, почему справка потом «не бьётся».
5. Заполнены ли персональные данные. ИНН (при наличии), паспорт, адрес, дата рождения — пустые поля дадут предупреждения при заполнении.

Как сформировать справку сотруднику в 1С:ЗУП 3.1

Порядок действий в ЗУП 3.1 (интерфейс «Такси»):

1. Откройте раздел Налоги и взносы → 2-НДФЛ для сотрудников.
2. Нажмите Создать.
3. В шапке выберите организацию, год и сотрудника. Для справки за незавершённый год год указывается текущий — попадут доходы по последний рассчитанный месяц.
4. Нажмите Заполнить. Табличная часть заполнится доходами по кодам, вычетами и суммами налога.
5. Проверьте итоги (см. следующий раздел), затем Провести.
6. Нажмите Справка о доходах (печать) — получите готовую форму для выдачи работнику.

Печатную форму можно сохранить в PDF или Excel через меню печати и отдать сотруднику на бумаге или файлом.

Как сформировать справку в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии предприятия путь короче, а сам документ тот же:

1. Раздел Зарплата и кадры → группа НДФЛ → 2-НДФЛ для сотрудников.
2. Создать, выбрать организацию , год, сотрудника.
3. Заполнить → проверить → Провести.
4. Кнопка печати Справка о доходах.

Если в базе ведётся только упрощённый кадровый учёт и зарплата, набор полей будет тем же. В конфигурациях без модуля расчёта зарплаты (например, в «Управлении торговлей» без интеграции с ЗУП) этого документа нет — справку формируют в той базе, где считается зарплата .

Как проверить справку и найти расхождения

Прежде чем печатать, сверьте три суммы налога — исчисленный, удержанный и перечисленный. В корректно закрытом периоде они совпадают. Исключение — переходящие выплаты: налог с декабрьской зарплаты, выплаченной в январе, по действующим правилам относится к тому периоду, когда доход фактически выплачен, поэтому небольшое расхождение «на стыке лет» закономерно и ошибкой не является.

Отдельно проверьте, что удержанный налог не превышает исчисленный: превышение означает лишнее удержание и возможный возврат сотруднику. Обратная картина (удержано меньше исчисленного) чаще всего говорит о невыплаченном доходе.

Для проверки по сотруднику и по организации в целом используйте отчёты из раздела Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам:

• 🔍 Анализ НДФЛ по месяцам — показывает начисления, вычеты и налог помесячно, видно, где суммы разошлись.
• 🔍 Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — расшифровка по одному человеку: что начислено, какой вычет применён, сколько удержано.

Если после правок суммы по-прежнему не сходятся, пересчитайте НДФЛ за период и переформируйте справку — старые данные она не «запоминает», заполняется заново по кнопке Заполнить.

Как эти доходы попадают в налоговую

Отдельно отправлять справку о доходах в ИФНС не нужно. За год те же сведения формируются автоматически в составе расчёта 6-НДФЛ — это Приложение № 1 «Справки о доходах и суммах налога физических лиц».

1. Раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность (регламентированные отчёты).
2. Создайте отчёт 6-НДФЛ за год.
3. По кнопке Заполнить программа соберёт разделы расчёта и Приложение № 1 по всем сотрудникам.
4. Проверьте расчёт встроенной проверкой контрольных соотношений и отправьте через оператора ЭДО или выгрузите файл для загрузки на портале ФНС.

Годовой 6-НДФЛ с приложениями сдаётся не позднее 25 февраля следующего года. Если по сотруднику за год налог остался неудержанным, это тоже отражается в приложении — отдельное «сообщение о невозможности удержать налог» формировать не требуется, оно вошло в состав расчёта.

Перед отправкой обязательно прогоните встроенную проверку контрольных соотношений (кнопка проверки в форме отчёта). Она сверяет суммы между разделами 6-НДФЛ и приложениями и ловит те же расхождения по налогу, что видны в справке сотрудника. Если проверка нашла ошибку — исправлять нужно не в отчёте, а в учёте: переформировать расчёт и заполнить 6-НДФЛ заново. Ручная правка цифр в отчёте приведёт к тому, что при следующем заполнении всё вернётся.

Особенности для разных категорий сотрудников

Путь к документу один и тот же, а содержание справки зависит от того, кто получает доход.

• 👤 Нерезиденты. Ставка и порядок зависят от статуса. Проверьте в карточке физлица статус налогоплательщика и, для иностранцев на патенте, зачёт авансовых платежей.
• 💰 Несколько ставок у одного человека. При прогрессивной шкале доходы по разным ставкам в справке показываются раздельно — это нормально, а не ошибка.
• 🧾 Дивиденды. Отражаются отдельной строкой со своим кодом дохода, если учредитель получал выплаты.
• 📤 Уволенные. Справку можно сформировать и после увольнения — выберите сотрудника и год, данные подтянутся из учёта за отработанный период.
• 🌍 Работа в нескольких организациях группы. Каждое юрлицо выдаёт свою справку по своим доходам; свести их в одну нельзя.

Отдельной настройки «под категорию» в 1С нет — всё определяется данными в карточке физлица и в документах начисления. Поэтому разбор ошибок чаще сводится к проверке статуса и вычетов, а не к самой справке.

Коды доходов и вычетов в справке

Каждая строка справки — это код дохода и сумма. Коды проставляются автоматически по виду начисления, но знать их полезно: когда сумма «не на своём месте», проще понять, какой документ её породил.

Самые частые коды доходов:

Вычеты в справке идут отдельными строками со своими кодами. Чаще всего встречаются стандартные вычеты на детей (отдельный код на первого, второго, третьего и последующих детей) и имущественные вычеты по уведомлению из налоговой. Если вычет в справку не попал, причина почти всегда в документе-основании: заявление на вычет не введено или перестало действовать.

Если в справке видите незнакомый код или нулевую строку, откройте расшифровку по сотруднику в отчёте по НДФЛ — там видно, каким документом создана сумма.

Массовое формирование справок

Когда справки нужны не одному человеку, а всему штату (частый случай — конец года), создавать по одному документу долго.

В журнале 2-НДФЛ для сотрудников при создании документа можно не ограничиваться одним работником: в поле выбора сотрудника доступен подбор нескольких человек или заполнение по всем. После Заполнить программа соберёт данные по выбранным сотрудникам, а печать справок выполняется списком — по каждому физлицу своя форма.

Проведённые документы 2-НДФЛ для сотрудников остаются в журнале, поэтому к ним удобно вернуться: повторно распечатать справку уволенному, выдать дубликат или свериться с тем, что уже отдавали работнику. Удалять старые справки не нужно — на учёт НДФЛ они не влияют, это печатная форма поверх регистров.

Если справки на руки не нужны, а требуется только отчитаться в налоговую, массовое формирование вообще не нужно: годовой 6-НДФЛ по кнопке Заполнить сам соберёт приложения по всем сотрудникам сразу. Поэтому порядок на практике такой: сначала закрываете год и сдаёте 6-НДФЛ, а справки сотрудникам формируете по мере заявлений — данные для них к этому моменту уже выверены.