Заполнение кода выполняемой функции в ЗУП и Кадрах

Трудовая функция в 1С — это не отдельное поле «впиши текстом», а связка двух вещей: наименования должности и кода выполняемой функции по ОКЗ. Код хранится в карточке должности: Настройка → Предприятие → Должности. Оттуда он автоматически попадает в подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) при приёме, переводе и переименовании должности.

Заполнять код обязаны не все. Он нужен, если организация применяет профессиональные стандарты — по закону или по собственному решению. Разберём, где в 1С:ЗУП и 1С:Кадры это поле находится, как подобрать значение по классификатору занятий и что проверить перед сдачей отчёта.

Когда код выполняемой функции нужно заполнять

Код выполняемой функции в сведениях о трудовой деятельности заполняется с 1 июля 2021 года. Но не в каждой организации.

Заполнять код обязательно, если работодатель применяет профстандарты:

• 🏛 когда это прямо требует закон или иной нормативный акт (ст. 195.3 ТК РФ) — например, по должностям, где установлены квалификационные требования или льготы;
• 📋 когда организация утвердила применение профстандартов своим локальным актом по всем или части должностей.

Если профстандарты у вас не применяются, графу можно оставить пустой — это не ошибка. Но если хотя бы по одной должности профстандарт обязателен, код по ней заполнить нужно, иначе ЕФС-1 уйдёт с неполными сведениями.

Код — это кодовое обозначение занятия по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ, ОК 010-2014). Формат — ХХХХ.Х: первые четыре знака это код наименования группы занятий, пятый (после точки) — контрольное число. Например, для бухгалтера первые четыре знака группы — 2411. Точное значение с контрольным числом не вводите «на глаз»: подбирайте его в самом классификаторе или в применяемом профстандарте — в 1С встроен справочник ОКЗ, из которого код подставляется по наименованию целиком и в правильном формате.

Где в 1С найти справочник должностей

Поле с кодом живёт в карточке должности. Путь в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Кадры:

Настройка → Предприятие → Должности

Открывается список должностей организации. Выберите нужную или создайте новую кнопкой Создать. В карточке должности, помимо наименования, есть реквизиты для привязки к классификатору и профстандарту.

В ЗУП состав полей карточки зависит от включённых настроек кадрового учёта. Чтобы в должности появились реквизиты для профстандартов и кода, в разделе Настройка → Кадровый учёт должен быть задан соответствующий уровень ведения кадрового учёта (полный, а не упрощённый). При упрощённом учёте часть реквизитов должности скрыта, и до кода выполняемой функции вы просто не доберётесь.

Если список должностей пуст или в нём нет нужной позиции, сначала приведите в порядок штатное расписание: наименования должностей в справочнике должны совпадать с теми, что указаны в трудовых договорах. От этого зависит и корректность выгрузки в ЕФС-1, и подбор кода.

Как заполнить код в карточке должности

Порядок действий для одной должности:

1. Откройте должность: Настройка → Предприятие → Должности → двойной клик по строке.
2. Проверьте наименование — оно должно совпадать с штатным расписанием и трудовым договором.
3. Найдите в карточке поле кода по ОКЗ (код выполняемой функции). Нажмите кнопку выбора — откроется встроенный классификатор занятий.
4. В классификаторе задайте в строке поиска название профессии или ключевое слово (например, экономист, водитель, кладовщик) и выберите подходящую единичную группу. Код подставится в формате ХХХХ.Х.
5. Если применяете профстандарт, свяжите должность с ним через соответствующий реквизит карточки — тогда квалификационные требования и наименование будут браться из стандарта.
6. Запишите и закройте должность кнопкой Записать и закрыть.

После этого код будет автоматически подставляться во все кадровые документы по этой должности.

Что происходит при приёме и переводе

Отдельно вписывать код в документы Приём на работу и Кадровый перевод не нужно — 1С берёт его из выбранной должности. Но проверить стоит.

В документе приёма (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) после выбора должности убедитесь, что код в ней заполнен. Если должность новая и код не задан, документ проведётся, но в ЕФС-1 графа останется пустой.

При переводе на другую должность код меняется автоматически вслед за должностью. Это важный момент: кадровое мероприятие «Перевод» формирует новую строку в подразделе 1.1 ЕФС-1 уже с кодом новой должности.

Отдельный случай — переименование должности. Если вы меняете только наименование (без смены трудовой функции), это оформляется документом Изменение штатного расписания или Изменение должности, а в ЕФС-1 попадает мероприятие «Переименование». Код выполняемой функции при этом не меняется, если занятие по ОКЗ осталось прежним.

Совместительство отдельного кода не требует: код берётся из той же должности, что и у основных работников на этой позиции. Неполное рабочее время, срочный договор, дистанционный формат на код выполняемой функции тоже не влияют — он определяется занятием по ОКЗ, а не условиями труда.

Связь с профстандартами и классификатором

Два понятия часто путают, поэтому разложим их.

Профстандарт — это документ с требованиями к квалификации, образованию и опыту по виду профессиональной деятельности. Он определяет, какое наименование должности и какие требования правомерны. В 1С профстандарты хранятся в отдельном справочнике и могут быть связаны с должностью.

ОКЗ (классификатор занятий) — это справочник кодов занятий. Именно из него берётся код выполняемой функции для отчётности. Код по ОКЗ нужен независимо от того, завели вы профстандарт в базе или нет.

Как соотносятся:

Если по должности профстандарт обязателен, наименование в штатном расписании должно соответствовать стандарту (ст. 57 ТК РФ). Код по ОКЗ при этом подбирается по фактически выполняемой работе, а не «любой похожий».

Практический порядок, когда профстандарт в базе ещё не заведён:

1. Определите по ОКЗ группу занятий, к которой относится фактическая работа сотрудника.
2. Внесите код в карточку должности через встроенный классификатор.
3. При необходимости заведите сам профстандарт в справочнике и свяжите его с должностью — это пригодится для проверки квалификационных требований при приёме.

Связь должности с профстандартом не заполняет код автоматически: наименование и требования берутся из стандарта, а код выполняемой функции вы всё равно выбираете по ОКЗ. Это два независимых реквизита, и путать их не стоит.

Как код попадает в ЕФС-1 и как это проверить

Код выполняемой функции отражается в подразделе 1.1 единой формы ЕФС-1 (это раздел, который до 2023 года сдавали как СЗВ-ТД). Отчёт формируется в разделе отчётности 1С:ЗУП.

Чтобы проверить заполнение до отправки:

1. Сформируйте ЕФС-1 за нужный период через Отчётность, справки → 1С-Отчётность (или через Кадры → Электронные трудовые книжки, в зависимости от того, как настроена сдача).
2. Откройте подраздел 1.1 и найдите графу с кодом выполняемой функции.
3. Сверьте: по должностям, где применяется профстандарт, код должен быть заполнен в формате ХХХХ.Х.

Если графа пустая там, где код обязателен, вернитесь в карточку должности, заполните код по ОКЗ и перезаполните отчёт.

Код попадает в ЕФС-1 не сам по себе, а вместе с кадровым мероприятием: приём, перевод, переименование должности. Если за отчётный период по сотруднику не было ни одного такого мероприятия, строки в подразделе 1.1 не будет — и это нормально. Проверять заполнение кода имеет смысл именно по тем сотрудникам, у кого в периоде есть кадровые события.

Отдельной печатной формы «трудовой функции» в 1С нет — код виден в самом отчёте и в печатной форме сведений о трудовой деятельности (бывшая форма СТД-Р), которую выдают сотруднику по его заявлению или при увольнении. Если сотрудник просит выписку, а код в должности не заполнен, графа в СТД-Р тоже окажется пустой.

Типичные ошибки при заполнении

Ошибки с кодом выполняемой функции чаще всего всплывают уже при сдаче ЕФС-1. Вот что проверить заранее.

Ещё одна частая путаница — попытка вписать код прямо в трудовой договор или в документ приёма вручную. В 1С это поле справочное: правьте его в должности, и значение обновится везде. Ручной ввод в документе приведёт к расхождению между карточкой должности и отчётностью.

Частые вопросы