Регистрация договора с контрагентом в 1С:Бухгалтерии

Договор в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это элемент справочника, подчинённого контрагенту. Отдельного пункта «Договоры» в главном меню нет: карточка договора открывается из карточки контрагента или прямо из документа, куда вы его подставляете. Поэтому первый шаг — найти контрагента, второй — создать у него договор нужного вида.

Ниже — порядок заполнения карточки: какой выбрать вид договора, как настроить валюту и взаиморасчёты, где задаётся порядок выставления авансовых счетов-фактур и как хранить сам файл договора. Пути приведены для интерфейса «Такси» (платформа 8.3). В 1С:Управлении торговлей и ERP карточка договора богаче (согласование, статусы) — об отличиях скажу отдельно.

Где найти договоры и создать новый элемент

Справочник договоров подчинён справочнику контрагентов, поэтому заходить в него проще всего через карточку партнёра.

1. Откройте Справочники → Контрагенты (в разделе могут называть группу «Покупки и продажи»).
2. Найдите нужного контрагента или создайте его. ИНН лучше вводить через кнопку заполнения по ИНН — реквизиты подтянутся автоматически.
3. В карточке контрагента нажмите ссылку Договоры в верхней части формы — откроется список договоров именно этого партнёра.
4. Нажмите Создать.

Второй способ быстрее, когда договора ещё нет, а документ уже вводится. В любом документе (счёт, поступление, реализация) в поле Договор нажмите на стрелку выбора и затем + Создать. Карточка откроется с уже заполненными организацией и контрагентом.

Вид договора и основные реквизиты

Вид договора — главный реквизит: он задаёт счета учёта, направление расчётов и состав доступных документов, и после проведения первых документов его не поменять. Поэтому выбирайте его в первую очередь.

Доступные значения в 1С:Бухгалтерии:

• С поставщиком — закупки, услуги, которые вы получаете.
• С покупателем — продажи, услуги, которые оказываете вы.
• С комитентом (принципалом) на продажу — вы продаёте чужой товар по агентскому/комиссионному договору.
• С комиссионером (агентом) на закупку — для вас закупает посредник.
• С факторинговой компанией — уступка денежного требования.
• Прочее — операции, не связанные с товарами и услугами (например, расчёты по займам, госпошлине).

Остальные реквизиты карточки:

• Наименование — внутреннее, для поиска в списках. Удобный шаблон: «Поставка материалов №12 от 15.01». Это не номер договора на бумаге.
• Номер и Дата — реквизиты из бумажного договора. Попадают в счета, акты, УПД.
• Организация и Контрагент — подставляются автоматически, если создавали из карточки или документа.

Валюта договора и порядок расчётов

По умолчанию валюта договора — рубли. Для расчётов с иностранным партнёром или для договоров в у.е. зайдите по ссылке Расчёты (или откройте соответствующий блок карточки) и задайте три параметра:

Если цена в валюте, а оплата в рублях — это договор в условных единицах. 1С сама считает курсовые разницы при проведении оплаты и на конец месяца регламентной операцией Переоценка валютных средств. Отдельно настраивать ничего не нужно, но валюта в справочнике должна быть заведена с курсами.

Второй важный переключатель — ведение взаиморасчётов:

• По договору в целом — сальдо считается общей суммой. Подходит для большинства случаев.
• По расчётным документам — каждая отгрузка и оплата сопоставляются вручную документом Корректировка долга или при проведении. Нужно, когда важно видеть, какая накладная оплачена, а какая нет.

Срок действия и статусы договора

В 1С:Бухгалтерии у договора есть поле Срок действия — дата, до которой он актуален. Это справочный реквизит: программа не блокирует ввод документов после этой даты, но дату удобно использовать как напоминание и для отбора в списке.

Полноценного жизненного цикла со статусами (черновик → согласование → действует → закрыт) в 1С:Бухгалтерии нет. Такие статусы есть в 1С:Управлении торговлей 11 и ERP, где договор проходит согласование и может иметь состояния Не действует, Действует, Закрыт, Расторгнут. Если вы работаете в УТ или ERP, статус меняется в самой карточке договора, и от него зависит, можно ли по договору оформлять продажи.

Чтобы «спрятать» неиспользуемый договор в Бухгалтерии, не удаляя его, установите флажок Недействителен (или пометьте на удаление, если по нему нет движений). Помеченный недействительным договор исчезает из быстрого выбора в новых документах, но остаётся в отчётах по прошлым операциям.

Счета учёта расчётов и НДС по договору

Счета расчётов с контрагентом по умолчанию берутся из регистра Счета учёта расчётов с контрагентами (Справочники → ... рядом с контрагентами или по ссылке в карточке). Типовые значения:

• для поставщика — 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы выданные);
• для покупателя — 62.01 (расчёты) и 62.02 (авансы полученные).

Переопределять их на уровне договора нужно редко — например, если по одному контрагенту ведёте расчёты на разных счетах. В обычном случае оставьте настройку по контрагенту, и договор подхватит её.

Для договоров с покупателем в карточке есть важная налоговая настройка — порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Она определяет, когда программа при закрытии месяца создаёт авансовый счёт-фактуру:

• регистрировать всегда при получении аванса;
• не регистрировать авансы, зачтённые в течение 5 дней;
• не регистрировать авансы, зачтённые до конца месяца;
• не регистрировать авансы, зачтённые до конца налогового периода;
• не регистрировать счета-фактуры на авансы (по п. 13 ст. 167 НК РФ — для производств с длительным циклом).

Для большинства организаций подходит вариант «не регистрировать авансы, зачтённые в течение 5 дней» — он соответствует общему правилу ст. 168 НК РФ о пяти днях на выставление счёта-фактуры. Если выбрать «всегда», программа наплодит лишние авансовые счета-фактуры даже на предоплаты, закрытые отгрузкой в тот же день.

Печать и хранение договора

Отдельной печатной формы с текстом договора в 1С:Бухгалтерии нет — программа не составляет сам договор. Карточка хранит реквизиты, которые подставляются в первичные документы: номер и дата договора попадают в счёт на оплату, акт, накладную, УПД.

Чтобы бумажный или сканированный договор был под рукой, прикрепите файл:

1. В карточке договора нажмите ЕЩЁ → Присоединённые файлы (или кнопку со скрепкой, если она выведена на форму).
2. Добавьте файл с диска или перетащите его в окно.
3. Файл сохранится в базе (или в томах хранения файлов) и будет открываться прямо из карточки.

Как 1С использует договор в документах и отчётах

Договор — это аналитика (субконто) на счетах расчётов. От того, как он заполнен, зависит, где и как контрагент «разложится» в учёте.

• В документах. Счёт на оплату, поступление, реализация, платёжное поручение, списание с расчётного счёта — везде договор берётся из поля Договор. Он же определяет, какой счёт расчётов подставить (60 или 62).
• В оборотно-сальдовой ведомости. В ОСВ по счёту 60 или 62 договор идёт вторым субконто после контрагента. Если по одному партнёру несколько договоров, вы увидите сальдо по каждому отдельно.
• В акте сверки взаимных расчётов. Акт можно построить как по контрагенту целиком, так и по конкретному договору. Для этого договор и нужен — иначе разнести платежи между сделками не получится.
• В отчёте «Задолженность по срокам долга». Договор участвует в группировке, помогая увидеть, по какой сделке зависла оплата.

Отсюда практический вывод: не сваливайте все операции с партнёром в один «Основной договор», если по сделкам нужно видеть отдельные сальдо и строить сверку. Один договор в 1С — это обычно одна рамочная сделка с контрагентом.

Типичные ошибки при заполнении

Ошибки в договоре всплывают не сразу, а когда по нему уже проведены документы и что-то «не сходится» в отчётах.

• Неверный вид договора. Самая частая проблема: по договору с поставщиком пытаются оформить реализацию. Документ не даст выбрать такой договор либо подставит не те счета. Исправляется только заменой договора в документах.
• Договор привязан не к той организации. Если в базе несколько юрлиц, договор контрагента жёстко связан с одной организацией. Документ по другой организации этот договор не увидит.
• Валюта договора — рубли, а партнёр иностранный. Платёж в валюте не проведётся корректно; курсовые разницы не посчитаются. Валюту нужно задать до первой операции.
• Пустое поле «Договор» в документе при включённом учёте по договорам. Программа не даст провести документ . Создайте договор вида «Прочее», если конкретного нет.
• Выбран способ «по расчётным документам» без необходимости. Сальдо по контрагенту начинает дробиться, появляются «висящие» непогашенные документы. Для простого учёта оставляйте «по договору в целом».

Частые вопросы