Создаём обособленное подразделение в программе 1С:Предприятие

Чтобы зарегистрировать обособленное подразделение в 1С, не нужна отдельная база и обычно не нужно выделять его на отдельный баланс. В большинстве случаев подразделение заводят элементом справочника «Подразделения» прямо в той же базе: ставят признак обособленного, вписывают присвоенный налоговой КПП, код инспекции и ОКТМО — и этого достаточно, чтобы вести учёт и считать налоги по подразделению.

Путаница начинается с другого: создать обособленное подразделение в программе и поставить его на учёт в ФНС — две разные задачи. Сообщить налоговой о новом подразделении (форма С-09-3-1) нужно в течение месяца со дня его открытия, и только после присвоения КПП карточку в 1С можно заполнить до конца. Просрочка этого сообщения — повод для штрафа, поэтому дату открытия первого рабочего места фиксируйте сразу, не дожидаясь, пока бухгалтерия дойдёт до настройки программы.

Ниже — порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0): от включения учёта до проверки отчётности. Пути для ЗУП 3.1, где они отличаются, указаны отдельно.

С чего начать: тип подразделения и данные для регистрации

Обособленным считается подразделение с хотя бы одним стационарным рабочим местом, созданным на срок больше месяца, по адресу, отличному от головной организации. Филиал это или склад с кладовщиком — для учёта в 1С важны два признака:

• 🏢 Выделено ли на отдельный баланс. Если да — у подразделения свои счета учёта, расчётный счёт и бухгалтерия как у самостоятельной единицы. Если нет — все операции остаются в учёте головной организации.
• 💰 Начисляет ли оно выплаты сотрудникам со своего счёта. От этого зависит, где платить НДФЛ и взносы и куда сдавать отчёты.

От первого признака зависит способ ввода в программе. Подразделение не на отдельном балансе — это элемент справочника «Подразделения». Подразделение на отдельном балансе удобнее вести как отдельную организацию в справочнике «Организации» с тем же ИНН и своим КПП.

Карточку подразделения не получится заполнить «из головы»: часть реквизитов присваивает налоговая. Соберите их заранее.

ОКТМО и код инспекции легко перепутать с головными — в них и кроется большинство ошибок в платёжках и отчётах. Перепроверьте КПП и ОКТМО по уведомлению из ФНС, а не по памяти: неверный ОКТМО уводит платёж в чужой бюджет.

Включаем учёт обособленных подразделений в программе

По умолчанию в новой базе подразделения считаются внутренними, без привязки к отдельной инспекции. Чтобы появился признак «Обособленное подразделение», откройте Главное → Функциональность и на закладке «Организация» включите учёт по обособленным подразделениям (точное название флажка зависит от релиза).

После включения в карточках подразделений и организаций появятся дополнительные поля — КПП, код ИФНС, ОКТМО. Без этого шага программа не даст отделить подразделение от головы.

Создаём карточку подразделения в справочнике

Если подразделение не на отдельном балансе, весь ввод — в одной форме.

1. Откройте список подразделений: Справочники → Подразделения либо из карточки организации по ссылке «Подразделения».
2. Нажмите «Создать», введите наименование так, как подразделение называют в документах («Склад на Варшавском», «Филиал Казань»).
3. Установите флажок «Обособленное подразделение» — форма развернётся и покажет поля для реквизитов ФНС.
4. Впишите КПП и код налогового органа из уведомления, укажите ОКТМО.
5. Запишите карточку.

С этого момента в документах, где есть реквизит «Подразделение», выбор этого элемента автоматически подставит нужные КПП и ОКТМО в печатные формы и отчёты.

Если подразделение на отдельном балансе: заводим отдельную организацию

Когда подразделение ведёт учёт самостоятельно, удобнее оформить его как отдельную организацию.

• Откройте Главное → Организации и создайте новую организацию.
• В поле ИНН впишите тот же ИНН, что у головной, — программа не считает это ошибкой при разных КПП.
• Укажите собственные КПП, код инспекции и ОКТМО подразделения.
• Заполните банковский счёт подразделения, если выплаты идут с него.

Такой способ даёт подразделению полноценный комплект первичных документов и отдельные регламентированные отчёты. Минус — операции между головой и подразделением придётся отражать вручную, через внутрихозяйственные расчёты (счёт 79). Передачу активов, товаров и затрат между головой и подразделением оформляют парными проводками по счёту 79, и суммы на нём должны сходиться «ноль в ноль»: если на отчётную дату по счёту 79 остаётся сальдо, где‑то потеряли ответную проводку — такой перекос всплывёт при сверке балансов.

Выбор между двумя способами — не технический, а управленческий. Отдельная организация оправдана, когда подразделению нужны самостоятельная касса, расчётный счёт и свой директор с правом подписи. Для склада или торговой точки без собственной бухгалтерии достаточно элемента справочника — так проще и меньше ручных операций.

Адрес, контакты и ОКТМО: откуда программа берёт реквизиты

Адрес подразделения 1С хранит по государственному классификатору (ФИАС). Чтобы ввод по кнопкам работал без ошибок и индекс подставлялся сам, нужен актуальный загруженный адрес.

Проверьте и при необходимости включите загрузку адресов через сервис в разделе Администрирование → Интернет‑поддержка и сервисы. Тогда в поле адреса подразделение вводится по шагам «регион → город → улица → дом», а ОКТМО программа предложит по муниципальному образованию.

Если онлайн‑загрузка недоступна, адрес можно ввести в свободной форме, но тогда индекс и ОКТМО вписывайте вручную и сверяйте с уведомлением ФНС. Адрес подразделения используется в счетах‑фактурах и декларациях, поэтому опечатка здесь всплывёт в отчётности.

Налог на прибыль, когда подразделение в другом регионе

Если подразделение находится в другом субъекте РФ, региональную часть налога на прибыль платят по месту его нахождения, а не целиком по голове. Делят её пропорционально доле подразделения — по двум показателям (ст. 288 НК РФ):

• среднесписочной численности работников либо расходам на оплату труда;
• остаточной стоимости амортизируемого имущества.

Какой из первых двух показателей применять, организация выбирает сама и закрепляет в учётной политике. В 1С этот выбор задаётся в настройках учётной политики по налогу на прибыль; дальше региональная часть распределяется автоматически при выполнении регламентной операции «Расчёт налога на прибыль» в обработке Операции → Закрытие месяца.

Доля считается как среднее арифметическое двух удельных весов — показателя по труду и по остаточной стоимости имущества. Пример: если в подразделении 20 % среднесписочной численности компании и 30 % остаточной стоимости ОС, доля прибыли подразделения — (20 % + 30 %) ÷ 2 = 25 %. На эти 25 % налоговой базы и приходится региональная часть налога, уплачиваемая по месту подразделения. Остальное — по голове.

Результат распределения попадает в декларацию по налогу на прибыль: по каждому подразделению формируется отдельное Приложение № 5 к Листу 02. В 1С эти приложения заполняются из того же расчёта, что и проводки по закрытию месяца, поэтому сначала закрывайте месяц, а потом формируйте декларацию.

Федеральную часть налога по‑прежнему платят одной суммой по головной организации. Если все подразделения в одном субъекте РФ, можно платить налог через ответственное подразделение — но об этом порядке нужно заранее уведомить инспекцию. Сменить ответственное подразделение в середине года по собственной инициативе нельзя — только при открытии или закрытии подразделений в регионе.

Сотрудники, зарплата и НДФЛ по подразделению

Если в подразделении работают люди и выплаты идут от его имени, НДФЛ и страховые взносы привязываются к его КПП и ОКТМО. Чтобы программа это учла:

1. В документе приёма на работу (или кадрового перевода) укажите сотруднику место работы — обособленное подразделение.
2. Убедитесь, что в карточке подразделения заполнена регистрация в налоговом органе — именно по ней НДФЛ попадёт в нужную инспекцию.
3. Начисляйте зарплату как обычно: суммы распределятся по подразделениям автоматически.

Полноценный кадровый и зарплатный учёт по обособленным подразделениям ведут в 1С:Бухгалтерии с функцией расчёта зарплаты либо в 1С:ЗУП 3.1. В конфигурациях без модуля зарплаты (например, 1С:Управление торговлей, 1С:Розница) этих операций нет — там подразделение используют только как аналитику.

Страховые взносы по умолчанию платит и отчитывается по ним головная организация за всю компанию сразу. Разделять РСВ по подразделению нужно, лишь когда оно само наделено полномочиями начислять выплаты физлицам и имеет собственный счёт — тогда о наделении такими полномочиями сообщают в налоговую, а в 1С для подразделения заводят отдельную регистрацию как страхователя.

Какую отчётность сдавать по обособленному подразделению

Набор отчётов зависит от того, что подразделение делает и где находится. Ориентир — в таблице.

В 1С регламентированные отчёты формируются в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты (в ЗУП — Отчётность, справки). При создании 6‑НДФЛ и РСВ программа предложит выбрать налоговый орган — выбирайте регистрацию подразделения, тогда в отчёт попадут его КПП и ОКТМО. По одному налогу у компании получится столько комплектов 6‑НДФЛ, сколько инспекций учёта: отдельный отчёт по голове и по каждому подразделению со своей регистрацией.

Перед отправкой проверьте отчёты по подразделениям встроенной проверкой контрольных соотношений — она ловит несовпадение ОКТМО и сумм между головой и подразделениями. Удобно сверить общую сумму НДФЛ по всем комплектам 6‑НДФЛ с данными бухгалтерского учёта по счёту 68.01: если итог сходится, а по подразделениям суммы «разъехались», ищите сотрудника, которому не проставили место работы.

Частые вопросы